¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de presupuesto departamental?
La temporada presupuestaria suele traducirse en una docena de hojas de cálculo con una docena de formatos, cada una con su propia idea de lo que cuenta como viajes o software. Este formulario de solicitud de presupuesto departamental hace las mismas preguntas a cada responsable del presupuesto, para que finanzas pueda comparar las propuestas y dedicar las reuniones de revisión a tomar decisiones en lugar de ordenar datos.
Los responsables de departamento indican el presupuesto aprobado y la previsión de gasto de este año, y después los importes del próximo año en nueve categorías de costes operativos, con una justificación para cualquier aumento. Los cambios en la plantilla tienen su propia página, con preguntas de seguimiento sobre los nuevos puestos y las reducciones, y la última página pregunta qué permitirá conseguir el presupuesto y qué se recortaría primero si fuera necesario reducirlo.
Cada propuesta se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con cualquier hoja de cálculo de apoyo adjunta. La tabla de respuestas se exporta a CSV para que puedas incorporar los totales de cada categoría de todos los departamentos a tu modelo presupuestario.
- Ideal para
- Equipos de finanzas que gestionan una ronda presupuestaria anual o de mitad de año
- Lo rellenan
- Los responsables de departamento y del presupuesto
- Tiempo necesario
- Unos 20–30 minutos, una vez calculadas las cifras
- Incluye
- Nueve categorías de costes, preguntas de seguimiento sobre la plantilla, prioridades y carga de archivos para los cálculos
¿Quién usa un formulario de solicitud de presupuesto departamental?
- Un responsable de finanzas recopila los presupuestos operativos del próximo año de ocho departamentos
- El responsable administrativo de un centro escolar reúne las solicitudes presupuestarias de los responsables de cada asignatura
- Una organización sin ánimo de lucro pide a los responsables de programas sus costes antes de una reunión del consejo
- Una empresa en crecimiento pide a los responsables de equipo que justifiquen las nuevas contrataciones para el próximo año
- Una previsión revisada de mitad de año pregunta a los responsables del presupuesto qué ha cambiado y por qué
- Un director financiero quiere dejar registrado el escenario de recortes de cada departamento antes de la ronda final
Preguntas de este formulario de solicitud de presupuesto departamental
30 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Departamento
- Responsable del presupuesto*
- Correo electrónico*
- Departamento*
- Centro de costos
- Año presupuestario*
- Presupuesto aprobado de este año*
- Gasto previsto para este año
- Total solicitado para el próximo año*
- Resumen de los cambios principales*
2 Gastos operativos
- Sueldos y prestaciones
- Contratistas y consultores
- Viajes y alojamiento
- Formación y desarrollo
- Software y suscripciones
- Equipos (por debajo del umbral de capitalización)
- Marketing, eventos y patrocinios
- Instalaciones y espacios
- Otros
- ¿Qué incluye «Otros»?* solo se pregunta cuando corresponde
- Justifica cualquier categoría que aumente*
- Cálculos de respaldo
3 Personal
- Plantilla actual (FTE)*
- Plantilla del próximo año* Sin cambios · Aumento · Disminución
- Nuevos puestos* solo se pregunta cuando corresponde
- Puestos que se reducirán* solo se pregunta cuando corresponde
4 Prioridades y aprobación
- ¿Qué resultados generará este presupuesto?*
- Si hubiera que reducir el presupuesto, ¿qué se eliminaría primero?*
- Ahorros que ya has encontrado
- ¿También tienes previstas adquisiciones de capital?*
- Confirmación*
El formulario solicitud de presupuesto departamental, página por página
1 Departamento
El responsable del presupuesto, su correo electrónico, el departamento y el centro de costes, el año presupuestario, el presupuesto aprobado y el gasto previsto de este año, y el total solicitado para el próximo año, únicamente para costes operativos. Un cuadro resumen recoge en una o dos frases los cambios principales.
