Quel est le modèle de formulaire réclamation relative à la vie privée ?
Une réclamation relative à la vie privée est différente d’une demande d’accès ou de suppression. La personne ne demande pas seulement quelque chose : elle vous signale qu’un problème est survenu — un e-mail inattendu, des informations partagées à son insu, une demande ignorée, une fuite. La rapidité et le soin avec lesquels vous répondez sont importants.
Ce modèle demande qui formule la réclamation et quelle est sa relation avec vous. Il permet également de déposer une réclamation au nom d’une autre personne, avec son autorisation écrite. Il demande ensuite l’objet de la réclamation, la date et les circonstances, les informations concernées, les éventuels signalements précédents, ainsi que les captures d’écran ou documents disponibles.
Enfin, il demande ce que la personne souhaite que vous fassiez — expliquer, arrêter, supprimer, corriger, fournir une copie, présenter des excuses ou modifier vos pratiques — et comment lui répondre. Chaque réclamation est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, afin que votre équipe chargée de la vie privée dispose d’un dossier complet et daté.
- Idéal pour
- Délégués à la protection des données, équipes chargées de la vie privée et de la conformité, petites entreprises et associations
- Rempli par
- Clients, employés, candidats ou membres du public
- Temps nécessaire
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Vérification de la relation et de la représentation, neuf types de réclamation, détails, catégories de données, contacts précédents, envoi de preuves et résultat souhaité
Qui utilise un formulaire réclamation relative à la vie privée ?
- Un lien « préoccupations relatives à la vie privée » dans votre avis de confidentialité
- Des réclamations concernant des communications marketing auxquelles les personnes n’ont pas consenti
- Des préoccupations à la suite d’un incident de sécurité
- Un suivi lorsqu’une demande d’accès ou de suppression est restée sans réponse
- Des employés signalant des préoccupations concernant la surveillance sur leur lieu de travail
- Un aidant déposant une réclamation au nom de la personne qu’il accompagne
Questions de ce formulaire réclamation relative à la vie privée
18 questions sur 3 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Vos coordonnées
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone
- Votre relation avec nous* Client · Ancien client · Salarié ou ancien salarié · Candidat à un emploi · Utilisateur du site web ou de l’application · Personne que nous avons contactée
- Présentez-vous une réclamation au nom d'une autre personne ?*
- Son nom* affichée uniquement si applicable
- Son autorisation écrite, ou preuve que vous pouvez agir en son nom affichée uniquement si applicable
2 Votre réclamation
- Quel est l'objet de votre réclamation ?* Collecte d'informations que nous n'aurions pas dû recueillir · Utilisation d'informations d'une manière à laquelle vous ne vous attendiez pas · Partage ou vente d'informations · Prospection commerciale à laquelle vous n'avez pas consenti · Demande d'accès ou de suppression qui n'a pas été traitée · Informations inexactes · Incident de sécurité ou fuite de données · Cookies ou suivi en ligne · Vidéosurveillance ou enregistrements
- Quand cela s'est-il produit (ou a-t-il commencé) ?
- Que s'est-il passé ?*
- Quelles sont les informations vous concernant qui sont concernées ? Coordonnées · Informations financières · Informations de santé · Pièces d'identité · Localisation · Photos ou enregistrements · Activité en ligne
- Nous avez-vous déjà fait part de ce problème ?*
- Numéro de référence ou nom de la personne avec qui vous avez échangé affichée uniquement si applicable
- Documents justificatifs ou captures d'écran (facultatif)
3 Remédier à la situation
- Que souhaitez-vous que nous fassions ?* Expliquer ce qui s'est passé · Cesser d'utiliser mes informations · Supprimer mes informations · Rectifier mes informations · Me fournir une copie de mes informations · Présenter des excuses · Modifier nos pratiques
- Comment devons-nous vous répondre ?* E-mail · Téléphone · Courrier
- Adresse postale* affichée uniquement si applicable
- Exactitude*
Le formulaire réclamation relative à la vie privée, page par page
1 Vos coordonnées
Le nom, l’adresse e-mail et la « relation avec nous » sont obligatoires : client, ancien client, employé ou ancien employé, candidat à un emploi, utilisateur du site web ou de l’application, personne que vous avez contactée, ou autre. La question « Déposez-vous une réclamation au nom d’une autre personne ? » est obligatoire ; une réponse positive demande le nom de cette personne et permet au réclamant d’envoyer son autorisation écrite ou la preuve qu’il peut agir en son nom.
