Quel est le modèle de formulaire évaluation des risques liés aux voyages d’affaires ?
Envoyer des collaborateurs à l’étranger signifie réfléchir à ce qui pourrait mal tourner avant leur départ : situation en matière de sécurité, précautions sanitaires, déplacements, protection des données sur leur ordinateur portable et personne à appeler en cas de problème. Un simple e-mail d’approbation couvre rarement tous ces aspects et ne laisse aucune trace de ce qui a été pris en compte.
Cette évaluation des risques liés aux voyages d’affaires rassemble les détails du voyage, un niveau de risque global avec les risques spécifiques concernés et les mesures prévues pour les réduire, les précautions sanitaires, de transport et liées aux appareils, ainsi qu’un plan de contact avec une personne à joindre en cas d’urgence et un calendrier de points de contrôle. La sélection d’un niveau de risque élevé ou extrême affiche une note concernant l’approbation supplémentaire requise, afin que les voyageurs le sachent avant de réserver.
Le voyageur signe une déclaration et le responsable consigne sa décision — approuvé, approuvé sous conditions ou non approuvé — puis signe dans le même formulaire. L’évaluation terminée est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec l’itinéraire en pièce jointe.
- Idéal pour
- Les entreprises, ONG, universités et toute organisation envoyant des collaborateurs en voyage d’affaires
- Rempli par
- Le voyageur, puis son responsable
- Durée de remplissage
- Environ 10 minutes
- Comprend
- Niveau de risque et plan de réduction des risques, précautions sanitaires et liées aux appareils, personne à contacter en cas d’urgence, plan de points de contrôle, deux signatures
Qui utilise un formulaire évaluation des risques liés aux voyages d’affaires ?
- Un employé prépare un premier voyage vers un nouveau marché
- Une association évalue des visites sur le terrain dans des zones présentant des problèmes de sécurité
- Une université examine les déplacements de ses collaborateurs vers des conférences à l’étranger
- Une entreprise d’ingénierie envoie des techniciens sur un site de projet isolé
- Une équipe RH conserve une trace des évaluations des risques liés aux voyages dans le cadre de sa politique de devoir de protection (duty of care)
- Un responsable approuve un voyage sous conditions, par exemple avec l’utilisation d’un chauffeur réservé à l’avance
Questions de ce formulaire évaluation des risques liés aux voyages d’affaires
31 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Voyageur et voyage
- Voyageur*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Téléphone portable que vous emporterez pendant votre voyage*
- Service
- Responsable hiérarchique*
- Pays de destination*
- Villes ou régions
- Date de départ*
- Date de retour*
- Objet du voyage*
- Est-ce votre première visite dans cette destination ?
- Lieu d’hébergement
2 Risques liés à la destination
- Niveau de risque global de cette destination* Faible · Moyen · Élevé · Extrême — voyage déconseillé
- Avez-vous lu les conseils officiels aux voyageurs actuellement en vigueur pour cette destination ?*
- Risques liés à ce voyage* Délinquance de rue ou vol · Troubles civils ou manifestations · Terrorisme · Risques naturels ou phénomènes météorologiques extrêmes · Épidémies · Sécurité routière · Enlèvement ou détention · Contrôle des appareils ou menaces informatiques · Risques liés au profil personnel
- Comment chacun de ces risques sera-t-il réduit ?*
3 Santé, transport et appareils
- Des vaccinations ou des précautions sanitaires sont-elles recommandées pour cette destination ?
- Précautions sanitaires prévues affichée uniquement si applicable
- Êtes-vous couvert par la police d’assurance voyage de l’entreprise ?*
- Transport local Chauffeur réservé à l’avance · Voiture de l’hôtel · Taxi agréé ou VTC · Voiture de location · Transports en commun · À pied
- Précautions concernant les appareils et les données Voyager avec un appareil de prêt réinitialisé · VPN toujours activé · N’emporter que les données nécessaires · Appareil chiffré · Aucune précaution particulière
4 Plan de contact et approbation
- Itinéraire et réservations
- Hôte ou contact local (nom et téléphone)
- Personne à contacter en cas d’urgence dans votre pays de résidence*
- Téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence*
- Plan de prise de contact pendant votre absence* Message quotidien au responsable · Uniquement à l’arrivée et au départ · Via notre application de suivi des voyages · À convenir séparément
- Déclaration du voyageur*
- Signature du voyageur*
- Décision du responsable Approuvé · Approuvé sous conditions · Non approuvé
- Conditions ou motifs affichée uniquement si applicable
- Signature du responsable
Le formulaire évaluation des risques liés aux voyages d’affaires, page par page
1 Voyageur et voyage
Le voyageur indique son nom, son adresse e-mail professionnelle, le numéro de téléphone mobile qu’il emportera, son service et son responsable hiérarchique, puis le pays de destination, les villes, les dates de départ et de retour et le motif du voyage. Il précise s’il s’agit de sa première visite et indique où il séjournera.
