Apakah templat borang semakan pembaharuan perisian?
Langganan perisian biasanya diperbaharui secara automatik, selalunya untuk setahun lagi dan sering kali dengan lebih banyak tempat duduk daripada yang digunakan. Borang semakan pembaharuan perisian meletakkan semakan ringkas dan berstruktur di hadapan pemilik perniagaan setiap alat sebelum tarikh pembaharuan: kosnya, jumlah tempat duduk yang sebenarnya digunakan, kepentingannya, sama ada sesuatu yang lain sudah boleh melaksanakan tugas tersebut dan cadangan mereka.
Templat ini mengumpulkan fakta yang diperlukan oleh bahagian kewangan dan IT untuk bertindak — "Kos semasa setahun", "Tarikh pembaharuan", tempoh notis pembatalan, "Tempat duduk atau lesen yang dibayar" berbanding "Tempat duduk yang digunakan secara aktif dalam 90 hari terakhir" — bersama penilaian berbaloi untuk wang, data yang disimpan oleh alat tersebut dan sebarang kebimbangan keselamatan. Cadangan pada akhir borang meminta butiran khusus: jumlah tempat duduk yang perlu dikekalkan, sebab peningkatan diperlukan atau pelan keluar jika langganan itu patut dibatalkan.
Ia dijalankan dalam aplikasi Forms FileIt. Hantarkannya melalui e-mel kepada setiap pemilik dengan tarikh akhir, dan setiap semakan akan difailkan sebagai PDF dalam peti simpanan anda bersama sebut harga atau invois yang mereka muat naik.
- Sesuai untuk
- Pasukan IT, kewangan dan operasi yang mengurus perbelanjaan perisian
- Diisi oleh
- Pemilik perniagaan bagi setiap langganan
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 5–8 minit
- Termasuk
- Bilangan tempat duduk, penilaian nilai, skala kepuasan pengguna, soalan data dan keselamatan, serta soalan susulan cadangan bersyarat
Siapa yang menggunakan borang semakan pembaharuan perisian?
- Menyemak setiap langganan SaaS 60–90 hari sebelum ia diperbaharui
- Semakan perbelanjaan perisian tahunan merentas semua jabatan
- Mengenal pasti alat yang bertindih dengan sesuatu yang telah anda bayar
- Menyesuaikan bilangan tempat duduk sebelum pelarasan bil
- Mengumpulkan pelan keluar untuk alat yang telah anda putuskan untuk batalkan
- Membina kalendar pembaharuan berdasarkan tarikh yang disahkan oleh pemilik
Soalan dalam borang semakan pembaharuan perisian ini
31 soalan dalam 4 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, penilaian.
1 Langganan
- Pemilik perniagaan (nama anda)*
- E-mel kerja*
- Jabatan*
- Produk atau perkhidmatan*
- Vendor*
- Pelan atau edisi
- Pengebilan* Bulanan · Tahunan · Beberapa tahun
- Kos semasa setahun*
- Tarikh pembaharuan*
- Tempoh notis pembatalan (hari)
2 Penggunaan & nilai
- Bilangan akses atau lesen yang dibayar
- Bilangan akses yang digunakan secara aktif dalam tempoh 90 hari terakhir
- Sejauh mana ia digunakan?* Setiap hari, oleh kebanyakan pengguna yang memilikinya · Setiap minggu · Sekali-sekala · Jarang atau langsung tidak digunakan
- Sejauh mana ia penting kepada perniagaan?* Kritikal — kerja terhenti tanpanya · Penting — sukar jika kehilangannya · Bagus untuk dimiliki · Tidak diperlukan
- Nilai berbanding kos*
- Sejauh mana pengguna berpuas hati?
- Adakah alat lain yang sudah kita bayar menjalankan fungsi yang sama?*
- Alat yang mana?* hanya ditanya jika berkenaan
3 Keselamatan & alternatif
- Apakah data yang disimpannya?* Tiada data perniagaan · Dokumen dalaman · Data pelanggan atau peribadi · Data kewangan · Kata laluan atau kunci · Kod sumber
- Adakah pengguna log masuk menggunakan log masuk tunggal?
- Adakah terdapat sebarang insiden atau kebimbangan keselamatan berkaitan vendor ini pada tahun ini?*
- Apakah yang berlaku?* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah harga berubah semasa pembaharuan?* Kekal sama · Meningkat · Menurun · Belum tahu
- Kos baharu setahun* hanya ditanya jika berkenaan
- Alternatif yang dipertimbangkan
- Sebutharga pembaharuan atau invois
4 Cadangan
- Cadangan anda* Perbaharui seperti sedia ada · Perbaharui dengan lebih sedikit akses atau pelan yang lebih rendah · Perbaharui dengan lebih banyak akses atau pelan yang lebih tinggi · Gantikan dengan alat lain · Batalkan
- Berapa banyak akses yang perlu kita perbaharui?* hanya ditanya jika berkenaan
- Mengapa perlu naik taraf?* hanya ditanya jika berkenaan
- Pelan keluar — eksport data, pihak yang terjejas, masa untuk memaklumkan pengguna* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah perkara lain yang perlu diketahui oleh kewangan atau IT?
