¿Qué es la plantilla del formulario de inscripción de personal y auxiliares de eventos?
Organizar el personal de un evento significa cubrir el cuadrante con las personas adecuadas para cada función y saber qué cualificación tiene cada una antes de que llegue al lugar. Este formulario de inscripción pregunta a cada candidato qué funciones quiere desempeñar, en qué turnos puede trabajar durante los días de montaje, celebración y desmontaje, qué experiencia y cualificaciones tiene, qué talla de uniforme necesita y cómo completará la sesión informativa de seguridad.
El personal remunerado y el voluntario ven preguntas diferentes. Los candidatos remunerados indican su domicilio y confirman su derecho a trabajar; los voluntarios pueden indicar el grupo con el que colaboran. Al marcar un certificado de primeros auxilios o una licencia de seguridad, aparecen la fecha de caducidad y el número de licencia, para que puedas comprobar la cobertura antes de asignar los turnos.
Cada inscripción se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con copias de los certificados adjuntas: un registro de quién formó parte del cuadrante, para qué estaba cualificado y qué aceptó.
- Ideal para
- Festivales, eventos deportivos, carreras populares, conferencias y recintos que reclutan auxiliares y personal de apoyo
- Lo rellenan
- Personal remunerado y voluntarios
- Tiempo para completarlo
- Unos 8 minutos
- Incluye
- Lista de funciones, cuadrícula de disponibilidad por turnos, caducidades de cualificaciones, carga de certificados, elección de formación, contacto de emergencia y tres consentimientos
¿Quién usa un formulario de inscripción de personal y auxiliares de eventos?
- Un festival de música que recluta auxiliares, personal de control del aparcamiento y equipo del recinto
- Un maratón o una carrera popular que recluta personal de control del recorrido
- Un estadio o pabellón que crea una bolsa de auxiliares ocasionales
- Una organización benéfica que ofrece personal voluntario para eventos a cambio de una donación
- Una conferencia que recluta acomodadores y personal para el punto de información
- Una feria comarcal que necesita personal para el montaje y el desmontaje
Preguntas de este formulario de inscripción de personal y auxiliares de eventos
31 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento, valoraciones.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Móvil*
- Fecha de nacimiento*
- ¿Con remuneración o como voluntario/a?* Con remuneración · Voluntario/a · Cualquiera de las dos opciones
- Domicilio solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tienes derecho a trabajar en este país?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Participas como voluntario/a con un grupo? solo se pregunta cuando corresponde
2 Puestos y turnos
- ¿Qué puestos te interesan?* Control de accesos o gestión de multitudes · Control del aparcamiento · Escaneo de entradas y pulseras · Punto de información · Apoyo a la accesibilidad · Backstage o enlace con artistas · Equipo del recinto (montaje y desmontaje) · Limpieza y reciclaje
- ¿En qué turnos puedes trabajar?* Disponible · Tal vez · No disponible
- ¿Cuántas horas como máximo te gustaría trabajar al día?
- ¿Hay alguien con quien te gustaría compartir turno?
- ¿Necesitarás camping o alojamiento para el personal?
- ¿Irás en coche al recinto y necesitarás aparcamiento para el personal?
- Talla de chaleco de alta visibilidad o camiseta* XS · S · M · L · XL · XXL · 3XL
3 Experiencia y formación
- Experiencia en eventos* Ninguna — es mi primer evento · Alguna — he trabajado en algunos eventos · Mucha — he trabajado en muchos eventos
- Eventos en los que has trabajado solo se pregunta cuando corresponde
- Cualificaciones y licencias Certificado de primeros auxilios · Licencia de seguridad · Cualificación en seguridad de multitudes o control de accesos · Formación como responsable de evacuación · Carretilla elevadora o manipulador telescópico · Permiso de conducir · Higiene alimentaria
- Fecha de caducidad del certificado de primeros auxilios solo se pregunta cuando corresponde
- Número de licencia de seguridad solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de caducidad de la licencia de seguridad solo se pregunta cuando corresponde
- Copias de certificados o licencias
- Idiomas que hablas
- Sesión informativa y formación previas al evento* Asistiré a la sesión informativa presencial · Completaré la formación en línea · No puedo hacer ninguna de las dos antes del evento
4 Contacto de emergencia y acuerdo
- Nombre del contacto de emergencia*
- Teléfono del contacto de emergencia*
- Problemas médicos o necesidades de acceso que debamos conocer
- Necesidades alimentarias para las comidas del equipo
- Código de conducta del personal*
- Turnos*
- Tus datos*
El formulario inscripción de personal y auxiliares de eventos, página por página
1 Sobre ti
Los candidatos indican su nombre, correo electrónico, móvil y fecha de nacimiento, y señalan si quieren trabajar con remuneración, como voluntarios o de cualquiera de las dos formas. Los candidatos remunerados indican su domicilio y confirman su derecho a trabajar; los voluntarios pueden indicar el grupo con el que colaboran.
