Apakah templat borang permohonan program bimbingan?
Mengendalikan program bimbingan biasanya bermakna menguruskan dua proses permohonan yang berbeza — satu set soalan untuk mereka yang menawarkan masa, dan set yang sama sekali berbeza untuk mereka yang memerlukan sokongan. Templat ini melaksanakan kedua-dua tugas dalam satu borang. Responden memilih "Mentor" atau "Mentee" di bahagian atas, kemudian soalan yang dipaparkan berubah mengikut jawapan mereka, supaya tiada siapa membuang masa menjawab soalan yang tidak berkaitan.
Borang pendaftaran bercetak dan permohonan melalui e-mel sukar dibandingkan, mudah hilang dan menyusahkan apabila peserta muda memerlukan kebenaran ibu bapa. Borang dalam talian menyelesaikan ketiga-tiganya: setiap pemohon menjawab soalan berstruktur yang sama, tiada apa-apa tertinggal dalam peti masuk, dan persetujuan ibu bapa atau penjaga direkodkan dalam penghantaran yang sama apabila pemohon berumur bawah 18 tahun.
Setiap permohonan yang lengkap ditukar menjadi PDF dan difailkan secara automatik dalam peti besi FileIt anda, dengan permohonan mentor dan mentee berada di tempat yang sama untuk anda bandingkan apabila tiba masanya memadankan peserta.
- Sesuai untuk
- Pertubuhan bukan untung, kumpulan keagamaan, sekolah dan tempat kerja yang menjalankan program bimbingan atau sokongan rakan sebaya
- Diisi oleh
- Mentor dan mentee berpotensi (dengan persetujuan ibu bapa atau penjaga jika mentee berumur bawah 18 tahun)
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 6-8 minit
- Termasuk
- Logik bersyarat untuk soalan mentor berbanding mentee, persetujuan penjaga dan perjanjian kod tatakelakuan (code-of-conduct agreement)
Siapa yang menggunakan borang permohonan program bimbingan?
- Badan kebajikan bimbingan komuniti yang menerima permohonan daripada mentor sukarelawan dan golongan muda yang mahukan mentor
- Persatuan profesional yang memadankan ahli kanan dengan mentee pada peringkat awal kerjaya
- Sekolah atau kolej yang menjalankan skim bimbingan rakan sebaya, dengan pelajar lebih tua menyokong pelajar lebih muda
- Kumpulan sumber pekerja di tempat kerja yang memadankan kakitangan berpengalaman dengan pekerja baharu atau mereka yang bertukar kerjaya
- Kumpulan keagamaan atau komuniti yang menghubungkan pendatang baharu dengan ahli sedia ada untuk sokongan tidak formal
- Rangkaian perniagaan yang memadankan pengasas dengan mentor lebih berpengalaman untuk tempoh program yang ditetapkan
Soalan dalam borang permohonan program bimbingan ini
30 soalan dalam 5 halaman · termasuk soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang diri anda
- Nama anda*
- E-mel*
- Telefon
- Pekan atau bandar
- Kata ganti nama
- Saya ingin menjadi…* Mentor — saya ingin berkongsi pengalaman saya · Mentee — saya memerlukan sokongan dan bimbingan
2 Soalan untuk mentor
- Jawatan semasa atau yang terkini* hanya ditanya jika berkenaan
- Organisasi hanya ditanya jika berkenaan
- Tahun pengalaman dalam bidang anda* hanya ditanya jika berkenaan Kurang daripada 3 tahun · 3–10 tahun · 10–20 tahun · Lebih daripada 20 tahun
- Dalam bidang apakah anda paling boleh membantu?* hanya ditanya jika berkenaan Perancangan kerjaya · Pilihan pengajian dan pendidikan · Memulakan perniagaan · Kepimpinan & pengurusan · Kemahiran teknologi & digital · Seni kreatif · Kewangan & belanjawan · Keyakinan diri & kesejahteraan · Menyesuaikan diri di negara baharu
