¿Qué es la plantilla del formulario de inventario de habilidades de empleados?
La mayoría de las organizaciones sabe mucho menos sobre las habilidades de su equipo de lo que cree. El analista que habla portugués, la persona de recepción con experiencia en diseño o el ingeniero cuyo permiso para conducir carretillas elevadoras caduca el mes que viene: nada de eso aparece en el cargo. Un inventario de habilidades reúne toda esa información en un único lugar estructurado.
Esta plantilla pide a cada empleado que se valore en diez habilidades generales, desde la comunicación escrita hasta la elaboración de presupuestos, usando una escala de cinco niveles con una explicación clara de lo que significa cada nivel. Después recoge las habilidades y herramientas especializadas, los idiomas, las cualificaciones y cualquier permiso o certificación que deba renovarse, junto con su fecha de caducidad y una copia del certificado.
Cada perfil se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con los certificados y el CV adjuntos, para que las decisiones sobre personal, formación y proyectos puedan basarse en lo que las personas realmente saben hacer.
- Ideal para
- Personal de RR. HH. y responsables que planifican formación, proyectos, sucesiones o asignación de personal
- Lo completa
- Cada empleado, sobre sí mismo
- Tiempo necesario
- Unos 10–15 minutos
- Incluye
- Una cuadrícula de habilidades de diez filas, apartados sobre idiomas y certificaciones, y cargas de certificados y CV
¿Quién usa un formulario de inventario de habilidades de empleados?
- Crear una matriz de habilidades para un equipo antes de planificar la formación del próximo año
- Encontrar personas con un idioma o una habilidad técnica concretos para un proyecto
- Llevar un control de los permisos y certificaciones que deben renovarse
- Asignar mentores y personas mentorizadas entre departamentos
- Recopilar una referencia inicial antes de una reorganización o del despliegue de un sistema nuevo
Preguntas de este formulario de inventario de habilidades de empleados
23 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico de trabajo*
- Puesto*
- Departamento o equipo
- Oficina o ubicación
- Años de experiencia laboral en total
- Años en esta organización
2 Competencias
- Evalúate en estas competencias generales* Ninguno · Básico · Operativo · Avanzado · Experto
- Competencias especializadas o técnicas
- Programas, sistemas o equipos que conoces bien
3 Idiomas y titulaciones
- ¿Hablas algún idioma además del principal con el que trabajamos?*
- Idiomas y nivel* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Estarías dispuesto a ayudar con traducciones de vez en cuando? solo se pregunta cuando corresponde
- Titulaciones y grados
- ¿Tienes una licencia o certificación que deba renovarse?*
- Nombre de la licencia o certificación* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de vencimiento o renovación* solo se pregunta cuando corresponde
- Copia del certificado solo se pregunta cuando corresponde
4 Intereses
- ¿En qué te interesaría participar? Proyectos entre equipos · Ser mentor de alguien · Tener un mentor · Formar a otras personas · Una asignación temporal o rotación de puesto · Liderar un proyecto · Representarnos en eventos
- Competencias que más te gustaría desarrollar a continuación
- ¿Hay alguna competencia que quizá no conozcamos?
- CV actualizado (opcional)
- Compartición*
El formulario inventario de habilidades de empleados, página por página
1 Sobre ti
El empleado indica su nombre, correo electrónico profesional, cargo, departamento o equipo y ubicación, además del total de años de experiencia laboral y los años que lleva en esta organización.
2 Habilidades
Te valoras en estas habilidades generales mediante una cuadrícula de diez filas: comunicación escrita, presentaciones, planificación y gestión de proyectos, dirección o acompañamiento de personas, trabajo con datos, relaciones con clientes, negociación, elaboración de presupuestos, resolución de problemas y aprendizaje rápido de software nuevo. Cada una se valora como Ninguna, Básica, Funcional, Avanzada o Experta, y el texto de ayuda explica los niveles para que las valoraciones sean comparables.
