Quel est le modèle de formulaire inscription des exposants et réservation de stand ?
L’inscription des exposants commence généralement par un e-mail cordial et se termine par des relances pour obtenir les besoins en électricité, une attestation d’assurance manquante et un logo reçu la veille de l’impression du programme. Ce modèle demande tout dès le départ : les informations de l’entreprise pour le guide de l’événement, les jours de présence, le type et les dimensions du stand, l’électricité et le mobilier, les produits vendus ainsi que les documents de conformité demandés par votre lieu d’accueil.
Les questions apparaissent uniquement lorsqu’elles sont pertinentes. Un exposant qui indique vendre des produits alimentaires doit fournir un numéro d’enregistrement de l’activité alimentaire et un certificat d’hygiène ; celui qui utilise du gaz ou du matériel de cuisson doit le décrire et préciser ses mesures de sécurité incendie ; toute personne déchargeant des marchandises au stand indique l’immatriculation et les dimensions du véhicule afin que vous puissiez planifier le calendrier d’accès.
Chaque demande est enregistrée au format PDF signé dans votre coffre-fort FileIt, avec le logo, l’attestation d’assurance et l’évaluation des risques téléversés en pièces jointes. Ainsi, le plan des stands, la préparation de la facturation et les documents destinés au lieu d’accueil proviennent tous d’un seul dossier par exposant.
- Idéal pour
- Les organisateurs de salons professionnels, marchés, foires et expositions qui attribuent des stands
- Rempli par
- Une entreprise ou un groupe qui demande un stand
- Temps nécessaire
- Environ 10 minutes
- Comprend
- Dimensions et type de stand, informations sur l’électricité, location de mobilier, questions sur les produits alimentaires et le gaz, téléversement de l’assurance, signature
Qui utilise un formulaire inscription des exposants et réservation de stand ?
- Un marché artisanal ou de créateurs organisé le week-end et acceptant les candidatures de vendeurs locaux
- Un salon professionnel ou une exposition sectorielle proposant des stands modulaires et des espaces nus
- Un marché de producteurs qui doit recueillir les numéros d’enregistrement de l’activité alimentaire de chaque producteur
- Une kermesse scolaire ou associative qui recueille les informations des stands d’associations et d’entreprises
- Un festival attribuant des emplacements extérieurs avec accès pour les véhicules et alimentation électrique
- Un espace réservé aux sponsors d’une conférence où chaque sponsor réserve une table ou un stand
Questions de ce formulaire inscription des exposants et réservation de stand
39 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Votre entreprise
- Nom de l’entreprise ou nom commercial*
- Contact principal*
- E-mail*
- Téléphone portable le jour de l’événement*
- Site web ou page sur les réseaux sociaux
- Type d’exposant* Détaillant ou artisan · Producteur de produits alimentaires ou de boissons · Entreprise de services · Association caritative ou groupe communautaire · Sponsor · Fabricant ou distributeur
- Adresse de l’entreprise
- Description pour le guide de l’événement
- Logo
2 Votre stand
- Quels jours exposerez-vous ?* Jour 1 · Jour 2 · Jour 3
- Type de stand* Espace nu uniquement (apportez votre propre barnum ou stand) · Stand modulaire (murs et bandeau fournis) · Table uniquement · Emplacement extérieur
- Taille du stand* 2 m × 2 m · 3 m × 2 m · 3 m × 3 m · 6 m × 3 m · Plus grand — précisez ci-dessous
- Taille nécessaire* affichée uniquement si applicable
- Souhaitez-vous un emplacement d’angle si cela est possible ?
- Y a-t-il des exposants dont vous souhaiteriez être proche — ou éloigné ?
- Avez-vous besoin d’électricité ?*
- Que devez-vous brancher ?* affichée uniquement si applicable
- Mobilier à louer Table · Chaises · Étagères de présentation · Armoire fermant à clé · Spots
- Déchargerez-vous un véhicule au niveau du stand ?
- Immatriculation du véhicule affichée uniquement si applicable
- Taille du véhicule affichée uniquement si applicable Voiture · Petite camionnette · Grande camionnette · Camion ou remorque
- Combien de personnes tiendront le stand ?*
3 Produits et conformité
- Que présenterez-vous ou vendrez-vous ?*
- Vendrez-vous ou distribuerez-vous des échantillons de nourriture ou de boissons ?*
- Numéro d’enregistrement ou d’autorisation de l’entreprise alimentaire* affichée uniquement si applicable
- Certificat ou classement en matière d’hygiène alimentaire affichée uniquement si applicable
- Utiliserez-vous du gaz, des flammes nues ou du matériel de cuisson ?*
- Décrivez le matériel et vos mesures de sécurité incendie* affichée uniquement si applicable
- Avez-vous souscrit une assurance responsabilité civile ?*
- Montant de la couverture affichée uniquement si applicable
- Date d’expiration de la police affichée uniquement si applicable
- Attestation d’assurance affichée uniquement si applicable
- Évaluation des risques liés au stand
4 Accord
- E-mail pour la facture
- Numéro de TVA ou numéro fiscal
- Comment avez-vous entendu parler de l’événement ? Déjà exposé auparavant · Un autre exposant · Réseaux sociaux · Invitation par e-mail · Site web de l’événement · Autre
- Y a-t-il autre chose que nous devrions savoir ?