- Pernahkah anda menjadi mentor sebelum ini? hanya ditanya jika berkenaan
- Mengapakah anda ingin menjadi mentor?* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah anda bersedia menjalani pemeriksaan latar belakang jika diperlukan oleh program ini?* hanya ditanya jika berkenaan
3 Soalan untuk mentee
- Di manakah anda berada sekarang?* hanya ditanya jika berkenaan Di sekolah · Di kolej atau universiti · Pada peringkat awal kerjaya saya · Sedang menukar kerjaya · Memulakan atau mengusahakan perniagaan · Sedang mencari pekerjaan
- Adakah umur anda di bawah 18 tahun?* hanya ditanya jika berkenaan
- Nama ibu bapa atau penjaga* hanya ditanya jika berkenaan
- E-mel ibu bapa atau penjaga* hanya ditanya jika berkenaan
- Apakah yang ingin anda peroleh daripada bimbingan?* hanya ditanya jika berkenaan
- Topik yang anda perlukan bantuan hanya ditanya jika berkenaan Perancangan kerjaya · Pilihan pengajian dan pendidikan · Memulakan perniagaan · CV, permohonan & temu duga · Kemahiran teknologi & digital · Kewangan & belanjawan · Keyakinan diri & kesejahteraan · Menyesuaikan diri di negara baharu
- Adakah mana-mana perkara ini penting bagi anda dalam diri seorang mentor? hanya ditanya jika berkenaan Bekerja dalam bidang yang saya minati · Mempunyai latar belakang atau pengalaman yang sama dengan saya · Mempunyai jantina yang sama dengan saya · Bertutur dalam bahasa pertama saya · Tiada pilihan
4 Minat & ketersediaan
- Minat di luar pekerjaan atau pengajian Sukan & kecergasan · Muzik · Membaca · Seni & reka bentuk · Memasak · Permainan video · Pelancongan · Kesukarelawanan · Kepercayaan & komuniti · Aktiviti luar & alam semula jadi
- Bagaimanakah anda ingin berjumpa?* Secara bersemuka · Dalam talian / panggilan video · Kedua-duanya
- Bilakah anda biasanya lapang?* Waktu siang hari bekerja · Waktu malam hari bekerja · Hujung minggu
- Berapa kerapkah anda boleh berjumpa?* Setiap minggu · Setiap dua minggu · Setiap bulan
- Untuk berapa lama? 3 bulan · 6 bulan · 12 bulan · Tanpa tempoh tertentu
- Tarikh mula paling awal
- Bagaimanakah anda mengetahui tentang program ini? Rakan atau keluarga · Sekolah, kolej atau majikan · Media sosial · Kumpulan komuniti atau keagamaan · Lain-lain
5 Perjanjian
- Tatakelakuan*
- Maklumat anda*
- Persetujuan ibu bapa atau penjaga* hanya ditanya jika berkenaan
Borang permohonan program bimbingan, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Borang bermula dengan butiran hubungan — Nama anda, E-mel, Telefon, Pekan atau bandar dan medan pilihan Kata ganti nama — diikuti soalan tunggal yang menentukan bahagian borang seterusnya: "Saya ingin menjadi…" dengan pilihan Mentor atau Mentee.
Meletakkan keputusan ini di bahagian atas bermakna pemohon hanya melihat soalan yang berkaitan selepas itu, manakala anda mendapat set data yang bersih dan konsisten untuk diisih mengikut peranan kemudian.
2 Soalan mentor
Hanya mereka yang memilih "Mentor" akan melihat halaman ini. Mereka perlu menyatakan Peranan semasa atau terkini dan Organisasi, Tahun pengalaman serta senarai kotak pilihan Di manakah anda paling boleh membantu? yang merangkumi perkara seperti perancangan kerjaya, kepimpinan, kemahiran digital serta keyakinan dan kesejahteraan.
