Quel est le modèle de formulaire inventaire des compétences des employés ?
La plupart des organisations connaissent bien moins les compétences de leurs équipes qu’elles ne le pensent. L’analyste qui parle portugais, la réceptionniste qui a une formation en design, l’ingénieur dont le permis de conduire un chariot élévateur expire le mois prochain : rien de tout cela n’apparaît dans un intitulé de poste. Un inventaire des compétences rassemble ces informations dans un espace structuré.
Ce modèle demande à chaque employé de s’évaluer sur dix compétences générales, de la communication écrite à la gestion budgétaire, à l’aide d’une échelle à cinq niveaux qui explique clairement la signification de chaque niveau. Il recueille ensuite les compétences spécialisées et les outils maîtrisés, les langues, les qualifications ainsi que tout permis ou toute certification à renouveler, avec sa date d’expiration et une copie du certificat.
Chaque profil est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec les certificats et le CV joints, afin que les décisions en matière d’affectation, de formation et de projets puissent s’appuyer sur les capacités réelles de chacun.
- Idéal pour
- Les RH et les managers qui planifient la formation, les projets, la relève ou les affectations
- Rempli par
- Chaque employé, à son propre sujet
- Temps nécessaire
- Environ 10 à 15 minutes
- Comprend
- Une grille de compétences à dix lignes, des questions complémentaires sur les langues et les certifications, ainsi que l’importation de certificats et de CV
Qui utilise un formulaire inventaire des compétences des employés ?
- Établir une matrice des compétences d’une équipe avant de planifier la formation de l’année prochaine
- Trouver les personnes maîtrisant une langue ou une compétence technique particulière pour un projet
- Suivre les permis et les certifications qui doivent être renouvelés
- Mettre en relation des mentors et des mentorés entre les services
- Établir une base de référence avant une réorganisation ou le déploiement d’un nouveau système
Questions de ce formulaire inventaire des compétences des employés
23 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Intitulé du poste*
- Service ou équipe
- Bureau ou lieu de travail
- Nombre total d'années d'expérience professionnelle
- Nombre d'années au sein de cette organisation
2 Compétences
- Évaluez-vous sur ces compétences générales* Aucun · Bases · Opérationnel · Avancé · Expert
- Compétences spécialisées ou techniques
- Logiciels, systèmes ou équipements que vous maîtrisez
3 Langues et qualifications
- Parlez-vous d'autres langues que la principale langue de travail ?*
- Langues et niveau* affichée uniquement si applicable
- Accepteriez-vous d'aider occasionnellement à la traduction ? affichée uniquement si applicable
- Qualifications et diplômes
- Détenez-vous une licence ou une certification qui doit être renouvelée ?*
- Nom de la licence ou de la certification* affichée uniquement si applicable
- Date d'expiration ou de renouvellement* affichée uniquement si applicable
- Copie du certificat affichée uniquement si applicable
4 Centres d'intérêt
- Qu'est-ce qui vous intéresserait ? Projets interservices · Encadrer quelqu'un · Être accompagné(e) · Former d'autres personnes · Un détachement ou une rotation de poste · Diriger un projet · Nous représenter lors d'événements
- Compétences que vous souhaiteriez le plus développer ensuite
- Y a-t-il des compétences dont nous n'aurions pas connaissance ?
- CV à jour (facultatif)
- Partage*
Le formulaire inventaire des compétences des employés, page par page
1 À propos de vous
L’employé indique son nom, son adresse e-mail professionnelle, son intitulé de poste, son service ou son équipe et son lieu de travail, ainsi que le nombre total d’années d’expérience professionnelle et le nombre d’années passées dans cette organisation.
2 Compétences
La grille d’autoévaluation des compétences générales comporte dix lignes : communication écrite, présentation, planification et gestion de projet, encadrement ou accompagnement de personnes, travail avec les données, relations clients, négociation, gestion budgétaire, résolution de problèmes et apprentissage rapide de nouveaux logiciels. Chaque compétence est évaluée selon les niveaux Aucun, Débutant, Opérationnel, Avancé ou Expert, et un texte d’aide explique les niveaux afin de rendre les évaluations comparables.
