什么是 软件续订评估 表单模板？
软件订阅往往会自动续订，通常一次续订一年，而且购买的席位数常常多于实际使用数。软件续订评估表会在续订日期前，将一份简短、结构化的检查表交给每项工具的业务负责人：费用是多少、实际使用了多少个席位、它有多重要、是否已有其他工具可以完成同样的工作，以及负责人的建议是什么。
此模板会收集财务和 IT 采取行动所需的事实信息——“当前年度成本”、“续订日期”、取消通知期限、“已付费的席位或许可证”以及“过去 90 天内实际使用的席位”——同时还会记录性价比评分、工具所存储的数据和任何安全问题。最后的建议部分要求提供具体信息：应保留多少个席位、为何需要升级，或如果应取消，取消计划是什么。
它运行在 FileIt 的 Forms 应用中。通过电子邮件发送给每位负责人并设定截止日期，所有评估都会以 PDF 形式归档到你的文件库中，并与他们上传的报价单或发票放在一起。
- 适用对象
- 管理软件支出的 IT、财务和运营团队
- 填写人
- 每项订阅的业务负责人
- 完成时间
- 约 5–8 分钟
- 包含内容
- 席位数量、价值评分、用户满意度量表、数据和安全问题、条件式建议跟进问题
谁会使用 软件续订评估 表单？
- 在每项 SaaS 订阅续订前 60–90 天进行评估
- 对所有部门进行年度软件支出评估
- 发现与已付费工具功能重叠的工具
- 在进行结算调整前合理配置席位数量
- 为决定取消的工具收集退出计划
- 根据负责人确认的日期建立续订日历
此 软件续订评估 表单中的问题
共 4 页，31 个问题 · 包含 文件上传, 条件问题, 多页, 评分.
1 订阅信息
- 业务负责人（您的姓名）*
- 工作邮箱*
- 部门*
- 产品或服务*
- 供应商*
- 套餐或版本
- 计费周期* 月度 · 年度 · 多年
- 当前年度费用*
- 续订日期*
- 取消通知期限（天）
2 使用情况与价值
- 已付费的席位或许可证数量
- 过去 90 天内实际使用的席位数量
- 使用频率如何？* 每天，大多数拥有该工具的人都会使用 · 每周 · 偶尔 · 很少或从不
- 对业务有多重要？* 关键 — 没有它工作将无法进行 · 重要 — 失去它会造成很大不便 · 有它更好 · 不需要
- 性价比*
- 用户满意度如何？
- 我们已经付费的其他工具是否可以完成相同的工作？*
- 哪个工具？* 仅在适用时提问
3 安全性与替代方案
- 其中存储了哪些数据？* 无业务数据 · 内部文档 · 客户或个人数据 · 财务数据 · 密码或密钥 · 源代码
- 用户是否使用单点登录？
- 今年与该供应商是否发生过任何安全事件或存在安全隐患？*
- 发生了什么？* 仅在适用时提问
- 续订时价格是否会发生变化？* 保持不变 · 上涨 · 下降 · 尚不清楚
- 新的年度费用* 仅在适用时提问
- 考虑过的替代方案
- 续订报价单或发票
4 建议
- 您的建议* 按现状续订 · 减少席位或选择更低级别的套餐后续订 · 增加席位或选择更高级别的套餐后续订 · 更换为其他工具 · 取消
- 我们应续订多少个席位？* 仅在适用时提问
- 升级原因是什么？* 仅在适用时提问
- 退出计划 — 数据导出、受影响人员、何时通知用户* 仅在适用时提问
- 财务或 IT 还需要了解其他信息吗？
软件续订评估 表单，逐页查看
1 订阅信息
负责人先填写姓名、电子邮件和部门，然后填写产品、供应商、套餐、计费频率、当前年度成本和续订日期。取消通知期限旁会显示提醒，因为许多合同需要提前 30–90 天通知。
2 使用情况与价值
已付费席位和过去 90 天内实际使用的席位会并列显示。负责人会说明使用频率，并回答“它对业务有多重要？”，选项从关键到不需要；然后按五分制评价性价比，并按 1–10 分评价用户满意度。如果已有其他工具可以完成相同工作，表单会询问具体是哪一个。
3 安全性与替代方案
清单会记录工具存储的数据类型，从无数据到客户数据、财务数据、密码或源代码。负责人会说明是否使用单点登录，以及今年是否发生过安全事件或存在安全疑虑；如有，表单会进一步询问。“续订时价格会变化吗？”如果价格上涨，则要求填写新费用。替代方案以及最多两个文件——续订报价单或发票——完成这一页面。
4 建议
可选择按原方案续订、减少席位或改用更低级别的套餐后续订、升级、替换或取消。选择减少席位时，需要填写要续订的席位数；选择升级时，需要说明原因；选择取消时，需要提供包含数据导出和通知用户在内的退出计划。最后的文本框用于记录财务或 IT 还应了解的其他事项。
定制你的模板
- 将成本问题中的货币更改为与你的计费货币一致
- 通过电子邮件将表单发送给每位负责人，并设置到期时间，确保评估按时返回
- 如果财务需要，添加成本中心下拉菜单
- 对于低风险工具，移除安全页面；或者为每个级别复制一份表单
- 按财务年度将评估归档到文件库文件夹中
- 为预算负责人添加审批签名
填写 软件续订评估 表单的提示
- 在通知期限开始前尽早发送评估，不要等到续订日期临近
- 将已使用席位与已付费席位进行比较——两者之间的差额通常是最快找到节省空间的地方
- 询问功能重叠情况；合并或团队调整后，两个工具完成同一项工作很常见
- 取消存有数据的工具前，务必认真落实退出计划
- 将报价单与评估放在一起，以便日后核查决定依据
- 每次续订时都重复评估，而不是只做一次
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每份评估都会以 PDF 形式保存到你的文件库中，并附上报价单或发票，同时你会收到电子邮件通知。负责人也会收到一份副本，方便日后查阅。
将“回复”表导出为 CSV，即可按日期或成本建立续订清单；需要与供应商谈判时，还可以打开任何评估的 PDF。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
软件续订评估 表单：常见问题
这个软件续订评估表模板免费吗？
是的。它属于 Forms 应用，包含在每个 FileIt 账户中，包括免费套餐。
FileIt 会取消或续订订阅吗？
不会。此表单用于记录负责人的评估和建议。你需要据此与供应商采取行动。
我可以同时发送给多位负责人吗？
可以。在“共享”选项卡中粘贴姓名和电子邮件列表，每个人都会收到自己的链接。
我可以更改货币吗？
可以。在设计器中选择任一成本问题，然后更改其货币。
为什么要询问过去 90 天内使用的席位？
这是一个简单的方法，可以了解实际需要多少个许可证，并与已付费的许可证数量进行比较。
负责人需要 FileIt 账户吗？
不需要。他们可以通过电子邮件中的链接填写表单。