¿Qué es la plantilla del formulario de registro de viajes del conductor?
Los responsables de flotas necesitan saber adónde fueron los vehículos, qué distancia recorrieron, cuánto combustible se compró y cuánto tiempo estuvo cada conductor en carretera. Los conductores necesitan una forma rápida de registrarlo sin tener que usar un portapapeles en la cabina. Este registro cubre un turno completo en cuatro páginas breves desde el móvil.
Empieza con la revisión visual y cualquier defecto, y después recoge las lecturas inicial y final del odómetro, la distancia, cada parada y cualquier circunstancia que afectara a la ruta. Las preguntas sobre combustible solo aparecen cuando se compró combustible, el kilometraje personal solo cuando el vehículo se utilizó para viajes de trabajo y personales, y los detalles del incidente solo cuando ocurrió algo.
Cada registro enviado se convierte en un PDF fechado en tu bóveda de FileIt, con los recibos de combustible y gastos adjuntos, lo que simplifica mucho las solicitudes de reembolso por kilometraje, la conciliación de la tarjeta de combustible y el seguimiento de defectos del vehículo.
- Ideal para
- Empresas de reparto, oficios con furgonetas, operadores de flotas y personal que utiliza su propio vehículo para trabajar
- Lo rellenan
- Los conductores, al final de cada turno
- Tiempo de cumplimentación
- Aproximadamente 4–6 minutos
- Incluye
- Revisión de defectos del vehículo, carga de combustible y recibos, horas y seguimiento de incidentes
¿Quién usa un formulario de registro de viajes del conductor?
- Una empresa de reparto recopila los registros diarios de rutas y paradas de cada conductor
- Una empresa de servicios registra el kilometraje y el combustible de la furgoneta de cada técnico
- Un empleado registra el kilometraje de trabajo en su propio coche para solicitar el reembolso
- Un responsable de flota detecta los defectos del vehículo comunicados en la revisión previa al viaje
- Un operador de minibuses registra las horas de conducción y los descansos de cada turno
- Una pequeña empresa concilia los gastos de la tarjeta de combustible con los viajes registrados
Preguntas de este formulario de registro de viajes del conductor
36 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Conductor y vehículo
- Conductor*
- Teléfono
- Fecha*
- Matrícula / número de flota*
- Tipo de vehículo Coche · Furgoneta · Camión ligero · Vehículo pesado de mercancías · Autobús / minibús · Otro
- ¿Hiciste una inspección visual antes de conducir?*
- ¿Encontraste algún defecto?*
- Describe los defectos* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Era seguro conducir el vehículo?* solo se pregunta cuando corresponde Sí — defecto menor comunicado · No — vehículo retirado de circulación
2 Ruta y kilometraje
- Punto de partida*
- Lectura del cuentakilómetros al inicio*
- Lectura del cuentakilómetros al final*
- Distancia recorrida
- Unidades* Millas · Kilómetros
- Paradas*
- Número de paradas
- Motivo del viaje* Todo por trabajo · Trabajo y uso personal
- Distancia personal solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Algo afectó a la ruta? Tráfico intenso · Carretera cortada / desvío · Condiciones meteorológicas · Cliente no disponible · Problema del vehículo
- Notas sobre la ruta solo se pregunta cuando corresponde
3 Combustible y gastos
- ¿Compraste combustible o cargaste el vehículo?*
- Cantidad (litros, galones o kWh)* solo se pregunta cuando corresponde
- Coste del combustible* solo se pregunta cuando corresponde
- Lugar solo se pregunta cuando corresponde
- Método de pago solo se pregunta cuando corresponde Tarjeta de combustible de la empresa · Dinero propio — solicitar reembolso
- Peajes, aparcamiento y otros gastos
- ¿Para qué fueron? solo se pregunta cuando corresponde
- Recibos
4 Horas y firma
- Inicio del turno*
- Fin del turno*
- Horas conduciendo*
- Tiempo total de descanso (minutos)
- Incidentes de hoy* Ninguno · Casi accidente · Colisión o daños en el vehículo · La policía me detuvo / se emitió una multa · Lesión
- ¿Qué ocurrió?* solo se pregunta cuando corresponde
- Declaración*
- Firma del conductor*
El formulario registro de viajes del conductor, página por página
1 Conductor y vehículo
El conductor introduce su nombre y teléfono, la fecha, la matrícula o el número de flota del vehículo y el tipo de vehículo. Dos preguntas obligatorias indican si se realizó una revisión visual y si se detectaron defectos. Si se detectaron defectos, el conductor los describe e indica si el vehículo era seguro para conducir o si quedó fuera de servicio.
