Apakah templat borang permintaan perbelanjaan modal?
Pembelian besar biasanya diluluskan atau tersekat berdasarkan kekuatan rangkaian e-mel. Kos bersepah, sebut harga tersimpan dalam peti masuk seseorang, dan tiada siapa dapat menemukan semula alasannya setahun kemudian. Borang permintaan perbelanjaan modal ini memastikan setiap permintaan menggunakan format yang sama supaya pihak pelulus boleh membuat perbandingan yang setara.
Pemohon menerangkan pembelian, melampirkan semua sebut harga, mengasingkan kos sekali bayar daripada kos berterusan dan mengemukakan justifikasi: manfaat, anggaran tempoh pulangan modal, alternatif yang dipertimbangkan serta perkara yang berlaku jika permintaan ditolak. Soalan bersyarat akan bertanya tentang aset yang hendak diganti, sebab hanya satu sebut harga diperoleh dan cara item yang tidak dianggarkan dalam belanjawan akan dibiayai.
Setiap penghantaran menjadi PDF bertandatangan dengan sebut harga dilampirkan dan difailkan dalam peti simpanan anda, jadi terdapat rekod kekal tentang perkara yang diminta dan sebabnya. Bahagian kewangan boleh menyemak permintaan bersama-sama dalam jadual Responses atau mengeksportnya ke CSV untuk jawatankuasa modal.
- Sesuai untuk
- Perniagaan yang meluluskan pembelian modal berdasarkan belanjawan
- Diisi oleh
- Pengurus dan pemegang belanjawan yang meminta pembelian aset
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 15–20 minit dengan sebut harga yang tersedia
- Termasuk
- Muat naik sebut harga, pecahan kos, anggaran tempoh pulangan modal, semakan belanjawan, tandatangan
Siapa yang menggunakan borang permintaan perbelanjaan modal?
- Pengurus operasi meminta penggantian mesin pengeluaran yang kerap rosak
- Ketua IT meminta penyegaran pelayan dengan tiga sebut harga pembekal yang bersaing
- Pengurus fasiliti mencadangkan pengubahsuaian pejabat dan perlu memahami kos berterusan
- Pengurus kenderaan meminta dua van sambil membandingkan pembelian terus dengan pembiayaan
- Ketua tapak mengenal pasti pembelian yang didorong faktor keselamatan tetapi tidak terdapat dalam rancangan tahun ini
- Pasukan kewangan membawa setiap permintaan modal ke dalam satu format untuk jawatankuasa suku tahunan
Soalan dalam borang permintaan perbelanjaan modal ini
36 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Permohonan
- Nama anda*
- E-mel*
- Jabatan*
- Pusat kos
- Tapak atau lokasi
- Tajuk projek atau pembelian*
- Kategori aset* Loji dan jentera · Kenderaan · Perkakasan IT · Perisian (dipermodalkan) · Bangunan dan penambahbaikan · Perabot dan kelengkapan · Alat dan peralatan · Lain-lain
- Jenis permohonan* Aset baharu · Penggantian · Naik taraf atau pengembangan · Kesihatan, keselamatan atau pematuhan
- Aset yang digantikan* hanya ditanya jika berkenaan
2 Kos & sebut harga
- Apakah yang akan dibeli?*
- Pembekal pilihan
- Bilangan sebut harga yang diperoleh*
- Sebut harga
- Mengapa hanya satu pembekal?* hanya ditanya jika berkenaan
- Harga pembelian*
- Penghantaran, pemasangan dan pentauliahan
- Kos sekali bayar lain
- Jumlah kos modal*
- Kos operasi tahunan
- Jangka hayat guna (tahun)*
- Diperlukan pada*
3 Kes perniagaan
- Mengapa perkara ini diperlukan?*
