¿Qué es la plantilla del formulario de evaluación de riesgos de viajes de negocios?
Enviar personal al extranjero implica pensar qué podría salir mal antes de que se marche: la situación de seguridad, las precauciones sanitarias, cómo se desplazará, qué ocurrirá con los datos de su portátil y a quién llamar si algo sale mal. Una rápida aprobación por correo electrónico rara vez cubre todo eso y no deja constancia de lo que se ha tenido en cuenta.
Esta evaluación de riesgos de viajes de negocios reúne los datos del viaje, un nivel de riesgo general con los riesgos específicos aplicables y cómo se reducirá cada uno, las precauciones sanitarias, de transporte y de dispositivos, y un plan de contacto con un contacto de emergencia y un calendario de confirmaciones. Elegir un nivel de riesgo alto o extremo muestra una nota sobre la aprobación adicional necesaria, para que los viajeros lo sepan antes de reservar.
El viajero firma una declaración y el responsable registra su decisión —aprobado, aprobado con condiciones o no aprobado— y firma en el mismo formulario. La evaluación completada se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con el itinerario adjunto.
- Ideal para
- Empresas, ONG, universidades y cualquier organización que envíe personal en viajes de negocios
- Lo completa
- El viajero y después su responsable
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 10 minutos
- Incluye
- Nivel de riesgo y plan de mitigación, precauciones sanitarias y de dispositivos, contacto de emergencia, plan de confirmaciones y dos firmas
¿Quién usa un formulario de evaluación de riesgos de viajes de negocios?
- Un empleado planifica su primer viaje a un mercado nuevo
- Una organización benéfica evalúa visitas de campo a zonas con problemas de seguridad
- Una universidad revisa los viajes internacionales de su personal a congresos
- Una empresa de ingeniería envía técnicos a una obra en una zona remota
- Un equipo de RR. HH. conserva un registro de las evaluaciones de riesgos de viajes para su política de deber de protección
- Un responsable aprueba un viaje con condiciones, como utilizar un conductor reservado con antelación
Preguntas de este formulario de evaluación de riesgos de viajes de negocios
31 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Viajero y viaje
- Viajero*
- Correo electrónico de trabajo*
- Móvil que llevarás durante el viaje*
- Departamento
- Responsable directo*
- País de destino*
- Ciudades o regiones
- Fecha de salida*
- Fecha de regreso*
- Propósito del viaje*
- ¿Es tu primera visita a este destino?
- Lugar donde te alojarás
2 Riesgos del destino
- Nivel general de riesgo de este destino* Bajo · Medio · Alto · Extremo — se desaconseja viajar
- ¿Has leído las recomendaciones oficiales de viaje vigentes para el destino?*
- Riesgos aplicables a este viaje* Delincuencia callejera o robo · Disturbios civiles o manifestaciones · Terrorismo · Peligros naturales o condiciones meteorológicas extremas · Brotes de enfermedades · Seguridad vial · Secuestro o detención · Inspección de dispositivos o amenazas cibernéticas · Riesgos relacionados con el perfil personal
- ¿Cómo se reducirá cada riesgo?*
3 Salud, transporte y dispositivos
- ¿Se recomiendan vacunas o precauciones de salud para este destino?
- Precauciones de salud organizadas solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Está cubierto por la póliza de seguro de viaje de la empresa?*
- Transporte local Conductor reservado con antelación · Coche del hotel · Taxi autorizado o servicio de transporte con conductor · Coche de alquiler · Transporte público · A pie
- Precauciones para dispositivos y datos Viajar con un dispositivo de préstamo limpio · VPN siempre activada · Llevar solo los datos que necesito · Dispositivo cifrado · Sin precauciones especiales
4 Plan de contacto y aprobación
- Itinerario y reservas
- Anfitrión o contacto local (nombre y teléfono)
- Contacto de emergencia en tu lugar de residencia*
- Teléfono del contacto de emergencia*
- Plan de comunicación durante tu ausencia* Mensaje diario al responsable · Solo a la llegada y a la salida · A través de nuestra aplicación de seguimiento de viajes · Acordado por separado
- Declaración del viajero*
- Firma del viajero*
- Decisión del responsable Aprobado · Aprobado con condiciones · No aprobado
- Condiciones o motivos solo se pregunta cuando corresponde
- Firma del responsable
El formulario evaluación de riesgos de viajes de negocios, página por página
1 Viajero y viaje
El viajero indica su nombre, correo electrónico de trabajo, el móvil que llevará, el departamento y su responsable directo; después, el país de destino, las ciudades, las fechas de salida y regreso y el motivo del viaje. Indica si es su primera visita y dónde se alojará.
