Quel est le modèle de formulaire candidature à un programme de mentorat ?
Gérer un programme de mentorat implique généralement de jongler avec deux processus de candidature différents : un ensemble de questions pour les personnes qui offrent leur temps, et un tout autre ensemble pour celles qui demandent de l’aide. Ce modèle remplit ces deux fonctions dans un seul formulaire. Le répondant choisit « Mentor » ou « Mentoré » au début du formulaire, puis les questions qui suivent s’adaptent à sa réponse. Personne ne perd ainsi de temps avec des questions qui ne le concernent pas.
Les feuilles d’inscription papier et les candidatures par e-mail sont difficiles à comparer, faciles à égarer et peu pratiques lorsqu’un jeune doit obtenir l’autorisation de ses parents. Un formulaire en ligne résout ces trois problèmes : chaque candidat répond aux mêmes questions structurées, rien ne reste oublié dans une boîte de réception et le consentement d’un parent ou tuteur est recueilli dans la même soumission lorsque le candidat a moins de 18 ans.
Chaque candidature finalisée est automatiquement convertie en PDF et classée dans votre coffre-fort FileIt. Les candidatures de mentors et de mentorés se trouvent au même endroit, prêtes à être comparées au moment de mettre les participants en relation.
- Idéal pour
- Les associations, groupes religieux, établissements scolaires et entreprises qui organisent un programme de mentorat ou de soutien entre pairs
- Rempli par
- Les mentors et mentorés potentiels (avec le consentement d’un parent ou tuteur si le mentoré a moins de 18 ans)
- Durée de remplissage
- Environ 6 à 8 minutes
- Comprend
- Une logique conditionnelle pour les questions destinées aux mentors ou aux mentorés, le consentement d’un tuteur et l’acceptation d’un code de conduite
Qui utilise un formulaire candidature à un programme de mentorat ?
- Une association locale de mentorat qui recueille les candidatures de mentors bénévoles et de jeunes souhaitant être accompagnés
- Une association professionnelle qui met en relation des membres expérimentés avec des mentorés en début de carrière
- Un établissement scolaire ou universitaire qui organise un programme de mentorat entre pairs, dans lequel des étudiants plus âgés accompagnent les plus jeunes
- Un réseau interne d’entreprise qui met en relation des employés expérimentés avec de nouvelles recrues ou des personnes en reconversion professionnelle
- Un groupe religieux ou local qui met les nouveaux arrivants en relation avec des membres établis pour un accompagnement informel
- Un réseau professionnel qui met les fondateurs en relation avec des mentors plus expérimentés pour la durée définie d’un programme
Questions de ce formulaire candidature à un programme de mentorat
30 questions sur 5 pages · inclut questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone
- Ville
- Pronoms
- Je souhaite être…* Mentor — je souhaite partager mon expérience · Mentoré(e) — je souhaite bénéficier de soutien et de conseils
2 Questions pour les mentors
- Poste actuel ou le plus récent* affichée uniquement si applicable
- Organisation affichée uniquement si applicable
- Années d'expérience dans votre domaine* affichée uniquement si applicable Moins de 3 ans · 3 à 10 ans · 10 à 20 ans · Plus de 20 ans
- Dans quel domaine pouvez-vous le plus aider ?* affichée uniquement si applicable Planification de carrière · Choix d'études et de formation · Création d'entreprise · Leadership et management · Compétences technologiques et numériques · Arts créatifs · Finances et budget · Confiance en soi et bien-être · Installation dans un nouveau pays
- Avez-vous déjà été mentor ? affichée uniquement si applicable
- Pourquoi souhaitez-vous devenir mentor ?* affichée uniquement si applicable
- Acceptez-vous de faire l'objet d'une vérification de vos antécédents si le programme l'exige ?* affichée uniquement si applicable
3 Questions pour les mentorés
- Où en êtes-vous actuellement ?* affichée uniquement si applicable À l'école · Au collège ou à l'université · Au début de ma carrière · En reconversion professionnelle · Je crée ou dirige une entreprise · À la recherche d'un emploi
- Avez-vous moins de 18 ans ?* affichée uniquement si applicable
- Nom du parent ou du tuteur légal* affichée uniquement si applicable
- E-mail du parent ou du tuteur légal* affichée uniquement si applicable
- Que souhaitez-vous tirer du mentorat ?* affichée uniquement si applicable