2 Funciones y turnos
Los candidatos marcan funciones como auxiliar, personal de control del aparcamiento, escaneo de entradas, punto de información, apoyo de accesibilidad, enlace con artistas, equipo del recinto o limpieza y reciclaje. Una cuadrícula de turnos incluye el día de montaje, mañana, tarde y noche de los dos días del evento, y el día de desmontaje, con las opciones disponible, quizá o no disponible para cada uno. También indican el máximo de horas al día, con quién les gustaría trabajar, sus necesidades de acampada y aparcamiento, y su talla de uniforme.
3 Experiencia y formación
Los candidatos describen su experiencia en eventos; quienes tengan experiencia indican en qué eventos anteriores participaron. Una lista de cualificaciones incluye primeros auxilios, licencia de seguridad, seguridad de multitudes, responsable de emergencias y evacuación, carretilla elevadora, permiso de conducir e higiene alimentaria. En primeros auxilios aparece una fecha de caducidad; en licencia de seguridad aparecen el número y la fecha de caducidad. Se pueden cargar certificados. Los candidatos eligen una sesión informativa presencial o formación online, y quienes no puedan hacer ninguna de las dos opciones ven una nota que explica que es obligatorio.
4 Contacto de emergencia y acuerdo
La última página solicita un contacto de emergencia, necesidades médicas o de accesibilidad y requisitos alimentarios para las comidas del equipo. Después incluye tres consentimientos obligatorios: el código de conducta del personal, avisar al equipo si no pueden acudir a un turno y cómo se utilizarán sus datos.
Personaliza la plantilla
- Cambia el nombre de las filas de la cuadrícula de turnos para indicar los días y horarios reales de tu evento
- Elimina las opciones Remunerado y Cualquiera si todo tu personal es voluntario, o Voluntario y Cualquiera si solo reclutas personal remunerado
- Edita las funciones para que coincidan con el plano de tu recinto
- Incluye enlaces a tu código de conducta y a la formación en el texto de portada
- Establece un número máximo de respuestas cuando hayas completado el cuadrante
Consejos para mejorar tu formulario inscripción de personal y auxiliares de eventos
- Comprueba las fechas de caducidad de las licencias y los primeros auxilios en relación con la fecha del evento, no con la fecha de hoy
- Asigna primero los turnos a las personas que han indicado que están disponibles y utiliza las respuestas «quizá» para cubrir los huecos
- Envía el cuadrante y los detalles de la sesión informativa en un solo correo para que nadie se pierda la formación
- Asigna a los auxiliares que participan por primera vez junto a personas con experiencia en su primer turno
- Conserva los PDF después del evento: te resultarán útiles cuando reclutes personal para el año que viene
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada inscripción se guarda como PDF en la carpeta de bóveda que elijas, con los certificados adjuntos, y recibes una notificación por correo electrónico. Los candidatos reciben una copia si la copia para quien responde está activada.
Filtra la tabla de respuestas por función, por personal remunerado o voluntario, o por cualificación, y expórtala a CSV para preparar el cuadrante, el pedido de uniformes y las cantidades de comida para el equipo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Inscripción de personal y auxiliares de eventos: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de inscripción de personal para eventos?
Sí. Está incluida en la app Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito.
¿Puedo utilizarla solo para voluntarios?
Sí. Elimina las opciones Remunerado y Cualquiera de la primera pregunta, y las preguntas sobre el domicilio y el derecho a trabajar no aparecerán; en su lugar, se preguntará a los voluntarios si vienen con un grupo.
¿Pueden los candidatos cargar sus licencias y certificados?
Sí. Se pueden cargar hasta cinco archivos, que se adjuntan al PDF de inscripción en tu bóveda.
¿Crea el cuadrante por mí?
No. La cuadrícula de turnos te indica quién está disponible y cuándo, y tú creas el cuadrante desde la tabla de respuestas o mediante una exportación a CSV.
¿Necesitan los candidatos una cuenta de FileIt?
No. Cualquiera que tenga el enlace puede inscribirse sin tener una cuenta.