Quel est le modèle de formulaire demande de sortie d’immobilisation ?
Les actifs disparaissent discrètement : un ordinateur portable donné à un salarié qui quitte l’entreprise, une camionnette vendue contre paiement, une ancienne machine mise au rebut par l’équipe du site. Des mois plus tard, le registre des immobilisations les indique toujours. Ce formulaire de demande de sortie garantit que chaque vente, mise au rebut, donation ou mise en perte est d’abord approuvée et que la finance en est informée.
Le demandeur identifie l’actif par son étiquette, son numéro de série et sa description, en indiquant son coût d’origine et sa valeur nette comptable, ainsi que son état. Pour les actifs perdus ou volés, une référence d’incident est requise. La page de sortie demande la méthode, le motif, le produit attendu et la façon dont le prix a été fixé, si l’acheteur est une partie liée et si l’actif contient des données, avec un certificat d’effacement si elles ont déjà été supprimées.
Chaque demande devient un PDF signé dans votre coffre-fort. Une fois la sortie effectuée, la finance dispose de tout ce dont elle a besoin pour mettre à jour le registre et comptabiliser le gain ou la perte.
- Idéal pour
- Les entreprises qui tiennent un registre des immobilisations
- Rempli par
- Les responsables, le personnel informatique ou les services généraux qui sortent un actif
- Durée de remplissage
- Environ 5 à 8 minutes
- Comprend
- Valeur comptable, méthode de sortie, vérification des parties liées, certificat d’effacement des données, signature
Qui utilise un formulaire demande de sortie d’immobilisation ?
- Le service informatique sort un lot d’anciens ordinateurs portables par l’intermédiaire d’un recycleur certifié
- Un responsable de parc reprend une camionnette lors de l’achat d’un nouveau véhicule
- Un salarié achète son ancien téléphone professionnel
- Les services généraux donnent du mobilier de bureau à une association après un déménagement
- Un responsable de site passe en perte des outils volés avec une référence de rapport de police
- La finance recense chaque mois les sorties pour mettre à jour le registre
Questions de ce formulaire demande de sortie d’immobilisation
28 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 L’actif
- Votre nom*
- Adresse e-mail*
- Service
- Étiquette de l’actif ou numéro d’inventaire*
- Numéro de série
- Description de l’actif*
- Emplacement actuel
- Date d’acquisition
- Coût d’origine
- Valeur nette comptable*
- État* Fonctionnel, mais plus nécessaire · Endommagé, mais réparable · Réparation non rentable · Obsolète · Perdu ou volé
- Référence du rapport de police ou d’incident* affichée uniquement si applicable
2 Sortie d’actif
- Mode de sortie d’actif proposé* Vente à un tiers · Reprise ou échange partiel · Vente à un salarié · Don · Mise au rebut ou recyclage · Passage en perte (perdu, volé ou détruit) · Transfert à une autre entité du groupe
- Pourquoi le sortir maintenant ?*
- Produit attendu*
- Comment le prix a-t-il été fixé ? Devis ou offres écrits · Offre de reprise · Évaluation indépendante · Comparaison avec des annonces du marché · Sans objet
- Acheteur ou bénéficiaire
- L’acheteur est-il un salarié, un administrateur ou une partie liée ?*
- Relation et mesures prises pour garantir un prix équitable* affichée uniquement si applicable
- L’actif contient-il des données ?* Oui — déjà effacées, certificat joint · Oui — elles seront effacées avant la sortie de l’actif · Non
- Certificat d’effacement des données* affichée uniquement si applicable
- Date de sortie d’actif proposée*
- Plus-value ou moins-value estimée
- Photos ou justificatifs
3 Approbation
- Responsable budgétaire approuvant cette demande*
- Adresse e-mail de l’approbateur
- Déclaration*
- Signature*
Le formulaire demande de sortie d’immobilisation, page par page
1 L’actif
Le nom, l’adresse e-mail et le service du demandeur, l’étiquette de l’actif ou son numéro dans le registre, son numéro de série et sa description, son emplacement, sa date d’acquisition, son coût d’origine et sa valeur nette comptable. L’état peut être : en état de fonctionnement mais inutile, endommagé mais réparable, irréparable à un coût raisonnable, obsolète, ou perdu ou volé ; pour un actif perdu ou volé, une référence de rapport de police ou d’incident est demandée.