- Sujets pour lesquels vous souhaitez de l'aide affichée uniquement si applicable Planification de carrière · Choix d'études et de formation · Création d'entreprise · CV, candidatures et entretiens · Compétences technologiques et numériques · Finances et budget · Confiance en soi et bien-être · Installation dans un nouveau pays
- L'un des critères suivants est-il important pour votre mentor ? affichée uniquement si applicable Travaille dans le domaine qui m'intéresse · A les mêmes origines ou expériences que moi · Est du même genre que moi · Parle ma langue maternelle · Aucune préférence
4 Centres d'intérêt et disponibilités
- Centres d'intérêt en dehors du travail ou des études Sport et forme physique · Musique · Lecture · Art et design · Cuisine · Jeux vidéo · Voyages · Bénévolat · Foi et vie communautaire · Plein air et nature
- Comment souhaitez-vous vous rencontrer ?* En personne · En ligne / appel vidéo · L'un ou l'autre
- Quand êtes-vous généralement disponible ?* En journée en semaine · En soirée en semaine · Le week-end
- À quelle fréquence pourriez-vous vous rencontrer ?* Chaque semaine · Toutes les deux semaines · Une fois par mois
- Pour quelle durée ? 3 mois · 6 mois · 12 mois · Sans durée déterminée
- Date de début la plus proche
- Comment avez-vous entendu parler du programme ? Ami ou famille · École, établissement d'enseignement ou employeur · Réseaux sociaux · Groupe communautaire ou religieux · Autre
5 Accord
- Code de conduite*
- Vos informations*
- Consentement du parent ou du tuteur légal* affichée uniquement si applicable
Le formulaire candidature à un programme de mentorat, page par page
1 À propos de vous
Le formulaire commence par les coordonnées — Votre nom, E-mail, Téléphone, Ville ou commune et un champ facultatif Pronoms — puis pose la question qui détermine la suite du formulaire : « Je souhaite être… », avec le choix Mentor ou Mentoré.
En plaçant cette décision au début du formulaire, le candidat ne voit ensuite que les questions pertinentes et vous obtenez un ensemble de données cohérent, facile à trier par rôle.
2 Questions pour les mentors
Seule une personne ayant choisi « Mentor » voit cette page. Elle demande son Poste actuel ou le plus récent et son Organisation, son Nombre d’années d’expérience, ainsi qu’une liste de cases à cocher répondant à la question Dans quels domaines pouvez-vous le plus aider ?, avec notamment la planification de carrière, le leadership, les compétences numériques, la confiance en soi et le bien-être.
Le formulaire demande également Avez-vous déjà été mentor ?, Pourquoi souhaitez-vous devenir mentor ? sous forme de réponse développée et — point important pour les programmes destinés aux jeunes — si la personne accepte de se soumettre à une vérification des antécédents lorsque le programme l’exige.
3 Questions pour les mentorés
Une personne ayant choisi « Mentoré » voit à la place un ensemble de questions parallèle : Où en êtes-vous actuellement ? (à l’école, à l’université, en début de carrière, en reconversion professionnelle, etc.), Qu’aimeriez-vous retirer du mentorat ? et Sur quels sujets aimeriez-vous être aidé ?
Si le mentoré répond oui à la question Avez-vous moins de 18 ans ?, le formulaire demande immédiatement le Nom et l’adresse e-mail d’un parent ou tuteur, puis une déclaration de consentement du tuteur apparaît plus loin dans le formulaire : le mentoré ne peut pas envoyer sa candidature sans la valider.
4 Centres d’intérêt et disponibilités
Chaque candidat, mentor ou mentoré, répond ici aux mêmes questions : Centres d’intérêt en dehors du travail ou des études (les centres d’intérêt communs donnent souvent lieu aux meilleures mises en relation), Comment aimeriez-vous vous rencontrer ?, Quand êtes-vous généralement disponible ?, À quelle fréquence pourriez-vous vous rencontrer ? et Pendant combien de temps ?.
Une Date de début la plus proche possible facultative et la question Comment avez-vous entendu parler du programme ? complètent la page et vous fournissent un contexte utile pour la mise en relation comme pour le recrutement.
5 Accord
La dernière page recueille les deux consentements que chaque candidat doit donner : accepter de respecter le code de conduite et les consignes de protection du programme, et accepter que ses coordonnées soient utilisées pour la mise en relation, notamment en partageant son prénom, son rôle et ses centres d’intérêt avec un participant proposé.
