¿Qué es la plantilla del formulario de encuesta de análisis de necesidades de formación?
Un análisis de necesidades de formación (TNA) compara las competencias que necesita un equipo con las que tiene, para que inviertas el presupuesto de formación donde más importa. El punto de partida más sencillo es pedir al personal que valore su propia confianza y señale sus prioridades.
Esta encuesta pregunta a cada persona por su puesto y después evalúa su confianza en diez competencias básicas —desde la comunicación escrita hasta el cumplimiento normativo— en una escala que llega hasta «Podría enseñar a otras personas», lo que también te muestra quién podría formar a sus compañeros. Las personas responsables de equipos tienen además una tabla sobre competencias de liderazgo. Todo el mundo elige hasta tres prioridades, explica por qué y señala cualquier licencia o certificación que deba renovarse durante el próximo año, junto con su fecha de caducidad.
Una página final pregunta cómo prefiere aprender cada persona, cuánto tiempo puede dedicar y qué obstáculos encuentra. El nombre es opcional; cada respuesta se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt.
- Ideal para
- Equipos de RR. HH., formación y desarrollo, y responsables que planifican un presupuesto de formación
- Lo completa
- El personal, con nombre opcional
- Tiempo de realización
- Unos 7 minutos
- Incluye
- Tablas de confianza en las competencias, una tabla de liderazgo solo para responsables de equipos, las 3 prioridades principales y fechas de caducidad de certificaciones
¿Quién usa un formulario de encuesta de análisis de necesidades de formación?
- Planificar el calendario y el presupuesto anual de formación
- Encontrar expertos internos que puedan formar a otras personas
- Identificar necesidades de desarrollo del liderazgo para nuevos responsables de equipos
- Recopilar las próximas renovaciones de licencias y certificaciones de todo un equipo
- Elegir entre formatos de aprendizaje online, presencial y de acompañamiento
- Preparar conversaciones de evaluación del desempeño o de planes de desarrollo
Preguntas de este formulario de encuesta de análisis de necesidades de formación
19 preguntas en 4 páginas · incluye preguntas condicionales, varias páginas, valoraciones.
1 Sobre tu puesto
- Tu nombre
- Puesto*
- Departamento o equipo*
- Tiempo en tu puesto actual* Menos de 1 año · 1–3 años · 3–5 años · Más de 5 años
- ¿Gestionas o supervisas a otras personas?*
2 Tus competencias
- ¿Qué confianza tienes en…* Ninguna confianza · Poca confianza · Confianza · Podría enseñárselo a otras personas · No corresponde
- Como responsable de personas, ¿qué confianza tienes en…* solo se pregunta cuando corresponde Ninguna confianza · Poca confianza · Confianza · Podría enseñárselo a otras personas · No corresponde
- Una competencia específica de tu puesto que te gustaría mejorar
3 Prioridades
- Tus principales prioridades de formación para los próximos 12 meses (hasta 3)* Competencias técnicas específicas del puesto · Software y herramientas digitales · Comunicación · Liderazgo y gestión · Atención al cliente · Ventas y negociación · Datos e informes · Salud y seguridad · Cumplimiento y normativa · Bienestar y resiliencia
- ¿Hay algún curso, certificación o competencia específica que te interese?
- ¿Cómo te ayudaría esta formación en tu puesto?
- ¿Tienes alguna licencia o certificación que deba renovarse en los próximos 12 meses?
- ¿Cuál?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Cuándo caduca? solo se pregunta cuando corresponde
4 Cómo te gusta aprender
- ¿Cómo prefieres aprender?* Aula presencial · Sesiones online en directo · Formación online al ritmo que prefieras · Orientación en el puesto de trabajo · Mentoría · Lecturas y guías escritas · Conferencias y eventos externos
- Tiempo que podrías dedicar de forma realista a la formación cada mes Menos de 2 horas · 2–4 horas · 5–8 horas · Más de 8 horas
- ¿Qué dificulta actualmente tu formación? Carga de trabajo · Coste · Turnos u horarios · No saber qué opciones hay disponibles · Falta de apoyo de tu responsable · Desplazamientos · Nada: recibo lo que necesito
- ¿En qué medida apoya actualmente la organización tu desarrollo?*
- ¿Algo más que quieras comentar sobre formación o desarrollo?