Un campo de texto libre recoge las habilidades especializadas o técnicas, una por línea y con su nivel, y una breve pregunta indica qué software, sistemas o equipos conoce bien la persona.
3 Idiomas y cualificaciones
Una respuesta afirmativa a ¿Hablas algún idioma además del principal con el que trabajamos? abre un campo obligatorio para indicar los idiomas y niveles, además de una pregunta sobre si la persona puede ayudar con traducciones ocasionalmente. Cualificaciones y títulos se responde en texto libre.
¿Tienes un permiso o certificación que deba renovarse? es obligatorio. Un Sí pide su nombre, su Fecha de caducidad o renovación y una copia del certificado, con un máximo de tres archivos.
4 Intereses
La última página pregunta qué le interesaría hacer al empleado, como participar en proyectos entre equipos, ser mentor o recibir mentoría, formar a otras personas, hacer una adscripción temporal, dirigir un proyecto o representar a la organización en eventos. Puede describir las habilidades que más le gustaría desarrollar, mencionar habilidades que quizá no conozcas de una profesión anterior o de una afición y adjuntar un CV actualizado. Una declaración de consentimiento explica que las respuestas se utilizarán para la planificación y que las verán RR. HH. y su responsable.
Personaliza la plantilla
- Cambia las diez filas de la cuadrícula por las competencias de tu propio marco
- Añade una cuadrícula de habilidades técnicas específicas de tu sector
- Cambia los niveles, por ejemplo, por una escala sencilla de Principiante, Competente y Experto
- Guarda cada perfil en una carpeta por departamento
- Edita la declaración sobre el acceso para indicar exactamente quién verá las respuestas
Consejos para mejorar tu formulario inventario de habilidades de empleados
- Explica por qué haces estas preguntas para que las personas no infravaloren sus capacidades
- Repítelo una vez al año y compara los resultados
- Usa las fechas de caducidad de las certificaciones para planificar las renovaciones con suficiente antelación
- Actúa sobre la página de intereses, aunque sea de forma pequeña, o la gente dejará de responder
- Pide a los responsables que completen una copia para las nuevas incorporaciones que aún no hayan empezado
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
FileIt guarda cada perfil como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas elegido, con el nombre del empleado como título y los certificados y el CV adjuntos al documento. Recibirás una notificación por correo electrónico cuando llegue uno.
Exporta la tabla de respuestas a CSV y cada fila de la cuadrícula se convertirá en su propia columna, para que puedas crear una matriz de habilidades del equipo en una hoja de cálculo, filtrar por idioma o ver quién se ha valorado como Avanzado o Experto en una habilidad.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Inventario de habilidades de empleados: preguntas frecuentes
¿Qué es un inventario de habilidades de empleados?
Es un registro de las habilidades, cualificaciones, idiomas y certificaciones de cada persona, normalmente declarado por ella misma, que te ayuda a planificar la formación, los proyectos y la asignación de personal.
¿Es gratuita esta plantilla de inventario de habilidades?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación Forms de FileIt y puedes cambiar todas las preguntas y los niveles de valoración.
¿Puedo enviarla a todo el mundo a la vez?
Sí. Pega una lista de nombres y correos electrónicos para enviar enlaces personales, controlar quién ha enviado sus respuestas y mandar recordatorios al resto.
¿Me recordará FileIt cuándo caduca una certificación?
El formulario registra la fecha de caducidad y adjunta el certificado al documento guardado. Usa la fecha de la exportación CSV para planificar las renovaciones.
¿Son fiables las autoevaluaciones?
Son un punto de partida. El texto de ayuda define cada nivel para que las valoraciones sean más coherentes, y muchos equipos las revisan después con sus responsables.
¿Puedo añadir nuestro propio marco de competencias?
Sí. Edita las filas y los niveles de la cuadrícula en el diseñador para adaptarlos a tu marco.