¿Qué es la plantilla del formulario de revisión de renovación de software?
Las suscripciones de software suelen renovarse automáticamente, a menudo por otro año y con más licencias de las que se utilizan. Un formulario de revisión de renovaciones de software presenta una comprobación breve y estructurada al responsable de cada herramienta antes de la fecha de renovación: cuánto cuesta, cuántas licencias se utilizan realmente, qué importancia tiene, si otra herramienta ya cumple la misma función y qué recomienda.
Esta plantilla recopila los datos que necesitan Finanzas y TI para actuar: «Coste actual al año», «Fecha de renovación», el plazo de preaviso para cancelar, «Licencias pagadas» frente a «Licencias utilizadas activamente en los últimos 90 días», además de una valoración de la relación calidad-precio, los datos que almacena la herramienta y cualquier preocupación relacionada con la seguridad. La recomendación final pide información concreta: cuántas licencias conservar, por qué se necesita una mejora o un plan de salida si debe cancelarse.
Funciona con la app Forms de FileIt. Envíalo por correo electrónico a cada responsable con una fecha límite y cada revisión se archivará como PDF en tu bóveda, junto con el presupuesto o la factura que adjunte.
- Ideal para
- Equipos de TI, Finanzas y Operaciones que gestionan el gasto en software
- Quién lo completa
- El responsable del negocio de cada suscripción
- Tiempo para completarlo
- Unos 5–8 minutos
- Incluye
- Recuentos de licencias, valoración del valor, escala de satisfacción de los usuarios, preguntas sobre datos y seguridad y seguimientos condicionales de la recomendación
¿Quién usa un formulario de revisión de renovación de software?
- Revisar cada suscripción SaaS entre 60 y 90 días antes de su renovación
- Revisar anualmente el gasto en software de todos los departamentos
- Detectar herramientas que se solapan con otra que ya pagas
- Ajustar el número de licencias antes de una regularización
- Recopilar planes de salida para las herramientas que hayas decidido cancelar
- Crear un calendario de renovaciones a partir de las fechas que confirmen los responsables
Preguntas de este formulario de revisión de renovación de software
31 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, valoraciones.
1 La suscripción
- Responsable del área de negocio (tu nombre)*
- Correo electrónico laboral*
- Departamento*
- Producto o servicio*
- Proveedor*
- Plan o edición
- Facturación* Mensual · Anual · Plurianual
- Costo anual actual*
- Fecha de renovación*
- Plazo de preaviso de cancelación (días)
2 Uso y valor
- Puestos o licencias pagados
- Puestos utilizados activamente en los últimos 90 días
- ¿Con qué frecuencia se utiliza?* A diario, por la mayoría de las personas que lo tienen · Semanalmente · Ocasionalmente · Rara vez o nunca
- ¿Qué importancia tiene para la empresa?* Crítica — el trabajo se detiene sin ella · Importante — perderla sería problemático · Conveniente · No se necesita
- Relación calidad-precio*
- ¿Qué tan satisfechos están los usuarios?
- ¿Otra herramienta que ya pagamos hace el mismo trabajo?*
- ¿Cuál herramienta?* solo se pregunta cuando corresponde
3 Seguridad y alternativas
- ¿Qué datos almacena?* Ningún dato empresarial · Documentos internos · Datos de clientes o personales · Datos financieros · Contraseñas o claves · Código fuente
- ¿Los usuarios inician sesión mediante inicio de sesión único?
- ¿Ha habido incidentes o inquietudes de seguridad relacionados con este proveedor este año?*
- ¿Qué ocurrió?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Cambiará el precio en la renovación?* Se mantiene igual · Aumentará · Disminuirá · Aún no lo sé
- Nuevo costo anual* solo se pregunta cuando corresponde
- Alternativas consideradas
- Cotización o factura de renovación
4 Recomendación
- Tu recomendación* Renovar tal como está · Renovar con menos puestos o un plan inferior · Renovar con más puestos o un plan superior · Sustituir por otra herramienta · Cancelar
- ¿Cuántos puestos debemos renovar?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Por qué actualizar?* solo se pregunta cuando corresponde
- Plan de salida — exportación de datos, a quién afecta, cuándo informar a los usuarios* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Hay algo más que los equipos de finanzas o TI deban saber?
