Quel est le modèle de formulaire preuve de livraison ?
Une preuve de livraison (Proof of Delivery, POD) est le document qui met fin à la plupart des discussions du type « nous ne l'avons jamais reçue ». Elle indique ce qui a été livré, quand, à qui et dans quel état, avec la signature du destinataire pour le confirmer. Les POD papier se perdent dans les cabines et les signatures illisibles sont difficiles à faire valoir ; un formulaire sur le téléphone du chauffeur conserve tout au même endroit.
Ce modèle suit la livraison au fil de son déroulement. Le chauffeur saisit la référence de livraison, l'heure et l'adresse, décrit les marchandises et compte les colis et les palettes, puis indique le résultat : livraison complète, livraison avec dommages, livraison incomplète ou refusée. Chaque résultat ouvre le suivi approprié : les dommages nécessitent une description et des photos, les manquants une liste de ce qui manque et un refus un motif.
Chaque POD envoyé devient un PDF dans votre coffre-fort FileIt avec ses photos, prêt à être envoyé au client ou joint à une facture ou à une réclamation.
- Idéal pour
- Les coursiers, distributeurs, grossistes et entreprises ayant leurs propres chauffeurs-livreurs
- Rempli par
- Le chauffeur, avec la signature du destinataire sur place
- Durée de remplissage
- Environ 2 à 3 minutes par livraison
- Comprend
- Le suivi des dommages et des manquants, les photos du dépôt, ainsi que les signatures du destinataire et du chauffeur
Qui utilise un formulaire preuve de livraison ?
- Le chauffeur d'un grossiste dépose des palettes dans un restaurant et obtient la signature du responsable
- Une entreprise de mobilier enregistre l'état des marchandises livrées au domicile d'un client
- Un négociant en matériaux de construction confirme une livraison sur un chantier
- Un coursier laisse un colis dans un lieu sûr convenu et le photographie
- Un chauffeur enregistre une livraison refusée et le motif du refus
- Une petite entreprise utilise les POD pour étayer ses factures en cas de litige de paiement
Questions de ce formulaire preuve de livraison
27 questions sur 3 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Détails de la livraison
- Chauffeur*
- Transporteur / entreprise
- Immatriculation du véhicule
- Numéro de livraison / commande*
- Numéro de commande client
- Date de livraison*
- Heure de livraison*
- Livré à (entreprise ou personne)*
- Adresse e-mail du client pour recevoir sa copie
- Adresse de livraison*
2 Marchandises et état
- Marchandises livrées*
- Nombre de colis / cartons*
- Nombre de palettes
- Issue de la livraison* Livraison complète, en bon état · Livraison effectuée — certaines marchandises sont endommagées · Livraison incomplète ou partielle · Livraison refusée par le destinataire
- Quels sont les dommages ?* affichée uniquement si applicable
- Photos des dommages* affichée uniquement si applicable
- Que manque-t-il ?* affichée uniquement si applicable
- Pourquoi la livraison a-t-elle été refusée ?* affichée uniquement si applicable
- Où les marchandises ont-elles été déposées ?* affichée uniquement si applicable Remises au destinataire · Accueil / service courrier · Quai de chargement / réception des marchandises · Lieu sûr convenu · Chez un voisin
- Décrivez le lieu sûr ou le voisin* affichée uniquement si applicable
- Photos au point de livraison
3 Validation
- Nom du destinataire* affichée uniquement si applicable
- Fonction ou lien avec le destinataire affichée uniquement si applicable
- Réception* affichée uniquement si applicable
- Signature du destinataire* affichée uniquement si applicable
- Notes du chauffeur
- Signature du chauffeur*
Le formulaire preuve de livraison, page par page
1 Détails de la livraison
Le nom du chauffeur, le transporteur, l'immatriculation du véhicule, le numéro de livraison ou de commande et le numéro du bon de commande du client (PO) sont saisis en premier, suivis de la date et de l'heure de livraison, de l'identité du destinataire, d'une adresse e-mail facultative pour l'envoi de sa copie et de l'adresse de livraison.
2 Marchandises et état
Le chauffeur décrit les marchandises et enregistre le nombre de colis et de palettes. Le résultat de la livraison est l'un des quatre suivants : complète et en bon état, certaines marchandises endommagées, incomplète ou partielle, ou refusée.
Les livraisons endommagées nécessitent une description et des photos des dommages ; une livraison incomplète nécessite une note indiquant ce qui manque ; un refus nécessite un motif. Pour tout résultat autre qu'un refus, le chauffeur indique où les marchandises ont été déposées — remises en main propre, à la réception, sur le quai de chargement, dans un lieu sûr convenu ou chez un voisin — et tout lieu sûr doit être décrit. Jusqu'à six photos du dépôt peuvent être ajoutées.
3 Validation
Sauf en cas de livraison refusée, le destinataire indique son nom et son poste ou son lien avec le client, confirme la réception sous réserve des dommages ou manquants signalés, puis signe. Le chauffeur peut ajouter des notes et signe chaque POD, y compris les refus.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez vos propres champs de référence, comme le numéro de tournée ou de dépôt
- Rendez les photos du dépôt obligatoires pour chaque livraison
- Modifiez les options de lieu sûr pour les adapter à votre politique de livraison
- Classez les POD par client ou par date
- Rendez l'adresse e-mail du client obligatoire afin que chaque destinataire reçoive sa copie signée
- Adaptez la déclaration de réception à vos conditions de transport
Conseils pour un meilleur formulaire preuve de livraison
- Prenez la photo en faisant apparaître le numéro de la porte ou le panneau du quai
- Notez les dommages avant la signature du destinataire, et non après
- Comptez les colis par rapport au bon de livraison pendant que le destinataire est présent
- Demandez un nom écrit en plus de la signature : il sera plus facile de retrouver la personne ultérieurement
- Enregistrez les refus de manière détaillée ; ce sont les livraisons qui risquent le plus d'être contestées
- Remplissez le POD avant de vous rendre à l'arrêt suivant, pendant que les détails sont encore frais
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque POD est classé au format PDF dans votre coffre-fort FileIt avec ses photos et ses signatures. Si les notifications sont activées, le bureau reçoit un e-mail dès que le chauffeur l'envoie.
La plupart des entreprises recherchent le numéro de livraison dans le tableau des réponses lorsqu'un client pose une question sur un dépôt, joignent le PDF à la facture et exportent les POD au format CSV pour le rapprochement hebdomadaire.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Preuve de livraison : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de preuve de livraison est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l'application Forms avec chaque compte FileIt, y compris l'offre gratuite, et vous pouvez modifier n'importe quelle question pour l'adapter à votre façon de travailler.
Les chauffeurs ont-ils besoin d'un compte FileIt ?
Non. Les chauffeurs ouvrent le lien du formulaire partagé sur leur téléphone et l'envoient sans compte.
Le destinataire peut-il signer sur le téléphone du chauffeur ?
Oui. Le champ de signature fonctionne avec le doigt sur un écran tactile.
Que se passe-t-il en cas de livraison refusée ?
Le chauffeur enregistre le motif et signe. Le nom et la signature du destinataire ne sont pas demandés, et le POD est tout de même classé.
Puis-je prouver où un colis a été déposé ?
Le chauffeur indique où les marchandises ont été déposées, décrit tout lieu sûr ou voisin, et peut joindre jusqu'à six photos.
Un client peut-il recevoir une copie ?
Oui. Saisissez l'adresse e-mail du client sur la première page : une copie du POD signé lui est envoyée lorsque le chauffeur l'envoie. Vous pouvez également transférer le PDF depuis votre coffre-fort.