2 Ruta y kilometraje
El punto de partida y las lecturas del odómetro al inicio y al final son obligatorios, junto con la distancia y las unidades. Las paradas se registran una por línea —hora, lugar y motivo— junto con el número de paradas. Si el viaje combinó uso profesional y personal, un campo solicita la distancia personal. Una lista de problemas de ruta (tráfico, desvíos, condiciones meteorológicas, cliente no disponible, problema del vehículo) abre un campo de notas cuando se marca cualquier opción.
3 Combustible y gastos
Una pregunta de sí o no indica si se compró combustible o se cargó el vehículo. Si la respuesta es afirmativa, el importe y el coste son obligatorios, junto con la estación y si se pagó con una tarjeta de combustible de la empresa o con dinero del conductor. Los peajes, el aparcamiento y otros gastos tienen su propio importe y descripción, y se pueden cargar recibos.
4 Horas y firma
Las horas de inicio y final del turno y las horas dedicadas a conducir son obligatorias, mientras que el tiempo total de descanso es opcional. El conductor registra cualquier incidente —casi accidente, colisión o daño, control policial o multa, o lesión— y cualquier opción distinta de «Ninguno» requiere detalles. El conductor confirma que el registro es exacto y que estaba en condiciones de conducir, y después firma.
Personaliza la plantilla
- Cambia las unidades predeterminadas o elimina la pregunta sobre unidades si tu flota utiliza una sola
- Sustituye la lista de tipos de vehículo por los números reales de tu flota
- Añade preguntas sobre referencias del tacógrafo o del ELD si tus conductores los utilizan
- Añade al responsable de la flota a las notificaciones para que cada registro —incluidos defectos e incidentes— llegue a su bandeja de entrada
- Archiva los registros en una carpeta por conductor o por vehículo
- Cambia la divisa de los campos de costes
Consejos para mejorar tu formulario registro de viajes del conductor
- Toma las lecturas del odómetro en el vehículo, no de memoria
- Fotografía los recibos en cuanto los tengas
- Comunica los defectos aunque parezcan leves: rara vez se arreglan solos
- Registra las paradas sobre la marcha y organiza la lista al final del turno
- Registra honestamente los kilómetros personales; el uso mixto es habitual y fácil de justificar
- Comunica cualquier colisión a tu responsable de inmediato, no solo en el registro
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada registro se archiva como un PDF fechado en tu bóveda de FileIt, con los recibos de combustible y gastos adjuntos. La oficina puede recibir una notificación por correo electrónico en cuanto el conductor lo envíe.
Los responsables de flota suelen revisar a diario los defectos y los incidentes en la tabla de respuestas, y exportar los registros a CSV al final de mes para calcular el kilometraje, el combustible y los gastos por conductor o vehículo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Registro de viajes del conductor: preguntas frecuentes
¿Esta plantilla de registro de viajes del conductor es gratuita?
Sí. Está incluida en la aplicación Forms en todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, y puedes editar cualquier pregunta para adaptarla a tu forma de trabajar.
¿Los conductores pueden rellenarla sin tener una cuenta?
Sí. Comparte el enlace del formulario y los conductores pueden enviarlo desde sus teléfonos sin crear una cuenta de FileIt.
¿Puedo utilizarla como registro de kilometraje para solicitar el reembolso de gastos?
Sí. Se registran las lecturas inicial y final del odómetro, la distancia, las paradas y la distancia personal, y se pueden adjuntar recibos.
¿Sustituye a un tacógrafo o dispositivo electrónico de registro?
No. Es un registro de viajes para tu propia empresa. Sigue utilizando los equipos o registros de horas de servicio que exijan las normas de tu zona.
¿Qué ocurre si un conductor detecta un defecto antes de ponerse en marcha?
Responde afirmativamente a la pregunta sobre defectos, los describe e indica si el vehículo era seguro para conducir o si quedó fuera de servicio.
¿Puedo ver todos los registros de un vehículo?
Archiva los registros en una carpeta por vehículo o filtra la tabla de respuestas por el campo de matrícula.