Borang ini juga bertanya Pernahkah anda menjadi mentor?, Mengapa anda ingin menjadi mentor? sebagai jawapan yang lebih panjang dan — penting bagi program yang melibatkan golongan muda — sama ada mereka bersedia menjalani semakan latar belakang jika program memerlukannya.
3 Soalan mentee
Mereka yang memilih "Mentee" pula akan melihat set soalan yang sepadan: Di manakah kedudukan anda sekarang? (di sekolah, di kolej, pada awal kerjaya, bertukar kerjaya dan sebagainya), Apakah yang anda ingin peroleh daripada bimbingan? dan Topik yang anda perlukan bantuan.
Jika mentee menjawab ya kepada Adakah anda berumur bawah 18 tahun?, borang akan terus meminta Nama dan e-mel ibu bapa atau penjaga, dan pernyataan persetujuan penjaga muncul kemudian dalam borang — mentee tidak boleh menghantar borang tanpanya.
4 Minat & ketersediaan
Setiap pemohon, sama ada mentor atau mentee, menjawab soalan yang sama di sini: Minat di luar kerja atau pengajian (minat bersama sering menghasilkan padanan terbaik), Bagaimanakah anda ingin berjumpa?, Bilakah anda biasanya lapang?, Berapa kerap anda boleh berjumpa? dan Untuk berapa lama?.
Tarikh mula paling awal dan Bagaimanakah anda mengetahui tentang program ini? yang bersifat pilihan melengkapkan halaman ini, lalu memberikan anda konteks berguna untuk pemadanan dan pengambilan peserta.
5 Persetujuan
Halaman terakhir mengumpulkan dua persetujuan yang mesti diberikan oleh setiap pemohon: bersetuju mematuhi kod tatakelakuan (code of conduct) dan garis panduan perlindungan (safeguarding guidelines) program, serta bersetuju butiran mereka digunakan untuk pemadanan, termasuk berkongsi nama pertama, peranan dan minat mereka dengan calon padanan.
Jika pemohon ialah mentee berumur bawah 18 tahun, baris persetujuan ketiga mengesahkan bahawa ibu bapa atau penjaga mereka mengetahui tentang permohonan itu dan bersetuju mereka menyertainya.
Ubah suai templat ini
- Tambah atau buang item dalam senarai semak "Di manakah anda paling boleh membantu?" dan "Topik yang anda perlukan bantuan" agar sepadan dengan bidang tumpuan sebenar program anda
- Tambah soalan bersyarat yang hanya muncul untuk mentor dalam bidang tertentu, menggunakan logik papar-jika yang telah tersedia dalam templat
- Tetapkan tarikh tutup jika anda menjalankan pemadanan mengikut kumpulan dan bukannya secara berterusan
- Hadkan jumlah respons jika kapasiti anda hanya mencukupi untuk bilangan tempat mentor atau mentee yang tetap bagi pusingan ini
- Hidupkan salinan PDF melalui e-mel kepada responden supaya pemohon mempunyai rekod perkara yang dihantar
- Tukar folder peti besi tempat setiap respons difailkan, atau failkan permohonan mentor dan mentee di bawah ahli keluarga atau entiti yang berbeza jika anda menjejakinya secara berasingan
Petua untuk borang permohonan program bimbingan yang lebih baik
- Tanya hanya perkara yang diperlukan untuk pemadanan — setiap soalan tambahan memberi satu lagi sebab untuk seseorang meninggalkan borang separuh jalan
- Maklumkan sejak awal jika semakan latar belakang atau rujukan diperlukan kemudian, supaya pemohon tidak terkejut
- Gunakan jawapan "mengapa anda ingin menjadi mentor / apakah yang anda ingin peroleh daripadanya" sebagai penapis pertama — jawapan ini memberikan lebih banyak maklumat tentang kesesuaian berbanding CV
- Pastikan soalan tentang ketersediaan dan minat cukup umum supaya anda tidak menolak padanan yang baik secara tidak sengaja hanya kerana pilihan kecil
- Semak permohonan baharu mengikut jadual tetap (setiap minggu sesuai untuk kebanyakan program) supaya peserta tidak tertunggu-tunggu maklum balas
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Sebaik sahaja seseorang menghantar borang, FileIt menukar jawapan mereka menjadi PDF dan memfailkannya dalam folder peti besi yang anda pilih — permohonan mentor dan mentee berada di tempat yang sama, jadi anda boleh membukanya bersebelahan apabila mula memadankan peserta. Anda (dan sesiapa sahaja yang telah anda tambah) menerima pemberitahuan e-mel bagi setiap respons baharu, manakala pemohon melihat mesej pengesahan yang anda tetapkan, bersama salinan PDF melalui e-mel jika anda mengaktifkan pilihan itu.