El formulario revisión de renovación de software, página por página
1 La suscripción
El responsable indica su nombre, correo electrónico y departamento, y después el producto, el proveedor, el plan, la frecuencia de facturación, el coste anual actual y la fecha de renovación. El plazo de preaviso para cancelar incluye un recordatorio de que muchos contratos exigen avisar con 30–90 días de antelación.
2 Uso y valor
Las licencias pagadas y las licencias utilizadas activamente en los últimos 90 días aparecen una junto a otra. El responsable indica cuánto se utiliza y responde «¿Qué importancia tiene para el negocio?», desde crítica hasta innecesaria; después valora la relación calidad-precio sobre cinco y la satisfacción de los usuarios en una escala del 1 al 10. Si otra herramienta ya cumple la misma función, el formulario pregunta cuál.
3 Seguridad y alternativas
Una lista de comprobación registra qué datos almacena la herramienta, desde ninguno hasta datos de clientes, datos financieros, contraseñas o código fuente. El responsable indica si se utiliza el inicio de sesión único y si este año ha habido incidentes o preocupaciones de seguridad, con una pregunta adicional en caso afirmativo. «¿Cambiará el precio al renovarse?» pide el nuevo coste cuando vaya a aumentar. Las alternativas y hasta dos archivos —el presupuesto o la factura de renovación— completan la página.
4 Recomendación
Renovar tal cual, renovar con menos licencias o con un plan inferior, mejorar el plan, sustituir o cancelar. Si se reducen licencias, se pregunta cuántas renovar; si se mejora el plan, se pregunta por qué; y si se cancela, se solicita un plan de salida que incluya la exportación de datos y la comunicación a los usuarios. Un último campo permite indicar cualquier otro aspecto que Finanzas o TI deban conocer.
Personaliza la plantilla
- Cambia la moneda de las preguntas sobre costes para adaptarla a tu facturación
- Envía el formulario por correo electrónico a cada responsable con una fecha de caducidad para recibir las revisiones a tiempo
- Añade un menú desplegable de centros de coste si Finanzas lo necesita
- Elimina la página de seguridad para las herramientas de bajo riesgo o duplica el formulario para cada nivel
- Archiva las revisiones en una carpeta de la bóveda por ejercicio fiscal
- Añade una firma de aprobación para la persona responsable del presupuesto
Consejos para mejorar tu formulario revisión de renovación de software
- Envía las revisiones con suficiente antelación al plazo de preaviso, no justo antes de la fecha de renovación
- Compara las licencias utilizadas con las pagadas: la diferencia suele ser la forma más rápida de ahorrar
- Pregunta por posibles solapamientos; es habitual que dos herramientas cumplan la misma función después de fusiones o cambios de equipo
- Tómate en serio el plan de salida antes de cancelar una herramienta que almacena datos
- Conserva el presupuesto junto con la revisión para poder comprobar la decisión más adelante
- Repite la revisión en cada renovación, no solo una vez
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada revisión se guarda como PDF en tu bóveda con el presupuesto o la factura adjunta y recibirás una notificación por correo electrónico. El responsable recibe su propia copia para consultarla.
Exporta la tabla de respuestas a CSV para crear una lista de renovaciones ordenada por fecha o coste y abre el PDF de cualquier revisión cuando llegue el momento de negociar con el proveedor.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Revisión de renovación de software: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla para revisar renovaciones de software?
Sí. Forma parte de la app Forms, incluida en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿FileIt cancela o renueva suscripciones?
No. El formulario registra la revisión y la recomendación del responsable. Tú actúas con el proveedor a partir de esa información.
¿Puedo enviarlo a varios responsables a la vez?
Sí. Desde la pestaña Compartir, pega una lista de nombres y correos electrónicos y cada persona recibirá su propio enlace.
¿Puedo cambiar la moneda?
Sí. Selecciona cualquiera de las dos preguntas sobre costes en el diseñador y cambia la moneda.
¿Por qué se pregunta por las licencias utilizadas en los últimos 90 días?
Es una forma sencilla de comprobar cuántas licencias se necesitan realmente frente a cuántas estás pagando.
¿El responsable necesita una cuenta de FileIt?
No. Lo completa desde el enlace incluido en el correo electrónico.