Apakah templat borang penilaian risiko perjalanan perniagaan?
Menghantar kakitangan ke luar negara bermakna anda perlu memikirkan perkara yang boleh berlaku sebelum mereka bertolak: situasi keselamatan, langkah berjaga-jaga kesihatan, cara mereka bergerak, perkara yang berlaku kepada data dalam komputer riba mereka dan siapa yang perlu dihubungi jika sesuatu berlaku. Kelulusan melalui e-mel ringkas jarang merangkumi semua perkara ini, selain tidak meninggalkan rekod tentang perkara yang telah dipertimbangkan.
Penilaian risiko perjalanan perniagaan ini mengumpulkan butiran perjalanan, tahap risiko keseluruhan bersama risiko khusus yang berkaitan dan cara setiap risiko akan dikurangkan, langkah berjaga-jaga kesihatan, pengangkutan dan peranti, serta pelan hubungan dengan kenalan kecemasan dan jadual daftar masuk. Memilih tahap risiko tinggi atau ekstrem akan memaparkan nota tentang kelulusan tambahan, supaya pengembara mengetahuinya sebelum membuat tempahan.
Pengembara menandatangani pengisytiharan, manakala pengurus merekodkan keputusan mereka — diluluskan, diluluskan dengan syarat atau tidak diluluskan — dan menandatangani borang yang sama. Penilaian yang lengkap disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, bersama jadual perjalanan yang dilampirkan.
- Sesuai untuk
- Syarikat, NGO, universiti dan mana-mana organisasi yang menghantar kakitangan untuk perjalanan perniagaan
- Diisi oleh
- Pengembara, kemudian pengurus mereka
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 10 minit
- Termasuk
- Tahap risiko dan pelan pengurangan risiko, langkah berjaga-jaga kesihatan dan peranti, kenalan kecemasan, pelan daftar masuk, dua tandatangan
Siapa yang menggunakan borang penilaian risiko perjalanan perniagaan?
- Seorang pekerja merancang perjalanan pertama ke pasaran baharu
- Sebuah badan amal menilai lawatan lapangan ke kawasan yang mempunyai kebimbangan keselamatan
- Sebuah universiti menilai perjalanan kakitangan ke persidangan di luar negara
- Sebuah firma kejuruteraan menghantar juruteknik ke tapak projek terpencil
- Pasukan HR menyimpan rekod penilaian risiko perjalanan untuk dasar tanggungjawab menjaga kebajikan pekerja
- Seorang pengurus meluluskan perjalanan dengan syarat, seperti menggunakan pemandu yang ditempah lebih awal
Soalan dalam borang penilaian risiko perjalanan perniagaan ini
31 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Pengembara & perjalanan
- Pengembara*
- E-mel kerja*
- Telefon mudah alih yang akan anda bawa semasa perjalanan*
- Jabatan
- Pengurus terus*
- Negara destinasi*
- Bandar atau wilayah
- Tarikh berlepas*
- Tarikh pulang*
- Tujuan perjalanan*
- Adakah ini lawatan pertama anda ke destinasi ini?
- Tempat penginapan anda
2 Risiko destinasi
- Tahap risiko keseluruhan bagi destinasi ini* Rendah · Sederhana · Tinggi · Ekstrem — perjalanan tidak disyorkan
- Adakah anda telah membaca nasihat perjalanan rasmi terkini untuk destinasi ini?*
- Risiko yang berkaitan dengan perjalanan ini* Jenayah jalanan atau kecurian · Pergolakan awam atau demonstrasi · Keganasan · Bencana alam atau cuaca ekstrem · Wabak penyakit · Keselamatan jalan raya · Penculikan atau penahanan · Pemeriksaan peranti atau ancaman siber · Risiko berkaitan profil peribadi
- Bagaimanakah setiap risiko akan dikurangkan?*
3 Kesihatan, pengangkutan & peranti
- Adakah vaksinasi atau langkah berjaga-jaga kesihatan disyorkan untuk destinasi ini?
- Langkah berjaga-jaga kesihatan telah diatur hanya ditanya jika berkenaan
- Dilindungi oleh polisi insurans perjalanan syarikat?*
- Pengangkutan tempatan Pemandu yang ditempah awal · Kereta hotel · Teksi berlesen atau perkhidmatan e-hailing · Kereta sewa · Pengangkutan awam · Berjalan kaki
- Langkah berjaga-jaga peranti dan data Melakukan perjalanan dengan peranti pinjaman yang bersih · VPN sentiasa dihidupkan · Membawa hanya data yang diperlukan · Peranti disulitkan · Tiada langkah berjaga-jaga khas
4 Pelan hubungan & kelulusan
- Jadual perjalanan dan tempahan
- Hos atau orang untuk dihubungi di lokasi (nama dan telefon)
- Orang untuk dihubungi ketika kecemasan di rumah*
- Nombor telefon untuk dihubungi ketika kecemasan*
- Pelan daftar masuk semasa tiada* Mesej harian kepada pengurus · Hanya semasa tiba dan berlepas · Melalui aplikasi penjejakan perjalanan kami · Dipersetujui secara berasingan
- Pengisytiharan pengembara*
- Tandatangan pengembara*
- Keputusan pengurus Diluluskan · Diluluskan dengan syarat · Tidak diluluskan
- Syarat atau sebab hanya ditanya jika berkenaan
- Tandatangan pengurus
Borang penilaian risiko perjalanan perniagaan, halaman demi halaman
1 Pengembara & perjalanan
Pengembara memberikan nama, e-mel kerja, nombor mudah alih yang akan dibawa, jabatan dan pengurus barisan, kemudian negara destinasi, bandar, tarikh berlepas dan pulang serta tujuan perjalanan. Mereka menyatakan sama ada ini lawatan pertama dan tempat mereka akan menginap.
