Quel est le modèle de formulaire demande de matériaux pour chantier ?
Les matériaux commandés par téléphone ou SMS sont souvent à l’origine de l’arrivée d’un tuyau de la mauvaise taille, le mauvais jour. Une demande écrite fournit au bureau ou à l’acheteur toutes les informations nécessaires pour passer la commande : le chantier et le code de coût, une liste claire des articles avec leurs spécifications et quantités, leur degré d’urgence, ainsi que le lieu et la date exacts de livraison.
Le formulaire est conçu pour être rempli par un chef de chantier sur son téléphone. La liste des articles utilise un format de ligne défini ; vous pouvez joindre une photo d’une étiquette ou d’un plan annoté, et la question sur l’urgence demande une justification dès que la demande n’est pas courante. La page de livraison recueille la date, le créneau, les besoins de déchargement et les restrictions d’accès que les chauffeurs doivent connaître.
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt avec ses pièces jointes. Le bureau dispose ainsi d’une trace de la personne qui a demandé quoi et quand, ce qui facilite la vérification des livraisons par rapport aux commandes ou le suivi des matériaux par rapport au budget du chantier.
- Idéal pour
- Les entrepreneurs, responsables de chantier, équipes de métiers et employés de bureau qui passent les commandes pour eux
- Rempli par
- Les chefs de chantier, superviseurs de site et ouvriers qualifiés
- Temps nécessaire
- Environ 3 à 5 minutes
- Comprend
- L’urgence avec justification, les pièces jointes de spécifications, l’adresse de livraison et les notes d’accès
Qui utilise un formulaire demande de matériaux pour chantier ?
- Un chef de chantier commande des armatures et du contreplaqué de coffrage pour le coulage de la semaine prochaine
- Un électricien demande des câbles et des raccords pour la deuxième phase de câblage
- Une équipe a besoin d’un remplacement urgent après que des matériaux ont été endommagés sur le chantier
- Une équipe de chantier récupère les matériaux au comptoir d’un fournisseur au lieu d’attendre la livraison
- Un chef de projet transfère du stock disponible depuis le dépôt ou un autre chantier
- Un acheteur du bureau centralise les demandes de plusieurs chantiers
Questions de ce formulaire demande de matériaux pour chantier
27 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples.
1 Demandeur et projet
- Projet / chantier*
- Numéro de chantier
- Code de coût
- Demandé par*
- E-mail*
- Téléphone portable*
- Corps de métier / équipe Général · Terrassement · Béton · Charpente · Acier · Électricité · Plomberie · CVC · Cloisons sèches · Peinture · Toiture · Aménagement paysager
- Date de la demande*
2 Matériaux
- Quel est le degré d'urgence ?* Courante — planifiée à l'avance · Urgente — nécessaire sous 48 heures · Critique — le travail est interrompu sans cela
- Pourquoi est-ce urgent ?* affichée uniquement si applicable
- Matériaux nécessaires*
- Spécifications, plans ou photos
- Des produits de remplacement sont-ils acceptables ?* Oui — tout produit équivalent · Oui — mais vérifiez d'abord avec moi · Non — spécification exacte uniquement
- Fournisseur privilégié
- Devis du fournisseur / numéro de commande
- Coût estimé
- Ce coût est-il prévu au budget du chantier ?
3 Livraison
- Nécessaire sur le chantier au plus tard le*
- Créneau de livraison À tout moment · Avant 7 h · Matin · Après-midi · Heure précise — voir les remarques
- Comment les matériaux arriveront-ils sur le chantier ?* Livraison sur le chantier · Retrait chez le fournisseur · Transfert depuis le dépôt ou un autre chantier
- Adresse de livraison* affichée uniquement si applicable
- Où sur le chantier ?
- Contact sur le chantier pour le chauffeur
- Téléphone du contact sur le chantier
- Déchargement Chariot élévateur / chariot télescopique sur le chantier · Grue montée sur camion nécessaire · Déchargement manuel · Palettes à retourner
- Accès et restrictions de livraison
- Autre chose à préciser
Le formulaire demande de matériaux pour chantier, page par page
1 Demandeur et projet
Le demandeur indique le projet, le numéro de chantier et le code de coût, ainsi que ses nom, adresse e-mail et numéro de mobile, son métier ou son équipe, et la date de la demande. Le code de coût permet au bureau d’imputer la commande à la bonne partie du budget sans devoir poser de question.
