¿Qué es la plantilla del formulario de registro de expositores y stands?
La reserva de un stand suele empezar con un correo amable y terminar con la búsqueda de los requisitos eléctricos, un certificado de seguro que falta y un logotipo que llega la noche anterior a que la guía pase a imprenta. Esta plantilla solicita todo desde el principio: los datos de la empresa para la guía del evento, los días a los que asistirán, el tipo y tamaño del stand, la electricidad y el mobiliario, lo que venderán y los documentos de cumplimiento que te pedirá el recinto.
Las preguntas solo aparecen cuando son relevantes. A un proveedor que dice que venderá comida se le solicita un número de registro de empresa alimentaria y un certificado de higiene; a quien use gas o equipos de cocina se le pide que los describa y explique sus medidas de seguridad contra incendios; cualquiera que descargue mercancía en el stand indica la matrícula y el tamaño del vehículo para que puedas planificar el horario de acceso.
Cada solicitud se guarda como un PDF firmado en tu bóveda de FileIt, con el logotipo, el certificado de seguro y la evaluación de riesgos adjuntos, para que el plano, la facturación y la documentación del recinto procedan de un único registro por expositor.
- Ideal para
- Organizadores de ferias comerciales, mercados, ferias y exposiciones que asignan stands
- Quién lo rellena
- Una empresa o grupo que solicita un stand
- Tiempo para completarlo
- Unos 10 minutos
- Incluye
- Tamaño y tipo de stand, detalles de electricidad, alquiler de mobiliario, preguntas sobre comida y gas, carga del seguro y firma
¿Quién usa un formulario de registro de expositores y stands?
- Un mercado artesanal o de creadores de fin de semana que acepta solicitudes de puestos de vendedores locales
- Una feria comercial o exposición sectorial que vende stands modulares y espacios vacíos
- Un mercado agrícola que necesita los números de registro alimentario de cada productor
- Una feria escolar o comunitaria que recopila los datos de puestos de organizaciones benéficas y empresas
- Un festival que asigna espacios exteriores con acceso para vehículos y electricidad
- Una zona para patrocinadores de una conferencia donde cada patrocinador reserva una mesa o stand
Preguntas de este formulario de registro de expositores y stands
39 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tu negocio
- Nombre comercial o razón social*
- Persona de contacto principal*
- Correo electrónico*
- Teléfono móvil durante el evento*
- Sitio web o página en redes sociales
- Tipo de expositor* Minorista o fabricante artesanal · Productor de alimentos o bebidas · Empresa de servicios · Organización benéfica o comunitaria · Patrocinador · Fabricante o distribuidor
- Dirección del negocio
- Descripción para la guía del evento
- Logotipo
2 Tu stand
- ¿Qué días expondrás?* Día 1 · Día 2 · Día 3
- Tipo de stand* Solo espacio (trae tu propia carpa o stand) · Stand modular (incluye paredes y friso) · Solo mesa · Espacio exterior
- Tamaño del stand* 2 m × 2 m · 3 m × 2 m · 3 m × 3 m · 6 m × 3 m · Más grande — indícanoslo abajo
- Tamaño que necesitas* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Te gustaría tener una ubicación en esquina si está disponible?
- ¿Hay alguien cerca de quien te gustaría estar o de quien prefieres alejarte?
- ¿Necesitas electricidad?*
- ¿Qué vas a conectar?* solo se pregunta cuando corresponde
- Mobiliario de alquiler Mesa · Sillas · Estanterías de exposición · Armario con llave · Focos
- ¿Descargarás de un vehículo en el stand?
- Matrícula del vehículo solo se pregunta cuando corresponde
- Tamaño del vehículo solo se pregunta cuando corresponde Coche · Furgoneta pequeña · Furgoneta grande · Camión o remolque
- ¿Cuántas personas atenderán el stand?*
3 Productos y cumplimiento normativo
- ¿Qué expondrás o venderás?*
- ¿Venderás o repartirás muestras de alimentos o bebidas?*
- Número de registro o permiso de empresa alimentaria* solo se pregunta cuando corresponde
- Certificado o calificación de higiene alimentaria solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Utilizarás gas, llamas abiertas o equipos de cocina?*
- Describe el equipo y tus medidas de seguridad contra incendios* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Tienes un seguro de responsabilidad civil?*
- Cobertura solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de vencimiento de la póliza solo se pregunta cuando corresponde
- Certificado del seguro solo se pregunta cuando corresponde
- Evaluación de riesgos del stand
4 Acuerdo
- Correo electrónico para la factura
- Número de IVA o identificación fiscal
- ¿Cómo te enteraste del evento? Ya habías expuesto anteriormente · Otro expositor · Redes sociales · Invitación por correo electrónico · Sitio web del evento · Otro
- ¿Hay algo más que debamos saber?