- Faedah utama* Penjimatan kos · Hasil atau kapasiti yang lebih tinggi · Kualiti atau kebolehpercayaan yang lebih baik · Kesihatan, keselamatan atau pematuhan · Menggantikan aset yang telah tamat hayat guna · Keperluan pelanggan atau kontrak · Penambahbaikan alam sekitar
- Anggaran penjimatan tahunan atau keuntungan tambahan
- Anggaran tempoh pulangan modal (bulan)
- Alternatif yang dipertimbangkan*
- Apakah yang berlaku jika permohonan ini tidak diluluskan?*
- Risiko pelaksanaan* Rendah — tersedia terus, pembekal terbukti · Sederhana — terdapat kerja pemasangan atau integrasi · Tinggi — binaan tersuai, teknologi baharu atau tarikh akhir yang ketat
4 Belanjawan & kelulusan
- Adakah perkara ini termasuk dalam belanjawan modal yang diluluskan?* Ya, sepenuhnya · Sebahagian · Tidak, tiada dalam belanjawan
- Baris atau rujukan belanjawan* hanya ditanya jika berkenaan
- Mengapa perkara ini tidak diambil kira dalam belanjawan, dan apakah yang boleh ditangguhkan untuk membiayainya?* hanya ditanya jika berkenaan
- Sumber pembiayaan yang dicadangkan* Tunai / rizab · Pajakan atau sewa beli · Pinjaman atau pembiayaan aset · Geran atau subsidi
- Pemegang belanjawan atau pelulus*
- E-mel pelulus
- Pengakuan*
- Tandatangan*
Borang permintaan perbelanjaan modal, halaman demi halaman
1 Permintaan
Nama, e-mel, jabatan dan pusat kos pemohon, serta tapak, tajuk ringkas pembelian, kategori aset (jentera, kenderaan, perkakasan IT, perisian, bangunan, perabot, alatan) dan jenis permintaan: baharu, penggantian, naik taraf atau pematuhan. Memilih penggantian akan bertanya aset yang diganti dan perkara yang akan berlaku kepadanya.
2 Kos & sebut harga
Penerangan tentang perkara yang dibeli, pembekal pilihan dan bilangan sebut harga yang diperoleh. Sehingga lima sebut harga boleh dilampirkan; jika kurang daripada dua sebut harga diperoleh, borang akan bertanya sebabnya. Kos dipecahkan kepada harga pembelian, penghantaran dan pemasangan, kos sekali bayar lain serta jumlah keseluruhan, manakala kos operasi tahunan, jangka hayat berguna yang dijangka dan tarikh diperlukan diasingkan.
Borang ini tidak menjumlahkan keseluruhan untuk anda, jadi teks bantuan mengingatkan pemohon perkara yang perlu dimasukkan.
3 Justifikasi perniagaan
Sebab ia diperlukan, manfaat utama (penjimatan kos, kapasiti, kualiti, keselamatan, tamat hayat, keperluan pelanggan dan sebagainya), anggaran penjimatan tahunan atau keuntungan tambahan serta tempoh pulangan modal dalam bulan. Pemohon mesti menerangkan alternatif yang dipertimbangkan dan perkara yang berlaku jika permintaan tidak diluluskan, serta menilai risiko pelaksanaan daripada rendah hingga tinggi.
4 Belanjawan & kelulusan
Adakah ia terdapat dalam belanjawan modal yang diluluskan: ya, sebahagian atau tidak? Baris belanjawan diperlukan melainkan item itu tidak dianggarkan dalam belanjawan; apa-apa yang tidak dianggarkan sepenuhnya mesti menerangkan sebabnya dan perkara yang boleh ditangguhkan. Pemohon memilih kaedah pembiayaan dan menamakan pihak pelulus, kemudian menandatangani pengisytiharan bahawa mereka tidak akan membuat komitmen bagi pihak perniagaan sehingga permintaan diluluskan.