- Conditions applicables aux exposants*
- Signature*
Le formulaire inscription des exposants et réservation de stand, page par page
1 Votre entreprise
La première page recueille les informations à intégrer au guide de l’événement : nom de l’entreprise ou nom commercial, personne à contacter, adresse e-mail, numéro de mobile pour le jour de l’installation, site web, type d’exposant, adresse de l’entreprise, courte description d’environ 50 mots pour le guide et téléversement facultatif d’un logo.
2 Votre stand
Les exposants cochent les jours de présence, choisissent un type de stand — espace nu, stand modulaire, table uniquement ou emplacement extérieur — ainsi que ses dimensions. Le choix de « Plus grand » ouvre un champ pour indiquer les dimensions exactes. Ils peuvent demander un emplacement d’angle ou indiquer les voisins dont ils souhaitent être proches. Une réponse positive concernant l’électricité ouvre une question obligatoire demandant la liste des appareils et leur puissance en watts. Une liste permet de sélectionner le mobilier à louer ; l’indication d’un déchargement depuis un véhicule ouvre des champs pour l’immatriculation et les dimensions du véhicule. La page se termine par le nombre de personnes qui tiendront le stand.
3 Produits et conformité
Les exposants décrivent ce qu’ils présenteront ou vendront. Les vendeurs de produits alimentaires ou de boissons doivent fournir un numéro d’enregistrement ou de permis de l’activité alimentaire et peuvent téléverser un certificat d’hygiène. Toute personne utilisant du gaz, des flammes nues ou du matériel de cuisson doit le décrire et préciser ses mesures de sécurité incendie. Une réponse indiquant la détention d’une assurance responsabilité civile (public liability insurance) ouvre des champs pour le montant de couverture, la date d’expiration de la police et le téléversement d’une attestation ; une évaluation des risques du stand peut également être jointe.
4 Accord
La dernière page recueille une adresse e-mail de facturation, ainsi qu’un numéro fiscal s’il est différent, la manière dont l’exposant a connu l’événement, d’éventuelles remarques, l’acceptation obligatoire de vos conditions applicables aux exposants et une signature.
Personnalisez le modèle
- Remplacez Jour 1, Jour 2 et Jour 3 par les dates réelles de votre événement
- Adaptez les dimensions et les types de stands à votre plan, et ajoutez le prix à chaque libellé d’option si cela aide les exposants à choisir
- Modifiez la devise de la question sur la couverture d’assurance et indiquez dans son texte d’aide la couverture minimale exigée par votre lieu d’accueil
- Supprimez les questions sur les produits alimentaires et le gaz pour un salon intérieur qui ne les autorise pas
- Définissez une date de clôture des candidatures et un nombre maximal de réponses si l’espace est limité
- Classez les demandes dans un dossier par événement et par année, en incluant le nom de l’entreprise dans le titre du document
Conseils pour un meilleur formulaire inscription des exposants et réservation de stand
- Demandez la puissance en watts, et pas seulement « oui pour l’électricité » : quelques bouilloires et radiateurs sur un même circuit suffisent à faire disjoncter l’installation le matin du salon
- Demandez l’attestation d’assurance avant d’attribuer un stand plutôt que le jour même ; le champ de date d’expiration permet de repérer facilement les polices échues
- Gardez la description destinée au guide assez courte pour qu’elle tienne dans votre programme imprimé sans modification
- Indiquez aux exposants dans le message de confirmation quand ils recevront une réponse et à quelle date le paiement sera dû
- Utilisez les réponses « à proximité de » comme simple indication : précisez dans le texte d’aide que l’emplacement n’est pas garanti
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’une entreprise envoie sa demande, FileIt enregistre le formulaire signé au format PDF dans le dossier de coffre-fort choisi, avec le logo, l’attestation d’assurance, le certificat d’hygiène et l’évaluation des risques en pièces jointes, puis vous envoie une notification. Si l’envoi d’une copie au répondant est activé, l’exposant reçoit le même PDF pour ses dossiers.
La plupart des organisateurs utilisent ensuite le tableau Réponses : ils filtrent par jour, type de stand ou alimentation électrique, exportent les données au format CSV pour établir le plan des stands et le programme électrique, puis vérifient les dates d’expiration des assurances avant de confirmer chaque stand.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Inscription des exposants et réservation de stand : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire d’inscription des exposants est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier toutes les questions.
Les exposants doivent-ils avoir un compte FileIt pour envoyer leur demande ?
Non. Partagez un lien public sur le site web de votre événement ou envoyez à chaque entreprise son propre lien : elle peut envoyer sa demande sans créer de compte.
Puis-je encaisser le paiement du stand avec ce formulaire ?
Non, les formulaires FileIt ne traitent pas les paiements. Le formulaire enregistre le stand demandé et l’adresse e-mail de facturation ; vous facturez séparément après avoir confirmé l’emplacement.
Les exposants peuvent-ils téléverser leur attestation d’assurance ?
Oui. Toute personne indiquant détenir une assurance responsabilité civile (public liability insurance) voit apparaître le montant de couverture, la date d’expiration et un champ de téléversement de l’attestation. Les fichiers téléversés sont joints au PDF de la demande dans votre coffre-fort.
Les vendeurs de produits alimentaires verront-ils des questions différentes ?
Oui. Le fait d’indiquer la vente de produits alimentaires ou de boissons ouvre une question obligatoire sur le numéro d’enregistrement de l’activité alimentaire et le téléversement d’un certificat d’hygiène. Les autres exposants ne voient jamais ces questions.
Puis-je arrêter les demandes lorsque la salle est complète ?
Oui. Définissez un nombre maximal de réponses ou une date de clôture dans les paramètres du formulaire, qui cessera automatiquement d’accepter les demandes.