Quel est le modèle de formulaire inscription du personnel et des équipes d’événement ?
Organiser le personnel d’un événement consiste à affecter les bonnes personnes aux bons rôles et à savoir qui est qualifié pour quoi avant leur arrivée sur le site. Ce formulaire d’inscription demande à chaque candidat les rôles qui l’intéressent, les créneaux où il peut travailler pendant le montage, l’événement et le démontage, son expérience et ses qualifications, sa taille d’uniforme et la façon dont il suivra le briefing de sécurité.
Le personnel rémunéré et les bénévoles ne voient pas les mêmes questions. Les candidats rémunérés indiquent leur adresse personnelle et confirment leur droit au travail ; les bénévoles peuvent préciser le groupe avec lequel ils interviennent. Cocher un certificat de premiers secours ou une licence de sécurité affiche la date d’expiration et le numéro de licence, afin que vous puissiez vérifier la couverture avant d’établir le planning.
Chaque inscription est classée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec les copies des certificats en pièces jointes : vous disposez ainsi d’un historique des personnes affectées, de leurs qualifications et de leurs engagements.
- Idéal pour
- Festivals, événements sportifs, courses populaires, conférences et lieux recrutant des agents d’accueil et des équipes
- Rempli par
- Personnel rémunéré et bénévoles
- Temps nécessaire
- Environ 8 minutes
- Comprend
- Liste de contrôle des rôles, grille de disponibilités, dates d’expiration des qualifications, ajout de certificats, choix de formation, contact d’urgence, trois consentements
Qui utilise un formulaire inscription du personnel et des équipes d’événement ?
- Un festival de musique recrutant des agents d’accueil, des agents de parking et une équipe technique
- Un marathon ou une course populaire recrutant des agents de parcours
- Un stade ou une arène constituant une équipe d’agents d’accueil occasionnels
- Une association caritative fournissant des agents d’accueil bénévoles en échange d’un don
- Une conférence recrutant des guides d’accueil et du personnel pour le point d’information
- Une foire départementale ayant besoin d’une équipe pour le montage et le démontage
Questions de ce formulaire inscription du personnel et des équipes d’événement
31 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement, évaluations.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone portable*
- Date de naissance*
- Rémunéré ou bénévole ?* Rémunéré · Bénévole · L’un ou l’autre
- Adresse personnelle affichée uniquement si applicable
- Avez-vous le droit de travailler dans ce pays ?* affichée uniquement si applicable
- Bénévole avec un groupe ? affichée uniquement si applicable
2 Rôles et créneaux
- Quels rôles souhaiteriez-vous exercer ?* Accueil ou gestion des foules · Agent de circulation du parking · Scan des billets et pose des bracelets · Point d’information · Assistance aux personnes en situation de handicap · Coulisses ou liaison avec les artistes · Équipe technique du site (montage et démontage) · Ramassage des déchets et recyclage
- Quels créneaux pouvez-vous assurer ?* Disponible · Peut-être · Indisponible
- Nombre maximal d’heures que vous souhaitez travailler par jour
- Y a-t-il une personne avec laquelle vous souhaiteriez être affecté(e) ?
- Aurez-vous besoin du camping ou d’un hébergement réservé au personnel ?
- Viendrez-vous en voiture sur le site et aurez-vous besoin d’une place de parking réservée au personnel ?
- Taille du vêtement haute visibilité ou du T-shirt* XS · S · M · L · XL · XXL · 3XL
3 Expérience et formation
- Expérience dans l’événementiel* Aucune — ce sera mon premier événement · Quelques événements · Nombreuse — j’ai travaillé sur de nombreux événements
- Événements auxquels vous avez participé affichée uniquement si applicable
- Qualifications et permis Certificat de premiers secours · Licence d’agent de sécurité · Qualification en sécurité des foules ou en accueil · Formation d’équipier d’intervention incendie · Chariot élévateur ou chariot télescopique · Permis de conduire complet · Hygiène alimentaire
- Date d’expiration du certificat de premiers secours affichée uniquement si applicable
- Numéro de licence d’agent de sécurité affichée uniquement si applicable
- Date d’expiration de la licence d’agent de sécurité affichée uniquement si applicable
- Copies des certificats ou permis
- Langues que vous parlez
- Briefing et formation avant l’événement* Je participerai au briefing en présentiel · Je suivrai la formation en ligne · Je ne peux suivre ni l’un ni l’autre avant l’événement
4 Personne à contacter en cas d’urgence et accord
- Nom de la personne à contacter en cas d’urgence*
- Téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence*
- Problèmes de santé ou besoins en matière d’accessibilité dont nous devrions être informés
- Régimes alimentaires particuliers pour les repas de l’équipe
- Code de conduite du personnel*
- Créneaux*
- Vos informations*
Le formulaire inscription du personnel et des équipes d’événement, page par page
1 À propos de vous
Les candidats indiquent leur nom, leur adresse e-mail, leur numéro de mobile et leur date de naissance, puis précisent s’ils souhaitent travailler contre rémunération, faire du bénévolat ou l’un ou l’autre. Les candidats rémunérés indiquent leur adresse personnelle et confirment leur droit au travail ; les bénévoles peuvent préciser le groupe avec lequel ils interviennent.
