¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de gasto de capital?
Las compras importantes suelen aprobarse —o quedarse bloqueadas— según la solidez de una cadena de correos. Los costes están dispersos, los presupuestos en la bandeja de entrada de alguien y, un año después, nadie encuentra la justificación. Este formulario de solicitud de gasto de capital hace que todas las solicitudes sigan la misma estructura, para que quienes las aprueban puedan compararlas en igualdad de condiciones.
El solicitante detalla la compra, adjunta todos los presupuestos, separa los costes puntuales de los recurrentes y presenta la justificación: beneficios, plazo de recuperación estimado, alternativas consideradas y qué ocurre si la respuesta es negativa. Las preguntas condicionales preguntan qué se sustituye, por qué solo hay un presupuesto y cómo se financiaría un elemento no presupuestado.
Cada solicitud se convierte en un PDF firmado, con los presupuestos adjuntos, y se archiva en tu bóveda, para que exista un registro permanente de qué se solicitó y por qué. Finanzas puede revisar las solicitudes juntas en la tabla de respuestas o exportarlas a CSV para el comité de inversiones.
- Ideal para
- Empresas que aprueban compras de capital con cargo a un presupuesto
- Lo completan
- Responsables y titulares de presupuestos que solicitan la compra de un activo
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 15–20 minutos con los presupuestos preparados
- Incluye
- Carga de presupuestos, desglose de costes, estimación del plazo de recuperación, comprobación presupuestaria y firma
¿Quién usa un formulario de solicitud de gasto de capital?
- Un responsable de operaciones solicita sustituir una máquina de producción que se avería continuamente
- Un responsable de TI solicita renovar un servidor con tres presupuestos de proveedores competidores
- Un responsable de instalaciones propone acondicionar una oficina y necesita conocer los costes recurrentes
- Un responsable de flota solicita dos furgonetas y compara la compra directa con la financiación
- Un responsable de centro señala una compra necesaria por motivos de seguridad que no estaba incluida en el plan de este año
- Un equipo de finanzas reúne todas las solicitudes de inversión en un mismo formato para el comité trimestral
Preguntas de este formulario de solicitud de gasto de capital
36 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 La solicitud
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Departamento*
- Centro de costes
- Centro o ubicación
- Título del proyecto o compra*
- Categoría del activo* Instalaciones y maquinaria · Vehículos · Hardware informático · Software (capitalizado) · Edificios y mejoras · Mobiliario y accesorios · Herramientas y equipos · Otro
- Tipo de solicitud* Activo nuevo · Sustitución · Actualización o ampliación · Salud, seguridad o cumplimiento normativo
- Activo que se sustituye* solo se pregunta cuando corresponde
2 Costes y presupuestos
- ¿Qué se comprará?*
- Proveedor preferido
- Número de presupuestos obtenidos*
- Presupuestos
- ¿Por qué solo hay un proveedor?* solo se pregunta cuando corresponde
- Precio de compra*
- Entrega, instalación y puesta en marcha
- Otros costes puntuales
- Coste total de la inversión*
- Costes operativos anuales
- Vida útil prevista (años)*
- Necesario para*
3 Justificación empresarial
- ¿Por qué es necesario?*
- Principales beneficios* Ahorro de costes · Más ingresos o capacidad · Mejor calidad o fiabilidad · Salud, seguridad o cumplimiento normativo · Sustituye un activo al final de su vida útil · Requisito del cliente o del contrato · Mejora medioambiental
- Ahorro anual o beneficio adicional estimado
- Periodo de recuperación estimado (meses)
- Alternativas consideradas*
- ¿Qué ocurre si no se aprueba?*
- Riesgo de entrega* Bajo — producto estándar, proveedor probado · Medio — requiere cierto trabajo de instalación o integración · Alto — fabricación a medida, nueva tecnología o plazo ajustado
4 Presupuesto y aprobación
- ¿Está incluido en el presupuesto de inversión aprobado?* Sí, en su totalidad · Parcialmente · No, no está presupuestado
- Partida o referencia presupuestaria* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Por qué no se presupuestó y qué podría aplazarse para financiarlo?* solo se pregunta cuando corresponde
- Financiación propuesta* Efectivo / reservas · Arrendamiento o compra a plazos · Préstamo o financiación de activos · Subvención o ayuda
- Responsable del presupuesto o aprobador*
- Correo electrónico del aprobador
- Declaración*
- Firma*
El formulario solicitud de gasto de capital, página por página
1 La solicitud
El nombre, correo electrónico, departamento y centro de costes del solicitante, además del centro de trabajo, un título breve para la compra, una categoría de activo (maquinaria, vehículos, hardware de TI, software, edificios, mobiliario, herramientas) y el tipo de solicitud: nueva, sustitución, mejora o cumplimiento normativo. Al elegir sustitución, se pregunta qué activo se sustituye y qué ocurrirá con él.
