ما قالب نموذج تقييم مخاطر سفر العمل؟
يعني إرسال الموظفين إلى الخارج التفكير مسبقاً في ما قد يحدث من مشكلات قبل مغادرتهم: الوضع الأمني، والاحتياطات الصحية، وكيفية تنقّلهم، وما سيحدث للبيانات الموجودة على حاسوبهم المحمول، ومن يتصلون به إذا حدث خطأ ما. نادراً ما يغطي اعتماد سريع عبر البريد الإلكتروني كل ذلك، كما أنه لا يترك سجلاً بما جرى النظر فيه.
يجمع تقييم مخاطر سفر العمل هذا تفاصيل الرحلة، ومستوى المخاطر العام مع المخاطر المحددة المنطبقة وكيفية الحد من كل منها، واحتياطات الصحة والنقل والأجهزة، وخطة تواصل تتضمن جهة اتصال للطوارئ وجدولاً لتسجيل الوصول. ويؤدي اختيار مستوى مخاطر مرتفع أو شديد إلى إظهار ملاحظة بشأن الاعتماد الإضافي، حتى يعرف المسافرون ذلك قبل الحجز.
يوقّع المسافر إقراراً، ويسجّل المدير قراره — معتمد، أو معتمد بشروط، أو غير معتمد — ويوقّع في النموذج نفسه. يُحفظ التقييم المكتمل بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، مع إرفاق برنامج الرحلة.
- مناسب لـ
- الشركات والمنظمات غير الحكومية والجامعات وأي منظمة ترسل موظفين في رحلات عمل
- يُعبّئه
- المسافر، ثم مديره
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 10 دقائق
- يتضمن
- مستوى المخاطر وخطة الحد منها، واحتياطات الصحة والأجهزة، وجهة اتصال للطوارئ، وخطة تسجيل الوصول، وتوقيعين
من يستخدم نموذج تقييم مخاطر سفر العمل؟
- يخطط موظف لرحلته الأولى إلى سوق جديدة
- تقيّم جمعية خيرية زيارات ميدانية إلى مناطق تثير مخاوف أمنية
- تراجع جامعة سفر موظفيها إلى مؤتمرات في الخارج
- ترسل شركة هندسية فنيين إلى موقع مشروع ناءٍ
- يحتفظ فريق الموارد البشرية بسجل لتقييمات مخاطر السفر ضمن سياسة واجب الرعاية الخاصة به
- يعتمد مدير رحلة بشروط، مثل استخدام سائق محجوز مسبقاً
أسئلة نموذج تقييم مخاطر سفر العمل هذا
31 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 المسافر والرحلة
- المسافر*
- البريد الإلكتروني للعمل*
- الهاتف المحمول الذي ستحمله أثناء السفر*
- القسم
- المدير المباشر*
- بلد الوجهة*
- المدن أو المناطق
- تاريخ المغادرة*
- تاريخ العودة*
- الغرض من الرحلة*
- هل هذه زيارتك الأولى لهذه الوجهة؟
- مكان إقامتك
2 مخاطر الوجهة
- مستوى المخاطر الإجمالي لهذه الوجهة* منخفض · متوسط · مرتفع · شديد — يُنصح بعدم السفر
- هل قرأت إرشادات السفر الرسمية الحالية الخاصة بالوجهة؟*
- المخاطر التي تنطبق على هذه الرحلة* جرائم الشوارع أو السرقة · الاضطرابات المدنية أو المظاهرات · الإرهاب · الأخطار الطبيعية أو الطقس القاسي · تفشي الأمراض · السلامة على الطرق · الاختطاف أو الاحتجاز · تفتيش الأجهزة أو التهديدات السيبرانية · المخاطر المرتبطة بالملف الشخصي
- كيف ستُخفَّف حدة كل خطر؟*
3 الصحة والنقل والأجهزة
- هل يُنصح بأخذ لقاحات أو اتباع احتياطات صحية لهذه الوجهة؟
- تم ترتيب الاحتياطات الصحية لا يُطرح إلا عند انطباقه
- هل تغطيها وثيقة تأمين السفر الخاصة بالشركة؟*
- النقل المحلي سائق محجوز مسبقًا · سيارة الفندق · سيارة أجرة مرخصة أو خدمة نقل عبر تطبيق · سيارة مستأجرة · النقل العام · المشي
- احتياطات الأجهزة والبيانات السفر باستخدام جهاز مُعار مُجهّز للاستخدام · تشغيل VPN دائمًا · حمل البيانات التي أحتاج إليها فقط · جهاز مشفّر · لا توجد احتياطات خاصة
4 خطة التواصل والموافقة
- خط سير الرحلة والحجوزات
- المضيف أو جهة الاتصال المحلية (الاسم ورقم الهاتف)
- جهة اتصال للطوارئ في الوطن*
- هاتف جهة اتصال الطوارئ*
- خطة التواصل أثناء الغياب* رسالة يومية إلى المدير · عند الوصول والمغادرة فقط · عبر تطبيقنا لتتبع السفر · يُتفق عليها بشكل منفصل
- إقرار المسافر*
- توقيع المسافر*
- قرار المدير موافق عليه · موافق عليه بشروط · غير موافق عليه
- الشروط أو الأسباب لا يُطرح إلا عند انطباقه
- توقيع المدير
نموذج تقييم مخاطر سفر العمل، صفحةً صفحةً
1 المسافر والرحلة
يقدم المسافر اسمه، وبريده الإلكتروني للعمل، ورقم الهاتف المحمول الذي سيحمله، وقسمه ومديره المباشر، ثم بلد الوجهة والمدن وتاريخي المغادرة والعودة وسبب الرحلة. كما يوضح ما إذا كانت هذه زيارته الأولى وأين سيقيم.
