Apakah templat borang bukti penghantaran?
Bukti penghantaran ialah rekod yang menyelesaikan kebanyakan pertikaian "kami tidak pernah menerimanya". Ia menunjukkan apa yang dihantar, bila, kepada siapa dan dalam keadaan bagaimana, dengan tandatangan penerima sebagai pengesahan. POD kertas mudah hilang di dalam teksi dan tandatangan yang tidak jelas sukar dibuktikan; borang pada telefon pemandu memastikan semuanya terkumpul di satu tempat.
Templat ini mengikuti proses penghantaran semasa ia berlaku. Pemandu memasukkan rujukan penghantaran, masa dan alamat, menerangkan barangan serta mengira bungkusan dan palet, kemudian merekod hasilnya: dihantar lengkap, dihantar dengan kerosakan, tidak lengkap atau ditolak. Setiap hasil membuka tindakan susulan yang betul — kerosakan memerlukan penerangan dan foto, kekurangan memerlukan senarai perkara yang tiada, manakala penolakan memerlukan sebab.
Setiap POD yang dihantar menjadi PDF dalam peti simpanan FileIt anda bersama foto, sedia untuk dihantar kepada pelanggan atau dilampirkan pada invois atau tuntutan.
- Sesuai untuk
- Syarikat kurier, pengedar, pemborong dan perniagaan yang mempunyai pemandu penghantaran sendiri
- Diisi oleh
- Pemandu, dengan tandatangan penerima di depan pintu
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 2–3 minit bagi setiap penghantaran
- Termasuk
- Tindakan susulan untuk kerosakan dan kekurangan, foto lokasi penghantaran, tandatangan penerima dan pemandu
Siapa yang menggunakan borang bukti penghantaran?
- Pemandu pemborong menghantar palet ke restoran dan mendapatkan tandatangan pengurus
- Syarikat perabot merekod keadaan barangan yang dihantar ke rumah pelanggan
- Pembekal bahan binaan mengesahkan penghantaran ke tapak pembinaan
- Syarikat kurier meninggalkan bungkusan di tempat selamat yang dipersetujui dan mengambil fotonya
- Pemandu merekod penghantaran yang ditolak serta sebabnya
- Perniagaan kecil menggunakan POD untuk menyokong invois dalam pertikaian pembayaran
Soalan dalam borang bukti penghantaran ini
27 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Butiran penghantaran
- Pemandu*
- Pengangkut / syarikat
- Nombor pendaftaran kenderaan
- Nombor penghantaran / pesanan*
- Nombor PO pelanggan
- Tarikh penghantaran*
- Masa dihantar*
- Dihantar kepada (syarikat atau individu)*
- E-mel pelanggan untuk salinan mereka
- Alamat penghantaran*
2 Barangan & keadaan
- Barangan yang dihantar*
- Bilangan bungkusan / karton*
- Bilangan palet
- Hasil penghantaran* Dihantar sepenuhnya, dalam keadaan baik · Dihantar — sebahagian barangan rosak · Penghantaran kurang atau sebahagian · Ditolak oleh penerima
- Apakah yang rosak?* hanya ditanya jika berkenaan
- Foto kerosakan* hanya ditanya jika berkenaan
- Apakah yang tiada?* hanya ditanya jika berkenaan
- Mengapakah penghantaran ditolak?* hanya ditanya jika berkenaan
- Di manakah barangan ditinggalkan?* hanya ditanya jika berkenaan Diserahkan kepada penerima · Kaunter penerimaan / bilik mel · Dok pemunggahan / penerimaan barangan · Tempat selamat yang dipersetujui · Dengan jiran
- Huraikan tempat selamat atau jiran tersebut* hanya ditanya jika berkenaan
- Foto di tempat serahan
3 Pengesahan
- Nama penerima* hanya ditanya jika berkenaan
- Jawatan atau hubungan hanya ditanya jika berkenaan
- Penerimaan* hanya ditanya jika berkenaan
- Tandatangan penerima* hanya ditanya jika berkenaan
- Catatan pemandu
- Tandatangan pemandu*
Borang bukti penghantaran, halaman demi halaman
1 Butiran penghantaran
Nama pemandu, syarikat pengangkut, nombor pendaftaran kenderaan, nombor penghantaran atau pesanan dan nombor PO pelanggan dimasukkan terlebih dahulu, diikuti tarikh dan masa penghantaran, pihak yang menerima barangan, e-mel pelanggan pilihan untuk salinan mereka dan alamat penghantaran.
