Quel est le modèle de formulaire revue du renouvellement logiciel ?
Les abonnements logiciels se renouvellent généralement automatiquement, souvent pour une année supplémentaire et souvent avec plus de licences que nécessaire. Un formulaire de revue du renouvellement logiciel propose à chaque responsable métier un contrôle court et structuré avant la date de renouvellement : coût, nombre de licences réellement utilisées, importance de l’outil, éventuelle solution existante et recommandation.
Ce modèle rassemble les informations dont les équipes finance et informatique ont besoin pour agir — « Coût annuel actuel », « Date de renouvellement », délai de préavis de résiliation, « Licences payées » comparées aux « Licences activement utilisées au cours des 90 derniers jours » — ainsi qu’une évaluation du rapport qualité-prix, les données conservées par l’outil et les éventuels problèmes de sécurité. La recommandation finale demande des précisions : combien de licences conserver, pourquoi une mise à niveau est nécessaire ou quel plan de sortie suivre en cas d’annulation.
Le formulaire fonctionne avec l’application Forms de FileIt. Envoyez-le par e-mail à chaque responsable avec une date limite, et chaque revue est classée au format PDF dans votre coffre, avec le devis ou la facture qu’il téléverse.
- Idéal pour
- Les équipes informatiques, finance et opérations qui gèrent les dépenses logicielles
- Rempli par
- Le responsable métier de chaque abonnement
- Temps nécessaire
- Environ 5 à 8 minutes
- Comprend
- Nombre de licences, évaluation de la valeur, échelle de satisfaction des utilisateurs, questions sur les données et la sécurité, relances conditionnelles pour la recommandation
Qui utilise un formulaire revue du renouvellement logiciel ?
- Examiner chaque abonnement SaaS 60 à 90 jours avant son renouvellement
- Réaliser une revue annuelle des dépenses logicielles dans tous les services
- Repérer les outils qui font doublon avec une solution déjà payée
- Ajuster le nombre de licences avant une régularisation
- Recueillir les plans de sortie des outils que vous avez décidé d’annuler
- Créer un calendrier des renouvellements à partir des dates confirmées par les responsables
Questions de ce formulaire revue du renouvellement logiciel
31 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, évaluations.
1 L’abonnement
- Responsable métier (votre nom)*
- Adresse e-mail professionnelle*
- Service*
- Produit ou service*
- Fournisseur*
- Formule ou édition
- Facturation* Mensuelle · Annuelle · Pluriannuelle
- Coût annuel actuel*
- Date de renouvellement*
- Délai de préavis de résiliation (jours)
2 Utilisation et valeur
- Nombre de licences payées
- Nombre de licences utilisées activement au cours des 90 derniers jours
- À quelle fréquence est-il utilisé ?* Tous les jours, par la plupart des utilisateurs · Chaque semaine · Occasionnellement · Rarement ou jamais
- Quelle est son importance pour l’entreprise ?* Critique — le travail s’arrête sans lui · Important — sa perte serait très préjudiciable · Utile, mais non indispensable · Inutile
- Rapport qualité-prix*
- Quel est le degré de satisfaction des utilisateurs ?
- Un autre outil que nous payons déjà remplit-il la même fonction ?*
- Lequel ?* affichée uniquement si applicable
3 Sécurité et solutions alternatives
- Quelles données contient-il ?* Aucune donnée professionnelle · Documents internes · Données clients ou personnelles · Données financières · Mots de passe ou clés · Code source
- Les utilisateurs se connectent-ils avec l’authentification unique ?
- Des incidents ou problèmes de sécurité liés à ce fournisseur se sont-ils produits cette année ?*
- Que s’est-il passé ?* affichée uniquement si applicable
- Le prix change-t-il lors du renouvellement ?* Il reste inchangé · Il augmente · Il diminue · Nous ne le savons pas encore
- Nouveau coût annuel* affichée uniquement si applicable
- Solutions alternatives envisagées
- Devis ou facture de renouvellement
4 Recommandation
- Votre recommandation* Renouveler en l’état · Renouveler avec moins de licences ou une formule inférieure · Renouveler avec plus de licences ou une formule supérieure · Remplacer par un autre outil · Résilier
- Combien de licences devons-nous renouveler ?* affichée uniquement si applicable
- Pourquoi cette mise à niveau ?* affichée uniquement si applicable
- Plan de sortie — exportation des données, personnes concernées, moment où informer les utilisateurs* affichée uniquement si applicable
- Y a-t-il autre chose que les équipes finance ou informatique devraient savoir ?