2 Riesgos del destino
Se establece un nivel de riesgo general obligatorio (bajo, medio, alto o extremo) utilizando las recomendaciones oficiales de viaje o tu proveedor de seguridad, y el viajero confirma que ha leído las recomendaciones vigentes. Las opciones alta y extrema muestran una nota sobre la aprobación necesaria. Una lista de comprobación cubre la delincuencia, los disturbios, el terrorismo, los peligros naturales, las enfermedades, la seguridad vial, el secuestro o la detención, las amenazas a dispositivos y ciberamenazas, y los riesgos relacionados con el perfil personal; además, un campo obligatorio pregunta cómo se reducirá cada riesgo.
3 Salud, transporte y dispositivos
Los viajeros indican si se recomiendan vacunas o precauciones sanitarias y, en ese caso, qué se ha organizado, y confirman que están cubiertos por el seguro de viaje de la empresa. Marcan cómo se desplazarán localmente y qué precauciones tomarán con los dispositivos y los datos, desde utilizar un portátil de préstamo limpio hasta mantener una VPN siempre activa.
4 Plan de contacto y aprobación
Puedes subir el itinerario y las reservas, junto con un contacto local, un contacto de emergencia en el país de origen y un plan de confirmaciones durante el viaje. El viajero firma una declaración. Debajo de un separador, el responsable registra su decisión; cualquier decisión distinta de «aprobado» solicita condiciones o motivos y va seguida de la firma del responsable.
Personaliza la plantilla
- Cambia el nombre de los niveles de riesgo para adaptarlos a las clasificaciones de riesgo de viajes de tu empresa
- Añade los datos de contacto de tu proveedor de seguridad en un párrafo de la primera página
- Añade una pregunta para los viajes a destinos de alto riesgo, como una prueba de haber recibido una sesión informativa de seguridad
- Envía el formulario desde RR. HH. con enlaces personales para que los datos del viajero aparezcan cumplimentados
- Añade al equipo de viajes o de seguridad a los correos electrónicos de notificación
- Elimina la sección del responsable si las aprobaciones se realizan en un flujo de trabajo independiente
Consejos para mejorar tu formulario evaluación de riesgos de viajes de negocios
- Completa la evaluación antes de reservar, no después: puede cambiar el plan
- Vuelve a consultar las recomendaciones oficiales de viaje unos días antes de la salida, ya que pueden cambiar
- Sé específico en el campo de mitigación; «ten cuidado» no es un plan
- Acuerda el plan de confirmaciones con el responsable antes de que se marche el viajero
- Mantén actualizados los datos de contacto de emergencia de los viajeros frecuentes
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada evaluación completada, con las dos firmas y el itinerario subido, se guarda como PDF en tu bóveda. Se notifica al propietario y el viajero recibe una copia por correo electrónico.
La tabla de respuestas muestra cada viaje por viajero, destino y fechas, y se puede exportar a CSV, algo útil para saber quién viaja y adónde en cada momento.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Evaluación de riesgos de viajes de negocios: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de evaluación de riesgos de viaje?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿El formulario nos dice lo peligroso que es un destino?
No. El viajero o tu equipo de seguridad establece el nivel de riesgo utilizando las recomendaciones oficiales de viaje o tu proveedor de seguridad. El formulario registra la evaluación.
¿Puede el responsable firmar en el mismo formulario?
Sí. La última página incluye la decisión y la firma del responsable. El formulario se puede pasar al responsable en el mismo dispositivo, o puedes eliminar esa sección y aprobarlo por separado.
¿Cumplimentar este formulario satisface nuestro deber legal de protección (duty of care)?
El formulario es una herramienta para conservar registros, no asesoramiento jurídico. Consulta tus obligaciones con tus asesores de RR. HH., jurídicos o de seguridad.
¿Pueden los viajeros adjuntar su itinerario?
Sí. Hasta cinco archivos: PDF, documentos de Word o imágenes.
¿Es privada la información del viajero?
Las respuestas se guardan en la carpeta de la bóveda que elijas, por lo que puedes limitar el acceso a RR. HH. o a los responsables de viajes.
¿Podemos enviar el formulario a un viajero concreto?
Sí. Envía un enlace personal por correo electrónico desde la aplicación Forms y el nombre y el correo electrónico del viajero se asociarán a su respuesta.