2 Barangan & keadaan
Pemandu menerangkan barangan dan merekod bilangan bungkusan serta palet. Hasil penghantaran ialah salah satu daripada empat pilihan: lengkap dan dalam keadaan baik, sebahagian barangan rosak, tidak lengkap atau penghantaran sebahagian, atau ditolak.
Penghantaran yang rosak memerlukan penerangan dan foto kerosakan; penghantaran yang tidak lengkap memerlukan catatan tentang perkara yang tiada; penolakan memerlukan sebab. Bagi semua pilihan kecuali penolakan, pemandu merekod tempat barangan ditinggalkan — diserahkan kepada penerima, kaunter penerimaan, dok pemunggahan, tempat selamat yang dipersetujui atau jiran — dan tempat selamat perlu diterangkan. Sehingga enam foto lokasi penghantaran boleh ditambah.
3 Pengesahan
Melainkan penghantaran ditolak, penerima memberikan nama dan jawatan atau hubungannya, mengesahkan penerimaan tertakluk pada sebarang kerosakan atau kekurangan yang dicatatkan, kemudian menandatangani. Pemandu boleh menambah catatan dan menandatangani setiap POD, termasuk penghantaran yang ditolak.
Ubah suai templat ini
- Tambah medan rujukan anda sendiri, seperti nombor laluan atau depoh
- Jadikan foto lokasi penghantaran wajib bagi setiap penghantaran
- Ubah pilihan tempat selamat supaya sepadan dengan dasar penghantaran anda
- Failkan POD mengikut pelanggan atau tarikh
- Jadikan e-mel pelanggan wajib supaya setiap penerima menerima salinan yang ditandatangani
- Laraskan pernyataan penerimaan supaya sepadan dengan terma pengangkutan anda
Petua untuk borang bukti penghantaran yang lebih baik
- Ambil foto dengan nombor pintu atau tanda dok kelihatan dalam gambar
- Catat kerosakan sebelum penerima menandatangani, bukan selepas itu
- Kira bungkusan berdasarkan nota penghantaran semasa penerima berada di situ
- Minta nama dicetak selain tandatangan — lebih mudah untuk dijejaki kemudian
- Rekod penolakan dengan lengkap; penghantaran sebegini paling berkemungkinan dipertikaikan
- Lengkapkan POD sebelum memandu ke hentian seterusnya, semasa butirannya masih segar dalam ingatan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap POD difailkan sebagai PDF dalam peti simpanan FileIt anda bersama foto dan tandatangan. Jika pemberitahuan diaktifkan, pejabat menerima e-mel sebaik sahaja pemandu menghantar borang.
Kebanyakan perniagaan mencari dalam jadual Responses mengikut nombor penghantaran apabila pelanggan bertanya tentang sesuatu penghantaran, melampirkan PDF pada invois dan mengeksport POD ke CSV untuk penyelarasan mingguan.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Bukti penghantaran: soalan lazim
Adakah templat borang bukti penghantaran ini percuma?
Ya. Ia disertakan dalam aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, dan anda boleh mengedit mana-mana soalan agar sesuai dengan cara anda bekerja.
Adakah pemandu memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Pemandu membuka pautan borang yang dikongsi pada telefon mereka dan menghantarnya tanpa akaun.
Bolehkah penerima menandatangani pada telefon pemandu?
Ya. Medan tandatangan boleh digunakan dengan jari pada skrin sentuh.
Apa yang berlaku jika penghantaran ditolak?
Pemandu merekod sebabnya dan menandatangani. Nama serta tandatangan penerima tidak diperlukan, dan POD tetap difailkan.
Bolehkah saya membuktikan tempat bungkusan ditinggalkan?
Pemandu memilih tempat barangan ditinggalkan, menerangkan mana-mana tempat selamat atau jiran dan boleh melampirkan sehingga enam foto.
Bolehkah pelanggan mendapatkan salinan?
Ya. Masukkan e-mel pelanggan pada halaman pertama dan salinan POD yang ditandatangani akan dihantar melalui e-mel kepada mereka apabila pemandu menghantar borang. Anda juga boleh meneruskan PDF itu daripada peti simpanan anda.