2 Costes y presupuestos
Una descripción de lo que se va a comprar, el proveedor preferido y cuántos presupuestos se han obtenido. Se pueden adjuntar hasta cinco presupuestos; si se han obtenido menos de dos, el formulario pregunta por qué. Los costes se dividen en precio de compra, entrega e instalación, otros costes puntuales y el total, mientras que los costes recurrentes anuales, la vida útil prevista y la fecha en que se necesita se mantienen separados.
El formulario no suma el total por ti, así que el texto de ayuda recuerda al solicitante qué debe incluir.
3 Justificación empresarial
Por qué se necesita, los principales beneficios (ahorro de costes, capacidad, calidad, seguridad, fin de vida útil, requisito del cliente, etc.), el ahorro anual estimado o el beneficio adicional y el plazo de recuperación en meses. El solicitante debe describir las alternativas consideradas y qué ocurrirá si no se aprueba, además de valorar el riesgo de ejecución de bajo a alto.
4 Presupuesto y aprobación
¿Está incluido en el presupuesto de inversiones aprobado: sí, parcialmente o no? Se solicita una partida presupuestaria, salvo que no esté presupuestado; todo lo que no esté totalmente presupuestado debe explicar por qué y qué podría aplazarse. El solicitante elige una vía de financiación, indica quién debe aprobarlo y firma una declaración en la que se compromete a no obligar a la empresa hasta que se apruebe la solicitud.
Personaliza la plantilla
- Adapta las categorías de activos a las clases de tu registro de activos fijos
- Incluye tu umbral de capitalización en el texto introductorio para que los elementos pequeños no sigan esta vía
- Cambia la regla de un solo presupuesto para adaptarla a tu política de compras; por ejemplo, pregunta por qué cuando haya menos de tres presupuestos
- Cambia la moneda de los campos de costes si no informas en dólares estadounidenses
- Añade la dirección de correo del comité de inversiones a los emails de notificación
- Añade una tasa mínima de rentabilidad o un plazo de recuperación requerido a la descripción de la página de justificación empresarial
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de gasto de capital
- Pide el coste total de propiedad, no solo el precio; los costes recurrentes suelen ser decisivos
- Un «qué ocurre si no lo hacemos» claro suele ser más convincente que una lista larga de beneficios
- Mantén la estimación del plazo de recuperación clara y realista; quienes aprueban preguntarán cómo se ha calculado
- Revisa las solicitudes aprobadas después de la compra para comprobar si se han obtenido los beneficios prometidos
- Conserva también las solicitudes rechazadas; a menudo vuelven a presentarse al año siguiente
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se convierte en un PDF, con los presupuestos y la firma, y se guarda en la carpeta de la bóveda que elijas. Recibirás un email de inmediato y puedes añadir la dirección del responsable de aprobación o de finanzas para que también reciba una notificación, sin necesidad de tener una cuenta de FileIt. El solicitante recibe una copia de lo que ha enviado.
Finanzas suele revisar la solicitud con la persona responsable de aprobarla y después registra la decisión en tu propio proceso de aprobación. La tabla de respuestas te permite comparar las solicitudes una junto a otra, y la exportación a CSV proporciona al comité una lista de totales, categorías y plazos de recuperación.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de gasto de capital: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de gasto de capital?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la app Forms, disponible en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal cual o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿El formulario calcula el coste total o el plazo de recuperación?
No. Forms no realiza cálculos, así que el solicitante introduce el total y la estimación del plazo de recuperación. El texto de ayuda explica qué debe incluir cada uno.
¿Puede la persona responsable de aprobar firmar la solicitud en el formulario?
El solicitante firma el formulario. La persona responsable de aprobarlo queda indicada y puede recibir una notificación por email; registra su decisión en tu proceso habitual de aprobación o usa la firma electrónica de FileIt para recoger una firma en el PDF si la necesitas.
¿Pueden los solicitantes adjuntar varios presupuestos de proveedores?
Sí, hasta cinco archivos en formato PDF, Word, Excel o imagen. Si se han obtenido menos de dos presupuestos, el formulario pide al solicitante que explique por qué.
¿En qué se diferencia de una solicitud de pago?
Este formulario sirve para obtener aprobación antes de comprometerte a comprar un activo. Una vez aprobada la compra y recibida la factura, una solicitud de pago pide a finanzas que la abone.
¿Necesitan los solicitantes una cuenta de FileIt para enviar una solicitud?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público o envía invitaciones personales por email, y cualquiera podrá completarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿Podemos aceptar solicitudes solo durante el periodo presupuestario?
Sí. Establece una fecha de cierre o un número máximo de respuestas en la configuración del formulario y vuelve a abrirlo cuando comience la siguiente ronda.