¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud para programa de mentoría?
Gestionar un programa de mentoría normalmente implica coordinar dos procesos de solicitud distintos: un conjunto de preguntas para quienes ofrecen su tiempo y otro completamente diferente para quienes buscan apoyo. Esta plantilla hace ambas cosas en un solo formulario. La persona que responde elige «Mentor» o «Persona mentorizada» al principio, y las preguntas posteriores cambian según su respuesta, para que nadie pierda tiempo con preguntas que no le corresponden.
Las hojas de inscripción en papel y las solicitudes por correo electrónico son difíciles de comparar, fáciles de perder y poco prácticas cuando una persona joven necesita el permiso de sus padres. Un formulario online resuelve las tres cosas: todas las personas solicitantes responden a las mismas preguntas estructuradas, nada se queda perdido en una bandeja de entrada y el consentimiento de un padre, madre o tutor legal se recopila en el mismo envío cuando la persona solicitante es menor de 18 años.
Cada solicitud completada se convierte en un PDF y se archiva automáticamente en tu bóveda de FileIt. Las solicitudes de mentores y personas mentorizadas quedan en el mismo lugar, listas para que las compares cuando llegue el momento de hacer las asignaciones.
- Ideal para
- Organizaciones sin ánimo de lucro, grupos religiosos, centros educativos y empresas que gestionan programas de mentoría o apoyo entre iguales
- Lo rellenan
- Futuros mentores y personas mentorizadas (con el consentimiento de un padre, madre o tutor legal si la persona mentorizada es menor de 18 años)
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 6-8 minutos
- Incluye
- Lógica condicional para las preguntas de mentores y personas mentorizadas, consentimiento del tutor legal y aceptación de un código de conducta
¿Quién usa un formulario de solicitud para programa de mentoría?
- Una organización comunitaria de mentoría que recibe solicitudes tanto de mentores voluntarios como de jóvenes que quieren tener un mentor
- Una asociación profesional que pone en contacto a miembros sénior con personas mentorizadas al inicio de su carrera
- Un colegio o centro universitario que gestiona un programa de mentoría entre iguales en el que estudiantes mayores apoyan a otros más jóvenes
- Un grupo de recursos para empleados que pone en contacto a personal con experiencia con nuevas incorporaciones o personas que cambian de profesión
- Un grupo religioso o comunitario que conecta a personas recién llegadas con miembros ya establecidos para ofrecer apoyo informal
- Una red empresarial que pone en contacto a fundadores con mentores con más experiencia durante un periodo de programa determinado
Preguntas de este formulario de solicitud para programa de mentoría
30 preguntas en 5 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Localidad o ciudad
- Pronombres
- Me gustaría ser…* Mentor — me gustaría compartir mi experiencia · Aprendiz — me gustaría recibir apoyo y orientación
2 Preguntas para mentores
- Puesto actual o más reciente* solo se pregunta cuando corresponde
- Organización solo se pregunta cuando corresponde
- Años de experiencia en tu sector* solo se pregunta cuando corresponde Menos de 3 años · 3–10 años · 10–20 años · Más de 20 años
- ¿En qué puedes ayudar más?* solo se pregunta cuando corresponde Planificación profesional · Estudios y opciones educativas · Cómo iniciar un negocio · Liderazgo y gestión · Tecnología y competencias digitales · Artes creativas · Dinero y presupuesto · Confianza y bienestar · Adaptación a un nuevo país
- ¿Has sido mentor antes? solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Por qué te gustaría ser mentor?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Estás dispuesto a someterte a una comprobación de antecedentes si el programa lo requiere?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Preguntas para aprendices
- ¿En qué situación te encuentras ahora?* solo se pregunta cuando corresponde En la escuela · En un centro de formación profesional o universidad · Al principio de mi carrera profesional · Cambiando de carrera profesional · Iniciando o dirigiendo un negocio · Buscando trabajo
- ¿Eres menor de 18 años?* solo se pregunta cuando corresponde
- Nombre del padre, madre o tutor* solo se pregunta cuando corresponde
- Correo electrónico del padre, madre o tutor* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué te gustaría conseguir con la mentoría?* solo se pregunta cuando corresponde