Le formulaire revue du renouvellement logiciel, page par page
1 L’abonnement
Le responsable indique son nom, son adresse e-mail et son service, puis le produit, le fournisseur, l’offre, la fréquence de facturation, le coût annuel actuel et la date de renouvellement. Le délai de préavis de résiliation rappelle que de nombreux contrats exigent un préavis de 30 à 90 jours.
2 Utilisation et valeur
Les licences payées et les licences activement utilisées au cours des 90 derniers jours sont présentées côte à côte. Le responsable indique la fréquence d’utilisation et répond à la question « Quelle est son importance pour l’entreprise ? », de critique à inutile, puis évalue le rapport qualité-prix sur cinq et la satisfaction des utilisateurs sur une échelle de 1 à 10. Si un autre outil remplit déjà la même fonction, le formulaire demande lequel.
3 Sécurité et alternatives
Une liste de contrôle recense les données conservées par l’outil, de l’absence de données aux données clients, données financières, mots de passe ou code source. Le responsable indique si l’authentification unique est utilisée et si des incidents ou problèmes de sécurité se sont produits cette année, avec une question complémentaire le cas échéant. « Le prix change-t-il au renouvellement ? » demande le nouveau coût lorsqu’il augmente. Les alternatives et jusqu’à deux fichiers — le devis ou la facture de renouvellement — complètent la page.
4 Recommandation
Renouveler sans changement, renouveler avec moins de licences ou une offre moins chère, mettre à niveau, remplacer ou annuler. En cas de réduction, le formulaire demande combien de licences renouveler ; en cas de mise à niveau, il demande pourquoi ; en cas d’annulation, il demande un plan de sortie couvrant l’exportation des données et l’information des utilisateurs. Une dernière zone permet d’indiquer tout autre élément que les équipes finance ou informatique devraient connaître.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la devise des questions de coût pour l’adapter à votre facturation
- Envoyez le formulaire par e-mail à chaque responsable avec une date d’expiration afin de recevoir les revues à temps
- Ajoutez une liste déroulante de centres de coûts si l’équipe finance en a besoin
- Supprimez la page consacrée à la sécurité pour les outils à faible risque, ou dupliquez le formulaire pour chaque niveau
- Classez les revues dans un dossier du coffre pour chaque exercice financier
- Ajoutez une signature d’approbation pour le responsable du budget
Conseils pour un meilleur formulaire revue du renouvellement logiciel
- Envoyez les demandes de revue bien avant le délai de préavis, et non juste avant la date de renouvellement
- Comparez les licences utilisées aux licences payées : l’écart est généralement la source d’économies la plus rapide
- Posez la question des doublons : deux outils pour une même fonction, c’est fréquent après une fusion ou une réorganisation d’équipe
- Prenez le plan de sortie au sérieux avant d’annuler un outil qui conserve des données
- Conservez le devis avec la revue afin de pouvoir vérifier la décision ultérieurement
- Répétez la revue à chaque renouvellement, et pas seulement une fois
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque revue est enregistrée au format PDF dans votre coffre avec le devis ou la facture en pièce jointe, et vous êtes averti par e-mail. Le responsable reçoit sa propre copie pour pouvoir la consulter.
Exportez le tableau des réponses au format CSV pour créer une liste de renouvellements triée par date ou par coût, puis ouvrez le PDF de n’importe quelle revue au moment de négocier avec le fournisseur.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Revue du renouvellement logiciel : questions fréquentes
Ce modèle de revue du renouvellement logiciel est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie de l’application Forms incluse dans chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite.
FileIt annule-t-il ou renouvelle-t-il les abonnements ?
Non. Le formulaire consigne la revue et la recommandation du responsable. C’est à vous d’agir auprès du fournisseur.
Puis-je l’envoyer à plusieurs responsables à la fois ?
Oui. Dans l’onglet Partager, collez une liste de noms et d’adresses e-mail ; chaque personne reçoit son propre lien.
Puis-je modifier la devise ?
Oui. Sélectionnez l’une ou l’autre question de coût dans l’éditeur, puis modifiez sa devise.
Pourquoi demander le nombre de licences utilisées au cours des 90 derniers jours ?
C’est un moyen simple de voir combien de licences sont réellement nécessaires par rapport au nombre que vous payez.
Le responsable a-t-il besoin d’un compte FileIt ?
Non. Il remplit le formulaire à partir du lien reçu par e-mail.