¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de baja de activos fijos?
Los activos desaparecen sin hacer ruido: un portátil que se entrega a un empleado que se va, una furgoneta que se vende por dinero, maquinaria antigua que el equipo del centro desecha. Meses después, el registro de activos fijos todavía los muestra. Esta solicitud de baja garantiza que cada venta, desecho, donación o baja contable se apruebe primero y que finanzas esté al tanto.
El solicitante identifica el activo por su etiqueta, número de serie y descripción, indica su coste original y valor neto contable, y describe su estado. Para los activos perdidos o robados se necesita una referencia del incidente. La página de baja solicita el método, el motivo, los ingresos previstos y cómo se fijó el precio, si el comprador es una parte vinculada y si el activo contiene datos, además de un certificado de borrado si ya se ha limpiado.
Cada solicitud se convierte en un PDF firmado en tu bóveda. Cuando se completa la baja, finanzas tiene lo necesario para actualizar el registro y contabilizar la ganancia o pérdida.
- Ideal para
- Empresas que mantienen un registro de activos fijos
- Quién lo completa
- Responsables, personal de TI o de mantenimiento que dan de baja un activo
- Tiempo necesario
- Unos 5–8 minutos
- Incluye
- Valor contable, método de baja, comprobación de partes vinculadas, certificado de borrado de datos y firma
¿Quién usa un formulario de solicitud de baja de activos fijos?
- El equipo de TI da de baja un lote de portátiles antiguos mediante un reciclador certificado
- El responsable de la flota entrega una furgoneta como parte del pago de una nueva
- Un empleado compra su antiguo teléfono de empresa
- El equipo de mantenimiento dona mobiliario de oficina a una organización benéfica después de un traslado
- Un responsable del centro da de baja herramientas robadas con una referencia policial
- Finanzas recopila las bajas cada mes para actualizar el registro
Preguntas de este formulario de solicitud de baja de activos fijos
28 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 El activo
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Departamento
- Etiqueta del activo o número de registro*
- Número de serie
- Descripción del activo*
- Ubicación actual
- Fecha de adquisición
- Costo original
- Valor neto contable*
- Estado* Funciona, pero ya no se necesita · Dañado, pero reparable · No es económicamente reparable · Obsoleto · Perdido o robado
- Referencia del informe policial o del incidente* solo se pregunta cuando corresponde
2 Baja
- Método de baja propuesto* Venta a un tercero · Permuta o entrega como parte de pago · Venta a un empleado · Donación · Desecho o reciclaje · Baja contable (perdido, robado o destruido) · Transferencia a otra entidad del grupo
- ¿Por qué darlo de baja ahora?*
- Ingresos esperados*
- ¿Cómo se determinó el precio? Cotizaciones u ofertas por escrito · Oferta de permuta · Valoración independiente · Comparación con anuncios del mercado · No aplica
- Comprador o destinatario
- ¿El comprador es un empleado, directivo o parte relacionada?*
- Relación y cómo se garantizó un precio justo* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿El activo almacena datos?* Sí — ya se borraron; certificado adjunto · Sí — se borrarán antes de que salga · No
- Certificado de borrado de datos* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de baja propuesta*
- Ganancia o pérdida estimada
- Fotografías o documentos justificativos
3 Aprobación
- Responsable del presupuesto que lo aprueba*
- Correo electrónico del aprobador
- Declaración*
- Firma*
El formulario solicitud de baja de activos fijos, página por página
1 El activo
El nombre, correo electrónico y departamento del solicitante; la etiqueta del activo o número de registro; el número de serie y la descripción; dónde se encuentra; cuándo se adquirió; el coste original y el valor neto contable. El estado puede ser funciona pero ya no se necesita, dañado pero reparable, no reparable económicamente, obsoleto o perdido o robado; para los activos perdidos o robados se solicita la referencia policial o del incidente.
2 Baja
El método (venta, entrega como parte del pago, venta a un empleado, donación, desecho o reciclaje, baja contable o transferencia dentro del grupo), por qué se realiza ahora, los ingresos previstos, cómo se fijó el precio y quién es el comprador o destinatario. Si el comprador es un empleado, director o parte vinculada, el formulario pregunta cómo se garantizó un precio justo.
Una pregunta sobre datos solicita indicar si el activo almacena datos y si se han borrado; si es así, se necesita un certificado de borrado. La fecha propuesta, una ganancia o pérdida estimada y las fotos completan la página.
3 Aprobación
El responsable del presupuesto que aprueba y su correo electrónico, una declaración de que el activo no se entregará hasta que se apruebe la baja y se actualice el registro, y la firma del solicitante.
Personaliza la plantilla
- Añade las categorías de tu registro de activos como menú desplegable
- Establece en el texto de portada un umbral a partir del cual deba aprobar el director financiero
- Haz obligatorias las fotos para las ventas, de modo que el estado quede registrado
- Cambia la moneda de los campos de valor
- Añade el correo electrónico de tu equipo de TI a las notificaciones de cualquier activo que almacene datos
- Elimina la opción de transferencia dentro del grupo si eres una empresa independiente
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de baja de activos fijos
- Obtén de finanzas el valor neto contable antes de aprobar; te indica si el precio es razonable
- Revisa con atención las ventas a empleados y partes vinculadas; deben realizarse a un valor justo
- Nunca entregues portátiles, teléfonos ni unidades sin borrarlos, y conserva el certificado
- Recopila las bajas cada mes para que el registro y la depreciación sigan siendo precisos
- Registra las bajas contables cuanto antes, con el informe del incidente, para no perder reclamaciones al seguro
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
La solicitud se convierte en un PDF con la firma, las fotos y cualquier certificado de borrado, guardado en la carpeta de la bóveda que elijas. Recibirás un correo inmediatamente y podrás añadir al responsable de la aprobación o a finanzas.
Una vez aprobada y completada, finanzas retira el activo del registro y registra los ingresos correspondientes. La tabla de respuestas ofrece una lista de bajas por método y valor, y una exportación CSV facilita la conciliación de activos de fin de año.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de baja de activos fijos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de baja de activos fijos?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de la aplicación Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito. Úsala tal como está o cambia cualquier pregunta en el diseñador.
¿Calcula el formulario la ganancia o pérdida?
No. El solicitante puede introducir una estimación, que corresponde a los ingresos menos el valor neto contable, y finanzas calcula la cifra final al contabilizarla.
¿Qué ocurre si el activo se ha perdido o ha sido robado?
Selecciona «Perdido o robado» como estado y el formulario solicitará una referencia del informe policial o del incidente. Elige baja contable como método de baja.
¿Cómo gestiona el formulario los dispositivos que contienen datos?
Pregunta si el activo almacena datos. Si ya se han borrado, debe subirse un certificado de borrado; de lo contrario, el solicitante confirma que se borrarán antes de retirarlo.
¿Necesita el personal una cuenta de FileIt para solicitar una baja?
No. Comparte el formulario mediante un enlace público o envía invitaciones personales por correo electrónico, y cualquiera puede completarlo y enviarlo sin crear una cuenta.
¿Puede actualizar automáticamente nuestro registro de activos?
No. Registra la solicitud y la aprobación. Finanzas actualiza el registro en tu sistema contable o en tu hoja de cálculo.