- Temas sobre los que te gustaría recibir ayuda solo se pregunta cuando corresponde Planificación profesional · Estudios y opciones educativas · Cómo iniciar un negocio · Currículos, solicitudes y entrevistas · Tecnología y competencias digitales · Dinero y presupuesto · Confianza y bienestar · Adaptación a un nuevo país
- ¿Te importaría alguna de estas características en un mentor? solo se pregunta cuando corresponde Trabaja en el sector que me interesa · Comparte mis antecedentes o experiencias · Es de mi mismo género · Habla mi lengua materna · Sin preferencia
4 Intereses y disponibilidad
- Intereses fuera del trabajo o los estudios Deporte y ejercicio · Música · Lectura · Arte y diseño · Cocina · Videojuegos · Viajes · Voluntariado · Fe y comunidad · Actividades al aire libre y naturaleza
- ¿Cómo te gustaría reunirte?* En persona · En línea / videollamada · Cualquiera de las dos opciones
- ¿Cuándo sueles tener disponibilidad?* Durante el día entre semana · Por las tardes o noches entre semana · Fines de semana
- ¿Con qué frecuencia podrías reunirte?* Semanalmente · Cada dos semanas · Mensualmente
- ¿Durante cuánto tiempo? 3 meses · 6 meses · 12 meses · Sin fecha de finalización
- Fecha de inicio más temprana
- ¿Cómo conociste el programa? Amigo o familiar · Escuela, centro educativo o empleador · Redes sociales · Grupo comunitario o religioso · Otro
5 Acuerdo
- Código de conducta*
- Tu información*
- Consentimiento del padre, madre o tutor* solo se pregunta cuando corresponde
El formulario solicitud para programa de mentoría, página por página
1 Sobre ti
El formulario comienza con los datos de contacto: Nombre, Correo electrónico, Teléfono, Localidad o ciudad y un campo opcional de Pronombres. Después aparece la pregunta que determina el resto del formulario: «Me gustaría ser…», con las opciones Mentor o Persona mentorizada.
Colocar esta decisión al principio hace que la persona solicitante solo vea preguntas relevantes a partir de ese momento y te proporciona un conjunto de datos limpio y coherente para clasificarlo por rol más adelante.
2 Preguntas para mentores
Solo ve esta página quien ha elegido «Mentor». Se pregunta por su Puesto actual o más reciente y Organización, Años de experiencia y una lista de casillas de verificación titulada ¿En qué áreas puedes ayudar más?, que incluye aspectos como planificación profesional, liderazgo, competencias digitales, confianza y bienestar.
También se pregunta ¿Has sido mentor anteriormente?, ¿Por qué te gustaría ser mentor? como respuesta larga y, algo especialmente importante para los programas que trabajan con jóvenes, si estaría dispuesto a someterse a una comprobación de antecedentes si el programa lo exige.
3 Preguntas para personas mentorizadas
Quien ha elegido «Persona mentorizada» ve un conjunto paralelo de preguntas: ¿En qué momento te encuentras? (en el colegio, en la universidad, al inicio de tu carrera, cambiando de profesión, etc.), ¿Qué te gustaría obtener de la mentoría? y Temas en los que te gustaría recibir ayuda.
Si la persona mentorizada responde que sí a ¿Eres menor de 18 años?, el formulario solicita inmediatamente el Nombre y correo electrónico de un padre, madre o tutor legal, y más adelante aparece una declaración de consentimiento del tutor. La persona mentorizada no puede enviar el formulario sin aceptarla.
4 Intereses y disponibilidad
Todas las personas solicitantes, mentores y personas mentorizadas, responden aquí a las mismas preguntas: Intereses fuera del trabajo o los estudios (los intereses compartidos suelen facilitar las mejores asignaciones), ¿Cómo te gustaría reuniros?, ¿Cuándo sueles tener disponibilidad?, ¿Con qué frecuencia podríais reuniros? y ¿Durante cuánto tiempo?.
Una Fecha más temprana de inicio opcional y la pregunta ¿Cómo conociste el programa? completan la página y te proporcionan información útil tanto para las asignaciones como para la captación.
5 Aceptación
La última página recopila los dos consentimientos que debe dar toda persona solicitante: aceptar seguir el código de conducta y las directrices de protección del programa, y aceptar que sus datos se utilicen para hacer asignaciones, incluido compartir su nombre, rol e intereses con una posible persona asignada.
Si la persona solicitante es una persona mentorizada menor de 18 años, una tercera línea de consentimiento confirma que su padre, madre o tutor legal conoce la solicitud y acepta su participación.
