¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de materiales para obra?
Pedir materiales por llamada o mensaje de texto es la razón por la que una tubería del tamaño equivocado llega el día equivocado. Una solicitud de materiales por escrito proporciona a la oficina o al comprador todo lo necesario para hacer el pedido: la obra y el código de costes, una lista clara de artículos con sus especificaciones y cantidades, el nivel de urgencia y exactamente dónde y cuándo deben entregarse.
El formulario está diseñado para que lo complete un encargado desde el móvil. La lista de artículos utiliza un formato de líneas definido; se puede adjuntar una foto de una etiqueta o un plano anotado, y la pregunta sobre la urgencia solicita un motivo siempre que no se trate de algo rutinario. La página de entrega recoge la fecha, la franja horaria, las necesidades de descarga y las restricciones de acceso que los conductores deben conocer.
Cada solicitud se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt junto con sus archivos adjuntos, de modo que la oficina conserva un registro de quién pidió qué y cuándo. Esto facilita comprobar las entregas con los pedidos o hacer un seguimiento de los materiales frente al presupuesto de la obra.
- Ideal para
- Contratistas, responsables de obra, equipos de oficios y personal de oficina que hace los pedidos por ellos
- Lo completan
- Encargados, supervisores de obra y profesionales de oficios
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 3–5 minutos
- Incluye
- Urgencia con motivos, archivos adjuntos de especificaciones, dirección de entrega y notas de acceso
¿Quién usa un formulario de solicitud de materiales para obra?
- Un encargado pide barras de refuerzo y tableros de encofrado para el hormigonado de la próxima semana
- Un electricista solicita cables y accesorios para la fase de segunda instalación
- Un equipo necesita un reemplazo urgente después de que los materiales se hayan dañado en la obra
- Un equipo de obra recoge los materiales en el mostrador de un proveedor en lugar de esperar la entrega
- Un jefe de proyecto traslada existencias sobrantes desde el almacén o desde otra obra
- Un comprador de oficina reúne las solicitudes de varias obras en un solo lugar
Preguntas de este formulario de solicitud de materiales para obra
27 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas.
1 Solicitante y proyecto
- Proyecto / obra*
- Número de trabajo
- Código de costo
- Solicitado por*
- Correo electrónico*
- Móvil*
- Oficio / cuadrilla General · Movimiento de tierras · Concreto · Carpintería · Acero · Electricidad · Plomería · HVAC · Paneles de yeso · Pintura · Cubiertas · Paisajismo
- Fecha de la solicitud*
2 Materiales
- ¿Qué nivel de urgencia tiene?* Normal — planificado con antelación · Urgente — necesario en un plazo de 48 horas · Crítico — el trabajo se detiene sin ello
- ¿Por qué es urgente?* solo se pregunta cuando corresponde
- Materiales necesarios*
- Especificaciones, planos o fotos
- ¿Se aceptan sustitutos?* Sí — cualquier producto equivalente · Sí — pero consúltame primero · No — solo la especificación exacta
- Proveedor preferido
- Cotización del proveedor / número de orden de compra
- Costo estimado
- ¿Está incluido en el presupuesto del trabajo?
3 Entrega
- Necesario en la obra para el*
- Franja horaria de entrega Cualquier hora · Antes de las 7 a. m. · Por la mañana · Por la tarde · Hora específica — consulta las notas
- ¿Cómo llegará a la obra?* Entregar en la obra · Recoger del proveedor · Transferir desde el almacén u otra obra
- Dirección de entrega* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Dónde debe dejarse en la obra?
- Contacto en la obra para el conductor
- Teléfono del contacto en la obra
- Descarga Montacargas / manipulador telescópico en la obra · Se necesita grúa montada en el camión · Descarga manual · Se deben devolver los palés
- Restricciones de acceso y entrega
- ¿Algo más?
El formulario solicitud de materiales para obra, página por página
1 Solicitante y proyecto
El solicitante registra el proyecto, el número de obra y el código de costes, además de su nombre, correo electrónico y móvil, su oficio o equipo y la fecha de la solicitud. El código de costes permite a la oficina asignar el pedido a la parte correcta del presupuesto sin tener que preguntar.