Selepas itu, kebanyakan penyelaras program bekerja dari jadual Respons: menapis mengikut peranan untuk melihat mentor dan mentee secara berasingan, membuka PDF individu untuk menyemak jawapan sepenuhnya dan mengeksport ke CSV apabila mereka mahu melakukan pemadanan dalam hamparan. Oleh sebab semuanya melalui satu borang, tiada risiko permohonan mentor dan mentee berakhir dalam sistem yang berbeza.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permohonan program bimbingan: soalan lazim
Adakah templat borang permohonan mentor dan mentee ini percuma?
Ya. Ini ialah salah satu templat sedia guna yang termasuk dalam aplikasi Forms FileIt pada setiap pelan, termasuk pelan percuma. Anda boleh menggunakannya terus atau mengedit setiap soalan dalam pereka bentuk.
Adakah pemohon memerlukan akaun FileIt untuk memohon?
Tidak. Anda berkongsi pautan awam atau menghantar e-mel kepada orang tertentu, dan mereka boleh mengisi serta menghantar borang tanpa mencipta akaun.
Bolehkah satu borang benar-benar mengendalikan mentor dan mentee?
Ya — borang ini menggunakan logik bersyarat supaya pemilihan "Mentor" atau "Mentee" di bahagian atas hanya memaparkan soalan yang berkaitan dengan peranan tersebut. Semua orang tetap dihimpunkan dalam satu set respons untuk anda bandingkan.
Bagaimanakah kami mendapatkan respons selepas itu?
Setiap penghantaran menjadi PDF yang disimpan secara automatik dalam peti besi FileIt anda, dan anda juga boleh melihat setiap respons dalam jadual yang boleh ditapis serta mengeksport semuanya ke CSV.
Adakah persetujuan penjaga mengikat di sisi undang-undang?
Teks persetujuan ini ialah titik permulaan dalam bahasa mudah, bukan jaminan undang-undang. Jika program anda melibatkan kanak-kanak bawah umur, semak dasar perlindungan dan teks persetujuan anda berdasarkan peraturan tempatan sebelum bergantung padanya.
Bolehkah kami mewajibkan semakan latar belakang sebelum seseorang dipadankan?
Borang ini bertanya kepada mentor sama ada mereka bersedia melengkapkannya jika diperlukan, yang membantu mengenal pasti siapa yang bersedia meneruskan proses — tetapi semakan sebenar dikendalikan di luar FileIt melalui penyedia yang digunakan oleh program anda.
Bolehkah kami mengehadkan jumlah pemohon?
Ya, tetapkan jumlah maksimum respons atau tarikh tutup dalam tetapan borang jika anda menerima permohonan secara berperingkat.
Bolehkah kami bertanya soalan yang berbeza untuk skim bimbingan tempat kerja berbanding program belia?
Ya — setiap soalan, pilihan dan halaman dalam templat ini boleh diedit, ditambah atau dibuang dalam pereka bentuk, supaya anda boleh menyesuaikannya dengan program khusus anda.