Personaliza la plantilla
- Añade o elimina elementos de las listas de verificación «¿En qué áreas puedes ayudar más?» y «Temas en los que te gustaría recibir ayuda» para adaptarlas a las áreas reales de interés de tu programa
- Añade una pregunta condicional que solo aparezca para mentores de un ámbito concreto, utilizando la misma lógica de mostrar si ya integrada en la plantilla
- Establece una fecha de cierre si haces las asignaciones por grupos en lugar de mantener las solicitudes abiertas de forma continua
- Limita el número de respuestas si solo tienes capacidad para un número fijo de plazas para mentores o personas mentorizadas en esta convocatoria
- Activa el envío por correo electrónico de una copia en PDF a la persona que responde, para que las personas solicitantes tengan un registro de lo que han enviado
- Cambia la carpeta de la bóveda en la que se archiva cada respuesta, o archiva las solicitudes de mentores y personas mentorizadas bajo distintos miembros de la familia o entidades si las gestionas por separado
Consejos para mejorar tu formulario solicitud para programa de mentoría
- Pregunta solo lo que necesites para hacer las asignaciones: cada pregunta adicional es un motivo más para que alguien abandone el formulario a mitad
- Indica desde el principio si más adelante será necesario realizar una comprobación de antecedentes o pedir referencias, para que las personas solicitantes no se lleven sorpresas
- Utiliza las respuestas a «¿Por qué te gustaría ser mentor?» y «¿Qué te gustaría obtener de la mentoría?» como primer filtro: te indican mejor la compatibilidad que un currículum
- Plantea las preguntas sobre disponibilidad e intereses de forma suficientemente amplia para no descartar por accidente buenas coincidencias por preferencias menores
- Revisa las nuevas solicitudes con una frecuencia establecida (una vez por semana funciona para la mayoría de los programas) para que nadie se quede esperando una respuesta
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
En cuanto alguien envía la solicitud, FileIt convierte sus respuestas en un PDF y lo archiva en la carpeta de la bóveda que hayas elegido. Las solicitudes de mentores y personas mentorizadas llegan al mismo lugar, para que puedas abrirlas y compararlas cuando te pongas a hacer las asignaciones. Tú y cualquier otra persona que hayas añadido recibís una notificación por correo electrónico por cada respuesta nueva, y la persona solicitante ve el mensaje de confirmación que hayas configurado, junto con una copia en PDF por correo si has activado esa opción.
A partir de ahí, la mayoría de las personas coordinadoras de programas trabajan desde la tabla de Respuestas: filtran por rol para ver por separado a mentores y personas mentorizadas, abren los PDF individuales para revisar todas las respuestas y exportan los datos a CSV cuando quieren hacer las asignaciones en una hoja de cálculo. Como todo pasa por un único formulario, no hay riesgo de que una solicitud de mentor y otra de persona mentorizada terminen en sistemas diferentes.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud para programa de mentoría: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud para mentores y personas mentorizadas?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar incluidas en la aplicación Forms de FileIt en todos los planes, incluido el plan gratuito. Puedes utilizarla tal cual o editar todas las preguntas en el diseñador.
¿Necesitan las personas solicitantes una cuenta de FileIt para solicitar participar?
No. Compartes un enlace público o lo envías por correo electrónico a personas concretas, y pueden rellenarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿Puede un solo formulario gestionar realmente a mentores y personas mentorizadas?
Sí. El formulario utiliza lógica condicional para que elegir «Mentor» o «Persona mentorizada» al principio muestre únicamente las preguntas relevantes para ese rol. Todas las respuestas llegan a un único conjunto para que puedas compararlas.
¿Cómo recibimos las respuestas después?
Cada envío se convierte en un PDF que se guarda automáticamente en tu bóveda de FileIt. Además, puedes ver todas las respuestas en una tabla con filtros y exportarlas juntas a CSV.
¿Es jurídicamente vinculante el consentimiento del tutor legal?
El texto del consentimiento es un punto de partida en lenguaje claro, no una garantía legal. Si tu programa trabaja con menores, revisa tu política de protección y el texto del consentimiento conforme a la normativa local antes de basarte en ellos.
¿Podemos exigir una comprobación de antecedentes antes de asignar a alguien?
El formulario pregunta a los mentores si estarían dispuestos a realizarla si fuera necesario, lo que te permite identificar quién está preparado para continuar. Sin embargo, la comprobación se gestiona fuera de FileIt, a través del proveedor que utilice tu programa.
¿Podemos limitar cuántas personas solicitan participar?
Sí. Puedes establecer un número máximo de respuestas o una fecha de cierre en la configuración del formulario si gestionas las solicitudes por convocatorias.
¿Podemos hacer preguntas diferentes para un programa de mentoría laboral y para un programa juvenil?
Sí. Puedes editar, añadir o eliminar todas las preguntas, opciones y páginas de esta plantilla desde el diseñador, para adaptarla a las necesidades específicas de tu programa.