Si le candidat est un mentoré de moins de 18 ans, une troisième ligne de consentement confirme que son parent ou tuteur est informé de la candidature et accepte sa participation.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez ou supprimez des éléments dans les listes « Dans quels domaines pouvez-vous le plus aider ? » et « Sur quels sujets aimeriez-vous être aidé ? » afin de les adapter aux domaines réellement couverts par votre programme
- Ajoutez une question conditionnelle qui ne s’affiche que pour les mentors d’un domaine particulier, en utilisant la même logique d’affichage conditionnel que celle déjà intégrée au modèle
- Définissez une date de clôture si vous organisez les mises en relation par cohortes plutôt qu’en continu
- Limitez le nombre de réponses si vous ne disposez que d’un nombre fixe de places pour les mentors ou les mentorés cette fois-ci
- Activez l’envoi par e-mail d’une copie PDF au répondant afin que les candidats conservent une trace de leur candidature
- Modifiez le dossier du coffre-fort dans lequel chaque réponse est classée, ou classez les candidatures de mentors et de mentorés sous des membres de la famille ou des entités différents si vous les suivez séparément
Conseils pour un meilleur formulaire candidature à un programme de mentorat
- Demandez uniquement les informations nécessaires à la mise en relation : chaque question supplémentaire augmente le risque qu’une personne abandonne le formulaire en cours de route
- Indiquez clairement dès le début si une vérification des antécédents ou une référence sera nécessaire ultérieurement, afin d’éviter toute surprise aux candidats
- Utilisez les réponses à « pourquoi souhaitez-vous devenir mentor ? / qu’aimeriez-vous retirer du mentorat ? » comme premier filtre : elles vous renseignent davantage sur l’adéquation qu’un CV
- Gardez les questions sur les disponibilités et les centres d’intérêt suffisamment larges pour ne pas écarter par inadvertance de bonnes mises en relation pour des préférences secondaires
- Examinez régulièrement les nouvelles candidatures (une fois par semaine convient à la plupart des programmes) afin que les candidats ne restent pas sans réponse
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Dès qu’une personne envoie sa candidature, FileIt transforme ses réponses en PDF et les classe dans le dossier du coffre-fort que vous avez choisi. Les candidatures de mentors et de mentorés arrivent au même endroit, ce qui vous permet de les ouvrir côte à côte lorsque vous commencez les mises en relation. Vous-même, ainsi que toute autre personne que vous avez ajoutée, recevez une notification par e-mail pour chaque nouvelle réponse. Le candidat voit le message de confirmation que vous avez configuré et reçoit également une copie PDF par e-mail si vous avez activé cette option.
La plupart des coordinateurs de programme utilisent ensuite le tableau Réponses : ils filtrent par rôle pour afficher séparément les mentors et les mentorés, ouvrent les PDF individuels pour examiner toutes les réponses et exportent les données au format CSV lorsqu’ils souhaitent effectuer les mises en relation dans un tableur. Comme tout passe par un seul formulaire, aucun risque qu’une candidature de mentor et une candidature de mentoré se retrouvent dans des systèmes différents.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Candidature à un programme de mentorat : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de candidature pour mentors et mentorés est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi inclus dans l’application Forms de FileIt avec tous les forfaits, y compris le forfait gratuit. Vous pouvez l’utiliser tel quel ou modifier chaque question dans l’éditeur.
Les candidats doivent-ils avoir un compte FileIt pour postuler ?
Non. Vous partagez un lien public ou l’envoyez par e-mail à des personnes précises. Elles peuvent remplir et envoyer le formulaire sans créer de compte.
Un seul formulaire peut-il vraiment gérer les mentors et les mentorés ?
Oui. Le formulaire utilise une logique conditionnelle : le choix « Mentor » ou « Mentoré » au début affiche uniquement les questions pertinentes pour le rôle choisi. Toutes les réponses restent regroupées dans un même ensemble que vous pouvez comparer.
Comment récupérons-nous les réponses par la suite ?
Chaque soumission devient un PDF automatiquement enregistré dans votre coffre-fort FileIt. Vous pouvez également consulter toutes les réponses dans un tableau filtrable et exporter l’ensemble au format CSV.
Le consentement du tuteur a-t-il une valeur juridique contraignante ?
La formulation du consentement est un point de départ rédigé en langage clair, et non une garantie juridique. Si votre programme concerne des mineurs, faites vérifier votre politique de protection et la formulation du consentement au regard des règles locales avant de vous y fier.
Pouvons-nous exiger une vérification des antécédents avant de mettre quelqu’un en relation ?
Le formulaire demande aux mentors s’ils acceptent de s’y soumettre si nécessaire, ce qui vous indique qui est prêt à poursuivre. En revanche, la vérification elle-même est effectuée en dehors de FileIt, par le prestataire utilisé par votre programme.
Pouvons-nous limiter le nombre de candidatures ?
Oui. Définissez un nombre maximal de réponses ou une date de clôture dans les paramètres du formulaire si vous recueillez les candidatures par sessions.
Pouvons-nous poser des questions différentes pour un programme de mentorat en entreprise et pour un programme destiné aux jeunes ?
Oui. Chaque question, option et page de ce modèle peut être modifiée, ajoutée ou supprimée dans l’éditeur, afin de l’adapter précisément à votre programme.