2 Sortie
La méthode (vente, reprise, vente à un salarié, donation, mise au rebut ou recyclage, passage en perte, ou transfert au sein du groupe), le motif, le produit attendu, la façon dont le prix a été fixé et l’identité de l’acheteur ou du bénéficiaire. Si l’acheteur est un salarié, un administrateur ou une partie liée, le formulaire demande comment un prix équitable a été garanti.
Une question porte sur la présence de données sur l’actif et sur leur effacement ; si elles ont été supprimées, un certificat d’effacement est requis. La date prévue, une estimation du gain ou de la perte et des photos complètent la page.
3 Approbation
Le responsable budgétaire chargé de l’approbation et son adresse e-mail, une déclaration confirmant que l’actif ne sera pas remis avant l’approbation de la sortie et la mise à jour du registre, ainsi que la signature du demandeur.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez les catégories de votre registre des immobilisations sous forme de liste déroulante
- Définissez dans le texte d’introduction un seuil au-delà duquel le directeur financier doit approuver
- Rendez les photos obligatoires pour les ventes afin que l’état de l’actif soit documenté
- Modifiez la devise des champs de valeur
- Ajoutez l’adresse e-mail de votre équipe informatique aux notifications concernant les actifs qui stockent des données
- Supprimez l’option de transfert au sein du groupe si vous êtes une entreprise indépendante
Conseils pour un meilleur formulaire demande de sortie d’immobilisation
- Obtenez la valeur nette comptable auprès de la finance avant l’approbation ; elle vous indique si un prix est raisonnable
- Examinez attentivement les ventes aux salariés et aux parties liées ; elles doivent être réalisées à une juste valeur
- Ne remettez jamais d’ordinateurs portables, de téléphones ou de disques sans effacement des données, et conservez le certificat
- Recensez les sorties chaque mois afin que le registre et les amortissements restent exacts
- Enregistrez rapidement les mises en perte, avec le rapport d’incident, afin de ne pas passer à côté des demandes d’indemnisation auprès de l’assurance
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
La demande devient un PDF comprenant la signature, les photos et tout certificat d’effacement, enregistré dans le dossier du coffre-fort que vous choisissez. Vous recevez immédiatement un e-mail et pouvez ajouter l’approbateur ou la finance.
Une fois la sortie approuvée et effectuée, la finance retire l’actif du registre et enregistre les produits éventuels. Le tableau des réponses fournit une liste des sorties par méthode et par valeur, et un export CSV facilite le rapprochement annuel des immobilisations.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de sortie d’immobilisation : questions fréquentes
Ce modèle de sortie d’immobilisation est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit de l’un des modèles prêts à l’emploi de l’application Forms, disponible dans chaque compte FileIt, y compris avec l’offre gratuite. Utilisez-le tel quel ou modifiez n’importe quelle question dans le concepteur.
Le formulaire calcule-t-il le gain ou la perte ?
Non. Le demandeur peut saisir une estimation, correspondant au produit moins la valeur nette comptable, et la finance calcule le montant définitif lors de la comptabilisation.
Que faire si l’actif a été perdu ou volé ?
Sélectionnez « Perdu ou volé » comme état ; le formulaire demande alors une référence de rapport de police ou d’incident. Choisissez « Passage en perte » comme méthode de sortie.
Comment le formulaire gère-t-il les appareils contenant des données ?
Il demande si l’actif stocke des données. Si elles ont déjà été effacées, un certificat d’effacement doit être téléversé ; sinon, le demandeur confirme qu’elles seront effacées avant la sortie de l’actif.
Le personnel doit-il avoir un compte FileIt pour demander une sortie ?
Non. Partagez le formulaire par lien public ou envoyez des invitations personnelles par e-mail : toute personne peut le remplir et l’envoyer sans créer de compte.
Ce formulaire peut-il mettre automatiquement à jour notre registre des immobilisations ?
Non. Il enregistre la demande et l’approbation. La finance met à jour le registre dans votre système comptable ou votre feuille de calcul.