Borang semakan pembaharuan perisian, halaman demi halaman
1 Langganan
Pemilik memberikan nama, e-mel dan jabatan mereka, kemudian produk, vendor, pelan, kekerapan bil, kos tahunan semasa dan tarikh pembaharuan. Tempoh notis pembatalan disertakan peringatan bahawa banyak kontrak memerlukan notis 30–90 hari.
2 Penggunaan & nilai
Tempat duduk yang dibayar dan tempat duduk yang digunakan secara aktif dalam 90 hari terakhir dipaparkan bersebelahan. Pemilik menyatakan kekerapan penggunaannya dan menjawab "Sejauh manakah ia penting kepada perniagaan?", daripada kritikal hingga tidak diperlukan, kemudian menilai nilai berbanding kos daripada satu hingga lima serta kepuasan pengguna pada skala 1–10. Jika alat lain sudah melaksanakan tugas yang sama, borang akan bertanya alat yang mana.
3 Keselamatan & alternatif
Senarai semak merekodkan jenis data yang disimpan oleh alat tersebut, daripada tiada data hingga data pelanggan, data kewangan, kata laluan atau kod sumber. Pemilik menyatakan sama ada daftar masuk tunggal digunakan dan sama ada terdapat insiden atau kebimbangan keselamatan tahun ini, dengan soalan susulan jika ada. "Adakah harga berubah semasa pembaharuan?" meminta kos baharu jika harga meningkat. Alternatif dan sehingga dua fail — sebut harga atau invois pembaharuan — melengkapkan halaman ini.
4 Cadangan
Perbaharui seperti sedia ada, perbaharui dengan lebih sedikit tempat duduk atau pelan yang lebih rendah, tingkatkan pelan, gantikan atau batalkan. Pilihan pengurangan meminta jumlah tempat duduk yang perlu diperbaharui, pilihan peningkatan meminta sebabnya dan pilihan pembatalan meminta pelan keluar yang merangkumi pengeksportan data serta pemberitahuan kepada pengguna. Kotak terakhir mencatatkan perkara lain yang perlu diketahui oleh bahagian kewangan atau IT.
Ubah suai templat ini
- Tukar mata wang pada soalan kos agar sepadan dengan bil anda
- Hantar borang melalui e-mel kepada setiap pemilik dengan tarikh luput supaya semakan diterima tepat pada masanya
- Tambah menu lungsur pusat kos jika diperlukan oleh bahagian kewangan
- Buang halaman keselamatan untuk alat berisiko rendah atau gandakan borang bagi setiap peringkat
- Failkan semakan ke dalam folder peti simpanan mengikut tahun kewangan
- Tambah tandatangan kelulusan untuk pemegang bajet
Petua untuk borang semakan pembaharuan perisian yang lebih baik
- Hantar semakan jauh sebelum tempoh notis, bukan hanya sebelum tarikh pembaharuan
- Bandingkan tempat duduk yang digunakan dengan tempat duduk yang dibayar — perbezaan ini biasanya merupakan penjimatan terpantas
- Tanya tentang pertindihan; dua alat yang melakukan satu tugas adalah perkara biasa selepas penggabungan atau perubahan pasukan
- Ambil serius pelan keluar sebelum membatalkan alat yang menyimpan data
- Simpan sebut harga bersama semakan supaya keputusan boleh disemak kemudian
- Ulangi semakan pada setiap pembaharuan, bukan sekali sahaja
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap semakan disimpan sebagai PDF dalam peti simpanan anda bersama sebut harga atau invois yang dilampirkan, dan anda akan dimaklumkan melalui e-mel. Pemilik menerima salinan mereka sendiri untuk rujukan.
Eksport jadual Respons kepada CSV untuk membina senarai pembaharuan yang diisih mengikut tarikh atau kos, dan buka PDF bagi mana-mana semakan apabila tiba masanya untuk berunding dengan vendor.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Semakan pembaharuan perisian: soalan lazim
Adakah templat semakan pembaharuan perisian ini percuma?
Ya. Ia sebahagian daripada aplikasi Forms yang disertakan dalam setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma.
Adakah FileIt membatalkan atau memperbaharui langganan?
Tidak. Borang ini merekodkan semakan dan cadangan pemilik. Anda melaksanakannya dengan vendor.
Bolehkah saya menghantarnya kepada beberapa pemilik serentak?
Ya. Dari tab Kongsi, tampalkan senarai nama dan e-mel, lalu setiap orang akan menerima pautan mereka sendiri.
Bolehkah saya menukar mata wang?
Ya. Pilih mana-mana soalan kos dalam pereka bentuk dan tukar mata wangnya.
Mengapa perlu bertanya tentang tempat duduk yang digunakan dalam 90 hari terakhir?
Ini cara mudah untuk melihat jumlah lesen yang sebenarnya diperlukan berbanding jumlah yang anda bayar.
Adakah pemilik memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Mereka boleh mengisinya melalui pautan dalam e-mel.