¿Qué es la plantilla del formulario de comprobante de entrega?
Un comprobante de entrega es el registro que pone fin a la mayoría de las conversaciones de «nunca lo recibimos». Muestra qué se entregó, cuándo, a quién y en qué estado, con la firma del receptor como confirmación. Los comprobantes de entrega en papel se pierden en las cabinas y las firmas ilegibles son difíciles de demostrar; un formulario en el móvil del conductor mantiene todo junto.
Esta plantilla sigue la entrega mientras se realiza. El conductor introduce la referencia de entrega, la hora y la dirección, describe la mercancía y cuenta los paquetes y palés; después registra el resultado: entrega completa, entrega con daños, entrega incompleta o rechazada. Cada resultado activa el seguimiento adecuado: los daños requieren una descripción y fotos, una falta requiere una lista de lo que falta y un rechazo requiere un motivo.
Cada comprobante de entrega enviado se convierte en un PDF en tu bóveda FileIt con sus fotos, listo para enviarlo al cliente o adjuntarlo a una factura o reclamación.
- Ideal para
- Empresas de mensajería, distribuidores, mayoristas y negocios con sus propios conductores de reparto
- Lo completa
- El conductor, con la firma del receptor en la puerta
- Tiempo de completar
- Aproximadamente 2–3 minutos por entrega
- Incluye
- Seguimiento de daños y faltas, fotos de la entrega y firmas del receptor y del conductor
¿Quién usa un formulario de comprobante de entrega?
- El conductor de un mayorista entrega palés en un restaurante y obtiene la firma del gerente
- Una empresa de muebles registra el estado de la mercancía entregada en el domicilio del cliente
- Un proveedor de materiales de construcción confirma una entrega en una obra
- Un mensajero deja un paquete en un lugar seguro acordado y lo fotografía
- Un conductor registra una entrega rechazada y el motivo
- Una pequeña empresa utiliza comprobantes de entrega para respaldar las facturas en disputas de pago
Preguntas de este formulario de comprobante de entrega
27 preguntas en 3 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Detalles de la entrega
- Conductor*
- Transportista / empresa
- Matrícula / placa del vehículo
- Número de entrega / pedido*
- Número de pedido de compra del cliente
- Fecha de entrega*
- Hora de entrega*
- Entregado a (empresa o persona)*
- Correo electrónico del cliente para enviarle su copia
- Dirección de entrega*
2 Mercancía y estado
- Mercancía entregada*
- Número de paquetes / cajas*
- Número de palés
- Resultado de la entrega* Entregada completa y en buen estado · Entregada — parte de la mercancía está dañada · Entrega incompleta o parcial · Rechazada por el destinatario
- ¿Qué está dañado?* solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos de los daños* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Qué falta?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Por qué se rechazó la entrega?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Dónde se dejó la mercancía?* solo se pregunta cuando corresponde Entregada al destinatario · Recepción / sala de correo · Muelle de carga / recepción de mercancías · Lugar seguro acordado · Con un vecino
- Describe el lugar seguro o al vecino* solo se pregunta cuando corresponde
- Fotos en el punto de entrega
3 Confirmación
- Nombre del destinatario* solo se pregunta cuando corresponde
- Cargo o relación solo se pregunta cuando corresponde
- Recepción* solo se pregunta cuando corresponde
- Firma del destinatario* solo se pregunta cuando corresponde
- Notas del conductor
- Firma del conductor*
El formulario comprobante de entrega, página por página
1 Datos de la entrega
Primero se introducen el nombre del conductor, el transportista, la matrícula del vehículo, el número de entrega o pedido y el número del pedido de compra (PO) del cliente. Después, la fecha y hora de entrega, a quién se entregó la mercancía, un correo electrónico opcional del cliente para enviarle una copia y la dirección de entrega.
2 Mercancía y estado
El conductor describe la mercancía y registra el número de paquetes y palés. El resultado de la entrega puede ser uno de cuatro: completa y en buen estado, parte de la mercancía dañada, entrega incompleta o parcial, o rechazada.
Las entregas dañadas requieren una descripción y fotos de los daños; una entrega incompleta requiere una nota de lo que falta; y un rechazo requiere el motivo. Salvo en caso de rechazo, el conductor registra dónde se dejó la mercancía: entregada en mano, en recepción, en el muelle de carga, en un lugar seguro acordado o a un vecino. Es necesario describir el lugar seguro. Se pueden añadir hasta seis fotos de la entrega.
3 Firma y confirmación
Salvo que la entrega haya sido rechazada, el receptor indica su nombre y cargo o relación con el destinatario, confirma la recepción con las salvedades de cualquier daño o falta anotados y firma. El conductor puede añadir notas y firma todos los comprobantes de entrega, incluidos los rechazos.
Personaliza la plantilla
- Añade tus propios campos de referencia, como el número de ruta o de depósito
- Haz que las fotos de la entrega sean obligatorias en cada entrega
- Cambia las opciones de lugar seguro para adaptarlas a tu política de entregas
- Organiza los comprobantes de entrega por cliente o por fecha
- Haz obligatorio el correo electrónico del cliente para que cada receptor reciba su copia firmada
- Adapta la declaración de recepción a tus condiciones de transporte
Consejos para mejorar tu formulario comprobante de entrega
- Haz la foto incluyendo el número de la puerta o el letrero del muelle
- Anota los daños antes de que firme el receptor, no después
- Cuenta los paquetes comparándolos con el albarán mientras el receptor esté presente
- Pide que escriban el nombre además de firmar: después será más fácil identificar a la persona
- Registra los rechazos con todos los detalles; son las entregas con más probabilidades de ser objeto de disputa
- Completa el comprobante de entrega antes de conducir hasta la siguiente parada, mientras los detalles están recientes
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada comprobante de entrega se guarda como PDF en tu bóveda FileIt con sus fotos y firmas. Si las notificaciones están activadas, la oficina recibe un correo electrónico en cuanto el conductor lo envía.
La mayoría de las empresas buscan en la tabla de respuestas por número de entrega cuando un cliente consulta una entrega, adjuntan el PDF a la factura y exportan los comprobantes de entrega a CSV para la conciliación semanal.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Comprobante de entrega: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de entrega?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar cualquier pregunta para adaptarla a tu forma de trabajar.
¿Necesitan los conductores una cuenta de FileIt?
No. Los conductores abren el enlace del formulario compartido en su móvil y lo envían sin tener una cuenta.
¿Puede el receptor firmar en el móvil del conductor?
Sí. El campo de firma funciona con el dedo en una pantalla táctil.
¿Qué ocurre con una entrega rechazada?
El conductor registra el motivo y firma. Se omiten el nombre y la firma del receptor, pero el comprobante de entrega se guarda igualmente.
¿Puedo demostrar dónde se dejó un paquete?
El conductor selecciona dónde se dejó la mercancía, describe cualquier lugar seguro o vecino y puede adjuntar hasta seis fotos.
¿Puede recibir una copia el cliente?
Sí. Introduce el correo electrónico del cliente en la primera página y se le enviará una copia del comprobante de entrega firmado cuando el conductor lo envíe. También puedes reenviar el PDF desde tu bóveda.