Ubah suai templat ini
- Padankan kategori aset dengan kelas dalam daftar aset tetap anda
- Letakkan ambang permodalan anda dalam teks muka hadapan supaya item kecil tidak menggunakan laluan ini
- Ubah peraturan sebut harga tunggal agar sesuai dengan dasar perolehan anda, contohnya dengan meminta sebab jika kurang daripada tiga sebut harga diperoleh
- Ubah mata wang pada medan kos jika anda tidak membuat pelaporan dalam dolar AS
- Tambahkan peti masuk jawatankuasa modal anda pada e-mel pemberitahuan
- Tambahkan kadar halangan atau tempoh pulangan modal yang diperlukan pada penerangan halaman Justifikasi perniagaan
Petua untuk borang permintaan perbelanjaan modal yang lebih baik
- Minta jumlah kos pemilikan, bukan harga sahaja; kos operasi sering menentukan kekuatan justifikasi
- Penjelasan yang jelas tentang 'apa yang berlaku jika kita tidak melakukannya' biasanya lebih meyakinkan daripada senarai manfaat yang panjang
- Pastikan anggaran tempoh pulangan modal jujur dan ringkas; pihak pelulus akan bertanya cara pengiraannya
- Semak permintaan yang diluluskan selepas pembelian untuk melihat sama ada manfaat yang dijanjikan tercapai
- Simpan juga permintaan yang ditolak; permintaan itu sering dikemukakan semula pada tahun berikutnya
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap permintaan ditukar kepada PDF, bersama sebut harga dan tandatangan, lalu disimpan dalam folder peti simpanan yang anda pilih. Anda akan menerima e-mel serta-merta, dan boleh menambah alamat pihak pelulus atau bahagian kewangan supaya mereka turut menerima pemberitahuan, tanpa memerlukan akaun FileIt. Pemohon menerima salinan perkara yang dihantar.
Bahagian kewangan biasanya menyemak permintaan bersama pihak pelulus, kemudian merekodkan keputusan dalam proses kelulusan anda sendiri. Jadual Responses membolehkan anda membandingkan permintaan secara bersebelahan, manakala eksport CSV memberikan jawatankuasa senarai jumlah, kategori dan tempoh pulangan modal.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan perbelanjaan modal: soalan lazim
Adakah templat permintaan perbelanjaan modal ini percuma?
Ya. Ia ialah salah satu templat sedia guna dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma. Gunakannya seadanya atau ubah mana-mana soalan dalam pereka bentuk.
Adakah borang ini mengira jumlah kos atau tempoh pulangan modal untuk kami?
Tidak. Forms tidak melakukan pengiraan, jadi pemohon memasukkan sendiri jumlah keseluruhan dan anggaran tempoh pulangan modal. Teks bantuan menerangkan perkara yang perlu dimasukkan bagi setiap satunya.
Bolehkah pihak pelulus menandatangani permintaan dalam borang?
Borang ini ditandatangani oleh pemohon. Pihak pelulus dinamakan dan boleh diberitahu melalui e-mel; rekodkan keputusan mereka dalam proses kelulusan biasa anda, atau gunakan tandatangan elektronik FileIt untuk mendapatkan tandatangan pada PDF jika diperlukan.
Bolehkah pemohon melampirkan beberapa sebut harga pembekal?
Ya, sehingga lima fail dalam format PDF, Word, Excel atau imej. Jika kurang daripada dua sebut harga diperoleh, borang akan meminta pemohon menjelaskan sebabnya.
Apakah perbezaannya dengan permintaan pembayaran?
Borang ini digunakan untuk mendapatkan kelulusan sebelum anda membuat komitmen untuk membeli aset. Setelah ia diluluskan dan invois diterima, permintaan pembayaran meminta bahagian kewangan membayarnya.
Adakah pemohon memerlukan akaun FileIt untuk menghantar permintaan?
Tidak. Kongsi borang melalui pautan awam atau hantar jemputan e-mel peribadi, dan sesiapa sahaja boleh mengisinya serta menghantarnya tanpa membuat akaun.
Bolehkah kami menerima permintaan hanya dalam tempoh belanjawan?
Ya. Tetapkan tarikh tutup atau bilangan maksimum respons dalam tetapan borang, kemudian bukanya semula apabila pusingan seterusnya bermula.