2 Risques liés à la destination
Un niveau de risque global obligatoire (faible, moyen, élevé ou extrême) est défini à partir des conseils officiels aux voyageurs ou de ceux de votre prestataire de sécurité, et le voyageur confirme avoir lu les conseils à jour. Les choix « élevé » et « extrême » affichent chacun une note concernant l’approbation requise. Une liste de contrôle couvre la criminalité, les troubles, le terrorisme, les risques naturels, les maladies, la sécurité routière, l’enlèvement ou la détention, les menaces visant les appareils et la cybersécurité, ainsi que les risques liés au profil personnel. Un champ obligatoire demande comment chaque risque sera réduit.
3 Santé, transports et appareils
Les voyageurs indiquent si des vaccins ou des précautions sanitaires sont recommandés et, le cas échéant, ce qui est prévu, puis confirment être couverts par l’assurance voyage de l’entreprise. Ils cochent leurs moyens de déplacement sur place ainsi que les précautions qu’ils prendront pour leurs appareils et leurs données, d’un ordinateur portable de prêt propre à un VPN toujours activé.
4 Plan de contact et approbation
L’itinéraire et les réservations peuvent être téléversés, avec un contact local, une personne à joindre en cas d’urgence dans le pays d’origine et un plan de points de contrôle pendant le voyage. Le voyageur signe une déclaration. Sous un séparateur, le responsable consigne sa décision ; toute décision autre que « approuvé » demande d’indiquer les conditions ou les motifs, puis le responsable signe.
Personnalisez le modèle
- Renommez les niveaux de risque pour les faire correspondre aux catégories de risque de voyage de votre entreprise
- Ajoutez les coordonnées de votre prestataire de sécurité dans un paragraphe sur la première page
- Ajoutez une question pour les voyages vers des destinations à haut risque, par exemple une preuve de briefing de sécurité
- Envoyez le formulaire depuis les RH avec des liens personnalisés afin que les informations du voyageur soient préremplies
- Ajoutez l’équipe chargée des voyages ou de la sécurité aux e-mails de notification
- Supprimez la section du responsable si les approbations sont gérées dans un flux de travail distinct
Conseils pour un meilleur formulaire évaluation des risques liés aux voyages d’affaires
- Remplissez l’évaluation avant de réserver, et non après : elle peut modifier le projet
- Consultez à nouveau les conseils officiels aux voyageurs quelques jours avant le départ, car ils peuvent changer
- Soyez précis dans le champ consacré aux mesures de réduction des risques ; « soyez prudent » n’est pas un plan
- Définissez le plan de points de contrôle avec le responsable avant le départ du voyageur
- Tenez à jour les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence pour les voyageurs fréquents
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque évaluation terminée, avec les deux signatures et l’itinéraire téléversé, est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort. Le propriétaire est informé et le voyageur reçoit une copie par e-mail.
La table des réponses répertorie chaque voyage par voyageur, destination et dates, et peut être exportée au format CSV — pratique pour savoir qui se trouve où à tout moment.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Évaluation des risques liés aux voyages d’affaires : questions fréquentes
Ce modèle d’évaluation des risques liés aux voyages est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite.
Le formulaire nous indique-t-il le niveau de risque d’une destination ?
Non. Le voyageur ou votre équipe de sécurité définit le niveau de risque à partir des conseils officiels aux voyageurs ou de ceux de votre prestataire de sécurité. Le formulaire consigne l’évaluation.
Le responsable peut-il signer sur le même formulaire ?
Oui. La dernière page comporte la décision et la signature du responsable. Le formulaire peut être transmis au responsable sur le même appareil, ou vous pouvez supprimer cette section et effectuer l’approbation séparément.
Le fait de remplir ce formulaire nous permet-il de satisfaire à notre obligation légale de protection (legal duty of care) ?
Ce formulaire est un outil de conservation des informations, et non un conseil juridique. Vérifiez vos propres obligations auprès de vos conseillers RH, juridiques ou de sécurité.
Les voyageurs peuvent-ils joindre leur itinéraire ?
Oui. Jusqu’à cinq fichiers — PDF, documents Word ou images.
Les informations du voyageur sont-elles privées ?
Les réponses sont enregistrées dans le dossier du coffre-fort que vous choisissez ; vous pouvez donc en limiter l’accès aux RH ou aux responsables des voyages.
Pouvons-nous envoyer le formulaire à un voyageur précis ?
Oui. Envoyez un lien personnalisé depuis l’application Forms ; le nom et l’adresse e-mail du voyageur sont associés à sa réponse.