2 Matériaux
L’urgence est indiquée en premier : courante, urgente (sous 48 heures) ou critique (travaux à l’arrêt). Toute demande autre que courante doit être justifiée.
La liste des matériaux est un champ de texte long, avec une ligne par article : description, taille ou spécification, quantité et unité. Vous pouvez joindre des spécifications, des plans ou des photos. Le demandeur précise si des produits de remplacement sont acceptables — n’importe quel équivalent, vérification préalable ou spécification exacte uniquement — et peut ajouter un fournisseur privilégié, un devis ou un numéro de bon de commande, un coût estimé et préciser si la dépense est prévue dans le budget du chantier.
3 Livraison
La date à laquelle les matériaux sont nécessaires sur le chantier est obligatoire, tandis que le créneau de livraison est facultatif. Le demandeur choisit la livraison sur le chantier, le retrait chez le fournisseur ou le transfert depuis le dépôt ou un autre chantier ; pour une livraison sur le chantier, l’adresse est obligatoire.
Les champs facultatifs permettent d’indiquer où déposer les matériaux sur le chantier, le nom et le téléphone d’un contact sur place pour le chauffeur, les besoins de déchargement (chariot élévateur, grue montée sur camion, déchargement manuel, retour des palettes), les restrictions d’accès comme les codes de portail ou les limites concernant les véhicules, ainsi que toute autre remarque.
Personnalisez le modèle
- Remplacez la liste des métiers par vos propres équipes ou services
- Transformez le champ du code de coût en liste déroulante contenant vos vrais codes
- Prévenez l’acheteur ou la boîte de réception des achats à chaque demande
- Classez les demandes dans un dossier par projet pour suivre les matériaux par chantier
- Ajoutez une étape d’approbation en incluant la signature d’un responsable sur la dernière page
- Adaptez les options d’urgence à vos délais d’approvisionnement
Conseils pour un meilleur formulaire demande de matériaux pour chantier
- Rédigez la spécification en entier — taille, qualité, finition — plutôt qu’un surnom
- Photographiez l’étiquette de l’article dont vous allez manquer et joignez-la
- Anticipez les délais d’approvisionnement : indiquez « critique » uniquement lorsque les travaux sont réellement à l’arrêt
- Indiquez un contact qui sera effectivement présent à l’arrivée de la livraison
- Mentionnez dès le départ les levages à la grue et les horaires d’accès restreint : ils déterminent le véhicule envoyé par le fournisseur
- Conservez une copie de la demande pour la comparer au bon de livraison à son arrivée
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Lorsqu’une demande arrive, FileIt l’enregistre au format PDF dans votre coffre-fort avec toutes les pièces jointes et envoie un e-mail au bureau si les notifications sont activées. Le demandeur peut en recevoir une copie.
Les acheteurs consultent généralement le tableau des réponses en fonction de la date à laquelle les matériaux sont nécessaires, passent les commandes, puis exportent la liste au format CSV afin de la rapprocher des factures des fournisseurs et des budgets des chantiers.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de matériaux pour chantier : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de demande de matériaux pour chantier est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application Forms avec chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, et vous pouvez modifier chaque question pour l’adapter à votre façon de travailler.
Les équipes de chantier peuvent-elles envoyer une demande sans compte FileIt ?
Oui. Partagez le lien du formulaire avec vos équipes : toute personne disposant du lien peut envoyer une demande depuis son téléphone.
Comment répertorier de nombreux articles ?
Utilisez la liste des matériaux en indiquant un article par ligne, selon le format suggéré. Pour les listes très longues, joignez également un tableur.
Pouvons-nous exiger une approbation avant de passer la commande ?
Ajoutez un champ pour le nom et la signature d’un responsable sur la dernière page, ou vérifiez chaque demande dans le tableau des réponses avant de passer la commande.
Puis-je suivre les demandes par projet ?
Oui. Classez les réponses dans un dossier par projet ou filtrez le tableau des réponses à l’aide du champ du projet.
Que se passe-t-il si le contact sur le chantier change ?
Le contact sur le chantier et son numéro de téléphone sont saisis dans chaque demande : le chauffeur dispose donc toujours des coordonnées correspondant à cette livraison précise.