- Condiciones para expositores*
- Firma*
El formulario registro de expositores y stands, página por página
1 Tu empresa
La primera página recopila lo que aparecerá en la guía del evento: el nombre de la empresa o nombre comercial, la persona de contacto principal, el correo electrónico, un número de móvil para el día del montaje, el sitio web, el tipo de expositor, la dirección de la empresa, una breve descripción para la guía de unas 50 palabras y la carga opcional de un logotipo.
2 Tu stand
Los expositores marcan los días a los que asistirán, eligen un tipo de stand —solo espacio, stand modular, solo mesa o espacio exterior— y un tamaño de stand. Al seleccionar «Más grande», se abre un campo para indicar el tamaño exacto. También pueden solicitar una esquina o indicar con qué vecinos les gustaría estar cerca. Al responder que sí a la electricidad, se abre una pregunta obligatoria para indicar los aparatos y la potencia en vatios. Hay una lista de comprobación para el alquiler de mobiliario y, si indican que descargarán desde un vehículo, se abren campos para la matrícula y el tamaño del vehículo. La página termina preguntando cuántas personas atenderán el stand.
3 Productos y cumplimiento
Los proveedores describen lo que expondrán o venderán. A quienes vendan comida o bebida se les solicita el número de registro o permiso de empresa alimentaria y pueden cargar un certificado de higiene. Cualquiera que use gas, llamas abiertas o equipos de cocina debe describirlos y explicar sus medidas de seguridad contra incendios. Al indicar que tienen un seguro de responsabilidad civil se abren el importe de cobertura, la fecha de vencimiento de la póliza y la carga del certificado; también se puede adjuntar una evaluación de riesgos del stand.
4 Acuerdo
La última página solicita un correo electrónico para las facturas y el número fiscal, si es diferente, cómo se enteraron del evento, cualquier nota, la aceptación obligatoria de tus condiciones para expositores y una firma.
Personaliza la plantilla
- Cambia Día 1, Día 2 y Día 3 por las fechas reales de tu evento
- Adapta los tamaños y tipos de stand a tu plano y añade el precio a la etiqueta de cada opción si ayuda a los expositores a elegir
- Cambia la moneda de la pregunta sobre la cobertura del seguro e indica en el texto de ayuda la cobertura mínima que exige tu recinto
- Elimina las preguntas sobre comida y gas para una feria comercial interior que no los permita
- Establece una fecha límite para las solicitudes y un número máximo de respuestas si el espacio es limitado
- Archiva las solicitudes en una carpeta por evento y año, incluyendo el nombre de la empresa en el título del documento
Consejos para mejorar tu formulario registro de expositores y stands
- Solicita la potencia en vatios, no solo un «sí» a la electricidad: varias teteras y calefactores en un mismo circuito pueden hacer saltar los automáticos la mañana de la feria
- Reclama el certificado de seguro antes de asignar un stand, en lugar de hacerlo el mismo día; el campo de fecha de vencimiento facilita detectar pólizas caducadas
- Mantén breve la descripción para la guía, de modo que encaje en tu programa impreso sin tener que editarla
- Indica a los expositores en el mensaje de confirmación cuándo recibirán respuesta y cuándo vence el pago
- Usa las respuestas sobre la cercanía solo como orientación: deja claro en el texto de ayuda que la ubicación no está garantizada
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando una empresa presenta una solicitud, FileIt guarda la solicitud firmada como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con el logotipo, el certificado de seguro, el certificado de higiene y la evaluación de riesgos adjuntos, y te envía una notificación por correo electrónico. Si está activada la copia para quien responde, el expositor recibe el mismo PDF para sus archivos.
La mayoría de los organizadores trabaja después desde la tabla de Respuestas: filtra por día, tipo de stand o electricidad, exporta a CSV para preparar el plano y el esquema eléctrico, y comprueba las fechas de vencimiento de los seguros antes de confirmar cada stand.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de expositores y stands: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de formulario de registro de expositores es gratuita?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar todas las preguntas.
¿Los expositores necesitan una cuenta de FileIt para solicitar un stand?
No. Comparte un enlace público en el sitio web de tu evento o envía a cada empresa su propio enlace: pueden presentar la solicitud sin crear una cuenta.
¿Puedo cobrar el pago del stand mediante este formulario?
No, los formularios de FileIt no procesan pagos. El formulario registra el stand que han solicitado y un correo electrónico para las facturas; después facturas por separado, una vez confirmada su plaza.
¿Los expositores pueden cargar su certificado de seguro?
Sí. Quien indique que tiene un seguro de responsabilidad civil verá el importe de cobertura, la fecha de vencimiento y un campo para cargar el certificado. Los archivos cargados se adjuntan al PDF de la solicitud en tu bóveda.
¿Los vendedores de comida verán preguntas diferentes?
Sí. Al indicar que venderán comida o bebida, se abre un número obligatorio de registro alimentario y un campo para cargar un certificado de higiene. Los demás expositores nunca verán esas preguntas.
¿Puedo detener las solicitudes cuando se llene el recinto?
Sí. Establece un número máximo de respuestas o una fecha de cierre en la configuración del formulario y este dejará de aceptar solicitudes automáticamente.