2 Costes operativos
Nueve importes opcionales: salarios y prestaciones, contratistas, viajes, formación, software, equipos por debajo del umbral de capitalización, marketing y eventos, instalaciones y otros. Si se introduce un importe en «Otros», se pregunta qué incluye. Un cuadro obligatorio pide al responsable del presupuesto que justifique cualquier categoría que aumente, y permite adjuntar una hoja de cálculo o presupuestos.
El formulario no suma las categorías, por lo que finanzas debe comprobar que coinciden con el total de la primera página.
3 Personas
La plantilla actual expresada en equivalentes a tiempo completo y si se mantiene, aumenta o disminuye. Un aumento pide el título, nivel, mes de incorporación y si es permanente de cada nuevo puesto; una disminución pregunta qué puestos se eliminan y cómo.
4 Prioridades y aprobación
Qué permitirá conseguir el presupuesto y cómo se medirá, qué se recortaría primero si hubiera que reducirlo y qué ahorros ya se han identificado. Si se prevén compras de capital, una nota remite a la solicitud de gastos de capital. El responsable del presupuesto confirma que las cifras se han revisado y son auténticas.
Personaliza la plantilla
- Cambia el nombre de las categorías para adaptarlas a tu plan contable
- Establece en los campos de importe la divisa que utilizas para presentar tus informes
- Añade una fecha límite para que las propuestas dejen de recibirse cuando venza el plazo
- Añade al texto de portada las fechas del calendario presupuestario y de las reuniones de revisión
- Haz obligatoria la carga de los cálculos de apoyo si quieres recibir la hoja de cálculo de todos los departamentos
- Duplica el formulario para cada unidad de negocio si presentan sus propuestas en carpetas separadas de la bóveda
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de presupuesto departamental
- Publica tus supuestos de planificación, como los porcentajes de aumento salarial e inflación, antes de abrir el formulario
- Pide también la previsión de este año, además del presupuesto; la diferencia entre ambos dice mucho
- La pregunta «¿qué recortarías primero?» resulta más útil si dejas claro que no es una trampa
- Entrega a los responsables del presupuesto los datos reales del año pasado por categoría para que partan de ellos
- Exporta las respuestas a CSV cuando se cierre el plazo y crea tu modelo a partir de un único archivo
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada propuesta se convierte en un PDF, con sus archivos adjuntos, y se guarda en la carpeta de la bóveda que hayas elegido. Recibes una notificación por correo electrónico, y puedes añadir un buzón de finanzas o la dirección del director financiero. Los responsables del presupuesto reciben una copia de lo que han enviado para sus propios registros.
Cuando se cierra el plazo, finanzas puede exportar las respuestas a CSV para consolidar los totales por categoría y los cambios en la plantilla, y después utilizar los PDF en las reuniones de revisión con cada departamento.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de presupuesto departamental: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de presupuesto?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la app Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿El formulario suma las categorías?
No. Forms no hace cálculos, por lo que el responsable del presupuesto introduce el total por separado. Conviene comprobar que las categorías suman el total correcto durante la revisión.
¿Puede un departamento enviar un presupuesto revisado?
Sí. El formulario permite más de una respuesta, por lo que se puede enviar una propuesta revisada; la tabla de respuestas muestra la fecha de cada una para que puedas utilizar la más reciente.
¿Dónde se indican las compras de capital?
Este formulario cubre los costes operativos. Si un departamento prevé compras de capital, una nota le remite a la solicitud de gastos de capital, una por cada artículo.
¿Necesitan los responsables de departamento una cuenta de FileIt para enviar un presupuesto?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público o envía invitaciones personales por correo electrónico, y cualquiera podrá rellenarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿Podemos pasar las cifras a una hoja de cálculo?
Sí. Exporta la tabla de respuestas a CSV y cada categoría aparecerá en su propia columna, lista para copiarla en tu modelo presupuestario.