2 Rôles et créneaux
Les candidats cochent des rôles tels qu’agent d’accueil, agent de parking, contrôle des billets, point d’information, assistance aux personnes à mobilité réduite, liaison avec les artistes, équipe technique ou collecte et recyclage des déchets. Une grille de créneaux couvre le jour du montage, le matin, l’après-midi et le soir des deux jours de l’événement, ainsi que le jour du démontage, avec les choix disponible, peut-être ou indisponible pour chacun. Ils indiquent le nombre maximal d’heures par jour, les personnes avec lesquelles ils aimeraient travailler, leurs besoins en camping et en stationnement, ainsi que leur taille d’uniforme.
3 Expérience et formation
Les candidats décrivent leur expérience des événements ; ceux qui en ont déjà une indiquent les événements auxquels ils ont participé. Une liste de qualifications couvre les premiers secours, la licence de sécurité, la sécurité des foules, la fonction d’agent de sécurité incendie, la conduite de chariots élévateurs, le permis de conduire et l’hygiène alimentaire. La rubrique des premiers secours affiche une date d’expiration ; celle de la licence de sécurité affiche son numéro et sa date d’expiration. Les certificats peuvent être téléversés. Les candidats choisissent un briefing en présentiel ou une formation en ligne ; ceux qui ne peuvent suivre ni l’un ni l’autre voient une note expliquant que la formation est obligatoire.
4 Contact d’urgence et accord
La dernière page recueille les coordonnées d’un contact d’urgence, les besoins médicaux ou d’accessibilité et les exigences alimentaires pour les repas de l’équipe, puis trois consentements obligatoires : le code de conduite du personnel, l’obligation de prévenir l’équipe en cas d’absence à un créneau et l’utilisation de leurs données.
Personnalisez le modèle
- Renommez les lignes de la grille des créneaux avec les jours et horaires réels de votre événement
- Supprimez les options Rémunéré et L’un ou l’autre si tout votre personnel est bénévole, ou Bénévole et L’un ou l’autre pour un recrutement uniquement rémunéré
- Modifiez les rôles pour les adapter au plan de votre site
- Ajoutez un lien vers votre code de conduite et votre formation dans le texte d’introduction
- Définissez un nombre maximal de réponses lorsque votre planning est complet
Conseils pour un meilleur formulaire inscription du personnel et des équipes d’événement
- Vérifiez les dates d’expiration des licences et des certificats de premiers secours par rapport à la date de l’événement, et non à la date du jour
- Affectez d’abord les personnes aux créneaux indiqués comme disponibles, puis utilisez les personnes ayant répondu peut-être pour combler les besoins
- Envoyez le planning et les informations du briefing dans un seul e-mail afin que personne ne manque la formation
- Associez les agents qui débutent à des personnes expérimentées lors de leur premier créneau
- Conservez les PDF après l’événement : ils vous seront utiles pour le recrutement de l’année prochaine
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque inscription est enregistrée au format PDF dans le dossier de coffre-fort de votre choix, avec les certificats en pièces jointes, et vous êtes averti par e-mail. Les candidats reçoivent une copie si l’envoi d’une copie au répondant est activé.
Filtrez le tableau des réponses par rôle, statut rémunéré ou bénévole, ou qualification, puis exportez-le au format CSV pour établir votre planning, commander les uniformes et calculer le nombre de repas de l’équipe.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Inscription du personnel et des équipes d’événement : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire d’inscription du personnel événementiel est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite.
Puis-je l’utiliser uniquement pour des bénévoles ?
Oui. Supprimez les options Rémunéré et L’un ou l’autre de la première question : les questions relatives à l’adresse et au droit au travail n’apparaîtront jamais ; les bénévoles devront indiquer s’ils viennent avec un groupe.
Les candidats peuvent-ils téléverser leurs licences et certificats ?
Oui. Jusqu’à cinq fichiers peuvent être téléversés et sont joints au PDF d’inscription dans votre coffre-fort.
Le formulaire établit-il le planning à ma place ?
Non. La grille des créneaux vous indique les disponibilités de chacun ; vous établissez le planning depuis le tableau des réponses ou un export CSV.
Les candidats doivent-ils avoir un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien peut s’inscrire sans compte.