2 مخاطر الوجهة
يُحدَّد مستوى مخاطر عام إلزامي (منخفض أو متوسط أو مرتفع أو شديد) بالاستناد إلى إرشادات السفر الرسمية أو مزود خدمات الأمن لديك، ويؤكد المسافر أنه قرأ الإرشادات الحالية. ويؤدي اختيار «مرتفع» أو «شديد» إلى إظهار ملاحظة بشأن الاعتماد المطلوب. وتشمل قائمة التحقق الجريمة والاضطرابات والإرهاب والمخاطر الطبيعية والأمراض وسلامة الطرق والاختطاف أو الاحتجاز وتهديدات الأجهزة والأمن السيبراني والمخاطر المرتبطة بالملف الشخصي، كما يطلب حقل إلزامي توضيح كيفية الحد من كل خطر.
3 الصحة والنقل والأجهزة
يوضح المسافرون ما إذا كانت اللقاحات أو الاحتياطات الصحية موصى بها، وما إذا كانت مطلوبة فما الذي جرى ترتيبه، ويؤكدون أنهم مشمولون بتأمين سفر الشركة. ويحددون كيفية تنقّلهم محلياً واحتياطات الأجهزة والبيانات التي سيتخذونها، بدءاً من حاسوب محمول مُعار ونظيف وصولاً إلى شبكة VPN تعمل دائماً.
4 خطة التواصل والاعتماد
يمكن رفع برنامج الرحلة والحجوزات، مع إضافة جهة اتصال محلية، وجهة اتصال للطوارئ في بلد الإقامة، وخطة لتسجيل الوصول أثناء السفر. يوقّع المسافر إقراراً. وبعد فاصل، يسجّل المدير قراره؛ ويطلب أي قرار غير «معتمد» تحديد الشروط أو الأسباب، ثم توقيع المدير.
خصّص القالب كما تريد
- أعد تسمية مستويات المخاطر لتطابق تصنيفات مخاطر السفر في شركتك
- أضف بيانات الاتصال بمزود خدمات الأمن لديك في فقرة بالصفحة الأولى
- أضف سؤالاً بشأن السفر إلى وجهات عالية المخاطر، مثل إثبات حضور إحاطة أمنية
- أرسل النموذج من قسم الموارد البشرية عبر روابط شخصية لتعبئة بيانات المسافر مسبقاً
- أضف فريق السفر أو الأمن إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإشعارات
- أزل قسم المدير إذا كانت الموافقات تتم ضمن سير عمل منفصل
نصائح لتحسين نموذج تقييم مخاطر سفر العمل
- أكمل التقييم قبل الحجز، لا بعده — فقد يغيّر ذلك الخطة
- تحقق من إرشادات السفر الرسمية مرة أخرى قبل المغادرة ببضعة أيام، إذ قد تتغير
- كن محدداً في خانة الحد من المخاطر؛ فعبارة «توخَّ الحذر» ليست خطة
- اتفق على خطة تسجيل الوصول مع المدير قبل مغادرة المسافر
- حافظ على تحديث بيانات الاتصال بالطوارئ للمسافرين الدائمين
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل تقييم مكتمل، يتضمن التوقيعين وبرنامج الرحلة المرفوع، بصيغة PDF في خزنتك. ويتلقى المالك إشعاراً، ويحصل المسافر على نسخة عبر البريد الإلكتروني.
يسرد جدول الردود كل رحلة بحسب المسافر والوجهة والتواريخ، ويمكن تصديره إلى CSV — وهو مفيد لمعرفة من يسافر إلى أين في أي وقت.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج تقييم مخاطر سفر العمل: الأسئلة الشائعة
هل قالب تقييم مخاطر السفر هذا مجاني؟
نعم. وهو مشمول في تطبيق Forms ضمن كل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية.
هل يخبرنا النموذج بمدى خطورة الوجهة؟
لا. يحدد المسافر أو فريق الأمن لديك مستوى المخاطر بالاستناد إلى إرشادات السفر الرسمية أو مزود خدمات الأمن لديك. ويسجل النموذج التقييم.
هل يمكن للمدير التوقيع على النموذج نفسه؟
نعم. تتضمن الصفحة الأخيرة قرار المدير وتوقيعه. ويمكن تمرير النموذج إلى المدير على الجهاز نفسه، أو يمكنك إزالة هذا القسم وإجراء الاعتماد بشكل منفصل.
هل يفي ملء هذا النموذج بواجبنا القانوني في الرعاية؟
النموذج أداة لحفظ السجلات، وليس استشارة قانونية. تحقّق من التزاماتك الخاصة مع مستشاري الموارد البشرية أو الشؤون القانونية أو الأمن.
هل يمكن للمسافرين إرفاق برنامج رحلتهم؟
نعم. حتى خمسة ملفات — بصيغة PDF أو مستندات Word أو صور.
هل معلومات المسافر خاصة؟
تُحفظ الردود في مجلد الخزنة الذي تختاره، لذا يمكنك قصر الوصول إليها على مديري الموارد البشرية أو السفر.
هل يمكننا إرسال النموذج إلى مسافر محدد؟
نعم. أرسل رابطاً شخصياً عبر البريد الإلكتروني من تطبيق Forms، وسيُرفق اسم المسافر وبريده الإلكتروني برده.