Quel est le modèle de formulaire don de lots pour tombola ?
Les lots de tombola et d’enchères arrivent souvent sous forme d’un mélange d’appels téléphoniques, de notes manuscrites et de bons dans des enveloppes. Le soir de l’événement, plus personne ne sait qui a donné quoi ni quand le bon pour un soin au spa expire. Ce formulaire de don consigne chaque lot avec son titre, sa description, sa valeur estimée, ses restrictions et une photo, ainsi que son mode d’acheminement et la façon dont le donateur souhaite être remercié.
Les entreprises indiquent leur raison sociale et leur site web ; les particuliers ignorent ces questions. Les bons doivent comporter une date d’expiration, les expériences précisent comment le gagnant peut les utiliser, et le choix du retrait permet d’indiquer le meilleur moment. Les donateurs qui souhaitent voir leur logo sur les supports de l’événement peuvent le téléverser, et ceux qui préfèrent rester anonymes peuvent le signaler.
Chaque promesse est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec les photos des lots en pièces jointes, afin de constituer votre liste de lots, votre catalogue d’enchères et vos lettres de remerciement.
- Idéal pour
- Associations de parents d’élèves, associations, clubs, écoles et églises organisant des tombolas et des enchères
- Rempli par
- Entreprises locales et sympathisants particuliers
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Donateur professionnel ou particulier, questions complémentaires selon le type de lot, valeur estimée, téléversement de photos, modalités de retrait, préférences de remerciement
Qui utilise un formulaire don de lots pour tombola ?
- La tombola de la kermesse d’été d’une association de parents d’élèves
- Les enchères silencieuses et en direct d’un gala caritatif
- La tombola du dîner annuel d’un club sportif
- La collecte de paniers gourmands pour la kermesse de Noël d’une église
- Les enchères à l’antenne d’une radio locale
- Une course solidaire proposant des tirages au sort aux participants
Questions de ce formulaire don de lots pour tombola
25 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Don effectué en tant que* Une entreprise · Un particulier
- Nom de l’entreprise* affichée uniquement si applicable
- Nom du contact*
- Adresse e-mail*
- Téléphone
- Adresse
- Site web ou page sur les réseaux sociaux affichée uniquement si applicable
2 Le lot
- Type de lot* Article physique · Carte cadeau ou bon · Expérience ou service · Panier ou corbeille · Contribution en espèces aux lots
- Intitulé du lot*
- Description*
- Valeur estimée*
- Combien en donnez-vous ?
- À quelle activité doit-il être destiné ? Tombola · Vente aux enchères silencieuse · Vente aux enchères en direct · À l’activité où il sera le plus utile
- Date d’expiration du bon ou de l’offre* affichée uniquement si applicable
- Comment le gagnant doit-il le réserver ou l’utiliser ? affichée uniquement si applicable
- Restrictions ou conditions
- Photo du lot
3 Collecte et remerciements
- Comment nous faire parvenir le lot* affichée uniquement si applicable Veuillez venir le récupérer · Je le déposerai · Je l’enverrai par courrier · C’est un bon que j’enverrai par e-mail
- Meilleur moment pour le récupérer* affichée uniquement si applicable
- Disponible à partir du affichée uniquement si applicable
- Comment souhaitez-vous être remercié ? Mention de mon nom dans le programme ou la liste des lots · Logo sur les supports de l’événement · Remerciements sur les réseaux sociaux · Je souhaite que mon don reste anonyme
- Logo affichée uniquement si applicable
- Souhaitez-vous recevoir un reçu de don ou une lettre de remerciement ?
- Acceptez-vous que nous vous contactions au sujet de futurs événements ?
- Don*
Le formulaire don de lots pour tombola, page par page
1 À propos de vous
Les donateurs indiquent s’ils donnent au nom d’une entreprise ou à titre individuel. Les entreprises renseignent leur raison sociale et leur site web. Tout le monde indique un nom de contact, une adresse e-mail, un numéro de téléphone et une adresse pour le retrait et la lettre de remerciement.
2 Le lot
Les donateurs choisissent le type de lot — article physique, carte-cadeau ou bon, expérience ou service, panier garni, contribution en espèces aux lots, ou Autre — puis indiquent un titre, une description, une valeur estimée et une quantité, ainsi que son adéquation à une tombola ou à une enchère. Les bons nécessitent une date d’expiration et les expériences demandent comment le gagnant peut les utiliser. Des restrictions et jusqu’à trois photos peuvent être ajoutées.
3 Retrait et remerciements
Sauf pour les dons en espèces, les donateurs choisissent si vous venez récupérer le lot, s’ils le déposent, l’envoient par courrier ou transmettent un bon par e-mail ; le choix du retrait demande d’indiquer le meilleur moment. Ils choisissent la façon dont ils souhaitent être remerciés — mention dans le programme, logo sur les supports (ce qui ouvre un téléversement de logo), remerciement sur les réseaux sociaux ou anonymat — et indiquent s’ils souhaitent recevoir un reçu et être contactés ultérieurement, avant de confirmer qu’ils sont autorisés à donner le lot.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez le nom et la date de l’événement au texte de couverture afin que les donateurs connaissent la date limite
- Modifiez la devise de la question sur la valeur
- Supprimez les options d’enchères si vous organisez uniquement une tombola
- Ajoutez une question sur le prix du billet si les donateurs peuvent acheter des billets en même temps
- Partagez-le dans un e-mail de demande personnalisé avec les entreprises que vous avez contactées
Conseils pour un meilleur formulaire don de lots pour tombola
- Collectez les lots bien avant l’événement afin d’avoir le temps de les photographier et de les répertorier
- Vérifiez les dates d’expiration des bons par rapport à la date de l’événement : un lot qui expire la semaine suivante est décevant
- Utilisez la valeur estimée pour décider quels lots proposer aux enchères et lesquels inclure dans la tombola
- Remerciez les donateurs de la manière qu’ils ont choisie et ne mentionnez jamais ceux qui ont demandé à rester anonymes
- Conservez les PDF : la demande de l’année prochaine sera plus facile lorsque vous saurez ce que chaque entreprise a donné
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque don est classé au format PDF dans le dossier de coffre-fort de votre choix, avec les photos et le logo en pièces jointes, et vous êtes averti par e-mail. Les donateurs reçoivent une copie comme justificatif de leur promesse si vous avez activé cette option.
Exportez le tableau des réponses au format CSV pour créer votre liste de lots ou votre catalogue d’enchères, un planning de retrait et une liste de remerciements triée selon les préférences de mention.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Don de lots pour tombola : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de don de lots pour tombola est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de tous les comptes FileIt, y compris l’offre gratuite.
Les donateurs peuvent-ils téléverser des photos du lot ?
Oui. Jusqu’à trois photos peuvent être téléversées et elles sont jointes au PDF du don dans votre coffre-fort.
Le formulaire délivre-t-il un reçu fiscal ?
Non. Il demande si le donateur souhaite recevoir un reçu ou une lettre de remerciement, que vous délivrez séparément selon vos propres règles.
Les particuliers peuvent-ils faire un don au même titre que les entreprises ?
Oui. La première question demande s’ils donnent au nom d’une entreprise ou à titre individuel, et les questions réservées aux entreprises sont ignorées pour les particuliers.
Les donateurs doivent-ils avoir un compte FileIt ?
Non. Ils remplissent le formulaire depuis votre lien sans créer de compte.