Une zone de texte libre recueille les compétences spécialisées ou techniques, à raison d’une par ligne avec son niveau, et une courte question demande quels logiciels, systèmes ou équipements la personne maîtrise bien.
3 Langues et qualifications
Une réponse Oui à la question Parlez-vous des langues en plus de la langue principale utilisée dans notre organisation ? ouvre un champ obligatoire pour indiquer les langues et les niveaux, ainsi qu’une question sur l’aide occasionnelle à la traduction. Les qualifications et les diplômes sont indiqués en texte libre.
La question Détenez-vous un permis ou une certification à renouveler ? est obligatoire. Une réponse Oui demande son nom, sa date d’expiration ou de renouvellement et une copie du certificat, avec un maximum de trois fichiers.
4 Centres d’intérêt
La dernière page demande ce qui intéresserait l’employé, par exemple des projets interéquipes, le mentorat ou le fait d’être accompagné, la formation d’autres personnes, une mise à disposition, la direction d’un projet ou la représentation de votre organisation lors d’événements. Il peut décrire les compétences qu’il aimerait le plus développer, mentionner des compétences que vous ne connaîtriez peut-être pas issues d’une carrière précédente ou d’un loisir, et joindre un CV à jour. Une déclaration de consentement explique que les réponses seront utilisées à des fins de planification et consultées par les RH et son manager.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les dix lignes de la grille par les compétences de votre propre référentiel
- Ajoutez une grille de compétences techniques propres à votre secteur
- Modifiez les niveaux, par exemple en utilisant simplement Débutant, Compétent et Expert
- Classez chaque profil dans un dossier correspondant à son service
- Modifiez la déclaration de partage pour préciser exactement qui verra les réponses
Conseils pour un meilleur formulaire inventaire des compétences des employés
- Expliquez pourquoi vous posez ces questions afin que les personnes ne sous-évaluent pas leurs compétences
- Faites remplir le formulaire à nouveau une fois par an et comparez les résultats
- Utilisez les dates d’expiration des certifications pour planifier suffisamment tôt les renouvellements
- Donnez suite à la page des centres d’intérêt, même modestement, sinon les personnes cesseront de répondre
- Demandez aux managers de remplir une copie pour les nouvelles recrues qui n’ont pas encore commencé
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
FileIt enregistre chaque profil au format PDF dans le dossier du coffre-fort que vous avez choisi, avec le nom de l’employé comme titre et les certificats et le CV joints au document. Vous recevez une notification par e-mail lorsqu’un profil est ajouté.
Exportez le tableau des réponses au format CSV : chaque ligne de la grille devient alors sa propre colonne. Vous pouvez ainsi créer une matrice des compétences de l’équipe dans un tableur, filtrer les personnes maîtrisant une langue ou voir qui s’est évalué aux niveaux Avancé ou Expert pour une compétence.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Inventaire des compétences des employés : questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un inventaire des compétences des employés ?
Il s’agit d’un relevé des compétences, qualifications, langues et certifications de chaque personne, généralement déclaré par celle-ci, qui vous aide à planifier la formation, les projets et les affectations.
Ce modèle d’inventaire des compétences est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit d’un modèle de démarrage dans l’application Forms de FileIt, et vous pouvez modifier chaque question et chaque niveau d’évaluation.
Puis-je l’envoyer à tout le monde en une seule fois ?
Oui. Collez une liste de noms et d’adresses e-mail pour envoyer des liens personnalisés, suivre les personnes qui ont répondu et envoyer des rappels aux autres.
FileIt me rappellera-t-il l’expiration d’une certification ?
Le formulaire enregistre la date d’expiration et joint le certificat au document enregistré. Utilisez la date dans l’exportation CSV pour planifier les renouvellements.
Les autoévaluations sont-elles fiables ?
Elles constituent un point de départ. Le texte d’aide définit chaque niveau afin de rendre les évaluations plus cohérentes, et de nombreuses équipes les examinent ensuite avec les managers.
Puis-je ajouter notre propre référentiel de compétences ?
Oui. Modifiez les lignes et les niveaux de la grille dans l’éditeur pour les adapter à votre référentiel.