2 Materiales
La urgencia aparece primero: rutinaria, urgente (en un plazo de 48 horas) o crítica (el trabajo está detenido). Todo lo que no sea rutinario requiere un motivo.
La lista de materiales es un único campo de texto largo, con una línea por artículo: descripción, tamaño o especificación, cantidad y unidad. Se pueden adjuntar especificaciones, planos o fotos. El solicitante indica si se aceptan sustitutos —cualquier equivalente, consultar primero o solo la especificación exacta— y puede añadir un proveedor preferido, un presupuesto o número de pedido de compra, un coste estimado y si está contemplado en el presupuesto de la obra.
3 Entrega
Es obligatorio indicar la fecha en que se necesitan los materiales en la obra, junto con una franja horaria de entrega opcional. El solicitante elige entre entrega en la obra, recogida en el proveedor o traslado desde el almacén o desde otra obra; la entrega en la obra requiere la dirección.
Los campos opcionales incluyen el lugar de descarga dentro de la obra, una persona de contacto y su teléfono para el conductor, las necesidades de descarga (carretilla elevadora, grúa montada en camión, descarga manual o devolución de palés), las restricciones de acceso, como códigos de puerta o límites para vehículos, y cualquier otra nota.
Personaliza la plantilla
- Sustituye la lista de oficios por tus propios equipos o departamentos
- Cambia el campo del código de costes por un menú desplegable con tus códigos reales
- Notifica al comprador o a la bandeja de entrada de compras cada vez que se envíe una solicitud
- Guarda las solicitudes en una carpeta por proyecto para hacer un seguimiento de los materiales por obra
- Añade un paso de aprobación incluyendo la firma de un responsable en la última página
- Adapta las opciones de urgencia a tus plazos reales de pedido
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de materiales para obra
- Escribe la especificación completa —tamaño, calidad y acabado— en lugar de usar un apodo
- Haz una foto de la etiqueta del artículo que se está agotando y adjúntala
- Pide con antelación: marca «crítica» solo cuando el trabajo esté realmente detenido
- Indica una persona de contacto que vaya a estar allí cuando llegue la entrega
- Menciona desde el principio las operaciones con grúa y los horarios restringidos: cambian el vehículo que enviará el proveedor
- Conserva una copia de la solicitud para compararla con el albarán cuando llegue
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cuando llega una solicitud, FileIt la guarda como PDF en tu bóveda junto con los archivos adjuntos y envía un correo a la oficina si las notificaciones están activadas. El solicitante puede recibir una copia.
Normalmente, los compradores consultan la tabla de respuestas por fecha límite de necesidad, hacen los pedidos y exportan la lista a CSV para cotejarla con las facturas de los proveedores y los presupuestos de las obras.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de materiales para obra: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de solicitud de materiales para obra es gratuita?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar cualquier pregunta para adaptarla a tu forma de trabajar.
¿Los equipos de obra pueden enviar solicitudes sin tener una cuenta de FileIt?
Sí. Comparte el enlace del formulario con tus equipos: cualquiera que tenga el enlace puede enviar una solicitud desde su móvil.
¿Cómo puedo incluir muchos artículos?
Utiliza la lista de materiales con una línea por artículo siguiendo el formato sugerido. Para listas muy largas, adjunta también una hoja de cálculo.
¿Podemos exigir una aprobación antes de hacer el pedido?
Añade un campo para el nombre y la firma de un responsable en la última página, o revisa cada solicitud en la tabla de respuestas antes de hacer el pedido.
¿Puedo hacer un seguimiento de las solicitudes por proyecto?
Sí. Guarda las respuestas en una carpeta por proyecto o filtra la tabla de respuestas por el campo del proyecto.
¿Qué ocurre si cambia la persona de contacto en la obra?
La persona de contacto y su teléfono se introducen en cada solicitud, de modo que el conductor siempre recibe los datos de esa entrega concreta.