2 Risiko destinasi
Tahap risiko keseluruhan yang wajib diisi (rendah, sederhana, tinggi atau ekstrem) ditetapkan menggunakan nasihat perjalanan rasmi atau penyedia keselamatan anda, dan pengembara mengesahkan bahawa mereka telah membaca nasihat semasa. Pilihan tinggi dan ekstrem masing-masing memaparkan nota tentang kelulusan yang diperlukan. Senarai semak merangkumi jenayah, pergolakan, keganasan, bahaya semula jadi, penyakit, keselamatan jalan raya, penculikan atau penahanan, ancaman peranti dan siber serta risiko yang berkaitan dengan profil peribadi. Kotak wajib pula meminta penjelasan tentang cara setiap risiko akan dikurangkan.
3 Kesihatan, pengangkutan & peranti
Pengembara menyatakan sama ada vaksinasi atau langkah berjaga-jaga kesihatan disyorkan, dan jika ya, perkara yang telah diatur, serta mengesahkan bahawa mereka dilindungi oleh insurans perjalanan syarikat. Mereka menandakan cara mereka akan bergerak secara tempatan dan langkah berjaga-jaga peranti serta data yang akan diambil, daripada komputer riba pinjaman yang bersih hingga VPN yang sentiasa aktif.
4 Pelan hubungan & kelulusan
Jadual perjalanan dan tempahan boleh dimuat naik, bersama kenalan tempatan, kenalan kecemasan di rumah dan pelan daftar masuk semasa berada di luar. Pengembara menandatangani pengisytiharan. Di bawah pemisah, pengurus merekodkan keputusan mereka; sebarang keputusan selain diluluskan akan meminta syarat atau sebab, diikuti tandatangan pengurus.
Ubah suai templat ini
- Namakan semula tahap risiko supaya sepadan dengan penarafan risiko perjalanan syarikat anda
- Tambahkan butiran hubungan penyedia keselamatan anda dalam perenggan di halaman pertama
- Tambahkan soalan untuk perjalanan ke destinasi berisiko tinggi, seperti bukti taklimat keselamatan
- Hantar borang daripada HR menggunakan pautan peribadi supaya butiran pengembara diisi lebih awal
- Tambahkan pasukan perjalanan atau keselamatan ke e-mel pemberitahuan
- Buang bahagian pengurus jika kelulusan berlaku dalam aliran kerja berasingan
Petua untuk borang penilaian risiko perjalanan perniagaan yang lebih baik
- Lengkapkan penilaian sebelum membuat tempahan, bukan selepasnya — penilaian itu mungkin mengubah rancangan
- Semak semula nasihat perjalanan rasmi beberapa hari sebelum berlepas kerana nasihat itu boleh berubah
- Berikan butiran khusus dalam kotak pengurangan risiko; "berhati-hati" bukanlah satu pelan
- Persetujui pelan daftar masuk dengan pengurus sebelum pengembara bertolak
- Pastikan butiran kenalan kecemasan dikemas kini untuk pengembara yang kerap melakukan perjalanan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap penilaian yang lengkap, dengan kedua-dua tandatangan dan jadual perjalanan yang dimuat naik, disimpan sebagai PDF dalam peti besi anda. Pemilik akan dimaklumkan, dan pengembara menerima salinan melalui e-mel.
Jadual Respons menyenaraikan setiap perjalanan mengikut pengembara, destinasi dan tarikh, serta boleh dieksport ke CSV — berguna untuk mengetahui siapa yang sedang melakukan perjalanan ke mana-mana destinasi pada bila-bila masa.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Penilaian risiko perjalanan perniagaan: soalan lazim
Adakah templat penilaian risiko perjalanan ini percuma?
Ya. Templat ini disertakan dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma.
Adakah borang ini memberitahu kami tahap risiko sesebuah destinasi?
Tidak. Pengembara atau pasukan keselamatan anda menetapkan tahap risiko menggunakan nasihat perjalanan rasmi atau penyedia keselamatan anda. Borang ini merekodkan penilaian tersebut.
Bolehkah pengurus menandatangani borang yang sama?
Ya. Halaman terakhir mempunyai keputusan dan tandatangan pengurus. Borang ini boleh diserahkan kepada pengurus pada peranti yang sama, atau anda boleh membuang bahagian tersebut dan mendapatkan kelulusan secara berasingan.
Adakah pengisian borang ini memenuhi tanggungjawab undang-undang kami untuk menjaga kebajikan pekerja?
Borang ini ialah alat penyimpanan rekod, bukan nasihat undang-undang. Semak kewajipan anda sendiri dengan penasihat HR, undang-undang atau keselamatan.
Bolehkah pengembara melampirkan jadual perjalanan mereka?
Ya. Sehingga lima fail — PDF, dokumen Word atau imej.
Adakah maklumat pengembara dirahsiakan?
Respons disimpan dalam folder peti besi yang anda pilih, jadi anda boleh mengehadkan akses kepada pengurus HR atau perjalanan.
Bolehkah kami menghantar borang kepada pengembara tertentu?
Ya. E-melkan pautan peribadi daripada aplikasi Forms, dan nama serta e-mel pengembara akan disertakan dalam respons mereka.