El formulario encuesta de análisis de necesidades de formación, página por página
1 Sobre tu puesto
Un nombre opcional y, después, el puesto, el departamento, el tiempo en el puesto y si la persona gestiona un equipo; esto determina si aparece la tabla de liderazgo.
2 Tus competencias
Una tabla evalúa la confianza en diez competencias —comunicación escrita, presentaciones, sistemas básicos, hojas de cálculo y datos, gestión del tiempo, dirección de proyectos, atención al cliente, resolución de problemas, salud y seguridad, y cumplimiento normativo— desde «No tengo confianza» hasta «Podría enseñar a otras personas», o «No es relevante». Las personas responsables de equipos también valoran siete competencias de liderazgo, desde dar feedback y hacer coaching hasta liderar el cambio. Un campo breve recoge una competencia específica del puesto que se quiera mejorar.
3 Prioridades
Las personas encuestadas eligen entre una y tres prioridades de diez áreas (o añaden las suyas), indican cualquier curso o titulación concreta y explican cómo les ayudaría en su puesto. Si una licencia o certificación debe renovarse en los próximos 12 meses, indican cuál es y su fecha de caducidad.
4 Cómo te gusta aprender
Formatos preferidos (presencial, online en directo, a tu ritmo, coaching, mentoría, lectura y conferencias), horas mensuales realistas, obstáculos como la carga de trabajo, el coste o los turnos, una valoración obligatoria con estrellas sobre el apoyo actual de la organización al desarrollo y cualquier otro comentario.
Personaliza la plantilla
- Sustituye las diez competencias por las correspondientes a tus puestos o sector
- Añade un menú desplegable de departamentos en lugar de texto libre para facilitar la agrupación
- Cambia las áreas prioritarias para que coincidan con tu catálogo de cursos
- Haz que el nombre sea obligatorio si quieres planificar el desarrollo individual
- Añade una pregunta sobre el presupuesto por persona o los proveedores preferidos
- Establece una fecha de cierre que coincida con tu ciclo presupuestario
Consejos para mejorar tu formulario encuesta de análisis de necesidades de formación
- Explica cómo se utilizarán las respuestas: las personas se autoevalúan con más sinceridad cuando esto no está vinculado al salario
- Busca las competencias que muchas personas valoran bajo y que son relevantes para su puesto
- Utiliza las respuestas «Podría enseñar a otras personas» para organizar aprendizaje entre compañeros
- Recopila las fechas de certificación en un solo lugar para que no se pasen las renovaciones
- Tómate en serio los obstáculos: la formación para la que nadie tiene tiempo no se hará
- Repite la encuesta cada año para comprobar si mejora la confianza
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada respuesta se guarda como un PDF con el nombre de la persona encuestada (si lo proporciona) en la carpeta de la bóveda que elijas, y recibes una notificación por correo electrónico.
En la tabla de respuestas puedes filtrar por departamento o prioridad y exportar a CSV para crear una matriz de competencias y un plan de formación.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Encuesta de análisis de necesidades de formación: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de análisis de necesidades de formación?
Sí. Es una plantilla inicial de la aplicación FileIt Forms y puedes editar todas las preguntas.
¿El personal tiene que indicar su nombre?
No, el nombre es opcional. Las respuestas identificadas son más útiles para los planes de desarrollo individual.
¿Por qué pregunta por las certificaciones?
Para que puedas ver qué licencias o certificaciones deben renovarse durante el próximo año y planificar la formación antes de que caduquen.
¿Las personas responsables de equipos ven preguntas diferentes?
Sí. Responder que gestionan un equipo añade una tabla de competencias de liderazgo.
¿Puedo limitar cuántas prioridades puede elegir el personal?
La pregunta sobre prioridades ya pide elegir entre una y tres. Puedes cambiar los límites en el diseñador.
¿Necesitan los empleados una cuenta de FileIt?
No. Abren el enlace y completan el formulario.