2 Votre réclamation
La question « Quel est l’objet de votre réclamation ? » propose les choix suivants : collecte d’informations qui n’auraient pas dû l’être, utilisation inattendue, partage ou vente, communications marketing indésirables, demande d’accès ou de suppression non traitée, informations inexactes, incident de sécurité ou fuite, cookies ou suivi en ligne, vidéosurveillance ou enregistrements, avec un champ pour un autre motif. La question « Que s’est-il passé ? » est obligatoire. Les personnes peuvent préciser quand les faits se sont produits, quelles informations sont concernées — des coordonnées aux données de santé, documents d’identité et activités en ligne —, si elles ont déjà signalé le problème (avec une référence), et joindre jusqu’à cinq fichiers justificatifs.
3 Résoudre le problème
La question « Que souhaitez-vous que nous fassions ? » est obligatoire. La question « Comment devons-nous vous répondre ? » propose l’e-mail, le téléphone ou le courrier, ce dernier nécessitant une adresse postale. Un paragraphe, à adapter à vos propres délais, indique que vous accuserez réception de la réclamation et mentionne l’autorité locale de protection des données (local data protection authority). Le réclamant confirme que les informations sont exactes et accepte qu’elles soient utilisées pour mener l’enquête.
Personnalisez le modèle
- Complétez le paragraphe avec votre délai d’accusé de réception et votre contact chargé de la vie privée
- Supprimez les types de réclamation qui ne s’appliquent pas, comme la vidéosurveillance
- Ajoutez l’adresse de votre délégué à la protection des données à NotifyEmails
- Enregistrez les réclamations dans un dossier accessible uniquement à votre équipe chargée de la vie privée
- Ajoutez le formulaire à votre avis de confidentialité et à votre bannière de cookies
- Configurez le message de confirmation pour indiquer un délai de référence
Conseils pour un meilleur formulaire réclamation relative à la vie privée
- Accusez rapidement réception de chaque réclamation, même avant d’avoir terminé votre enquête
- Vérifiez si la réclamation contient également une demande d’accès, de suppression ou de rectification
- Tenez un registre des réclamations afin de repérer les problèmes récurrents
- Vérifiez l’identité avant de communiquer des informations personnelles dans votre réponse
- Si une réclamation révèle une possible violation de données, lancez immédiatement votre procédure de gestion des incidents
- Expliquez ce que vous avez changé, et pas seulement ce qui s’est passé
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque réclamation est enregistrée au format PDF, intitulée avec le nom du réclamant et la date, dans le dossier de coffre-fort de votre choix. Les éventuelles preuves sont jointes et une copie est envoyée par e-mail au réclamant.
Recherchez dans l’onglet Réponses par nom ou par référence, puis exportez les données au format CSV pour tenir un registre des réclamations avec les dates et les résultats.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Réclamation relative à la vie privée : questions fréquentes
Ce modèle de réclamation relative à la vie privée est-il gratuit ?
Oui. Il est inclus dans l’application FileIt Forms avec chaque compte.
En quoi est-il différent d’une demande d’accès d’une personne concernée (data subject access request) ?
Une demande d’accès vise à obtenir une copie des données d’une personne. Une réclamation signale qu’un problème est survenu. FileIt propose des modèles distincts pour les demandes d’accès, d’effacement et de rectification.
Une personne peut-elle déposer une réclamation pour quelqu’un d’autre ?
Oui. Elle répond oui à la question sur la représentation d’une autre personne, indique le nom de celle-ci et peut joindre son autorisation.
Est-il possible de joindre des captures d’écran ?
Oui, jusqu’à cinq fichiers, notamment des images et des PDF.
Les réclamants doivent-ils avoir un compte ?
Non. Ils ouvrent le lien et envoient le formulaire.
S’agit-il de conseils juridiques ?
Non. Il s’agit d’un modèle de départ. Les règles varient selon les pays, les États et les secteurs ; vérifiez donc la formulation au regard de votre situation et demandez conseil si nécessaire.