Quel est le modèle de formulaire demande d’accès aux données personnelles ?
Les demandes d’accès prennent toutes les formes : un e-mail d’une ligne, une lettre ou un message dans un chat d’assistance. Il faut ensuite déterminer l’identité de la personne, les comptes qu’elle a eus, ce qu’elle demande réellement et si elle est bien celle qu’elle prétend être — alors même que le délai de réponse court déjà.
Ce modèle recueille toutes ces informations dès le départ. Il couvre les demandes faites au nom d’une autre personne, les relations que la personne a eues avec vous, la période et les informations concernées, le mode de réception souhaité ainsi que le téléversement d’une pièce d’identité. Les demandes concernant une autre personne exigent automatiquement un justificatif d’habilitation.
Chaque demande est enregistrée au format PDF, avec sa date, dans le dossier du coffre-fort que vous choisissez. Vous disposez ainsi d’une trace claire de sa date de réception et de ce qui a exactement été demandé.
- Idéal pour
- Les entreprises, associations et employeurs qui traitent des demandes d’accès liées à la confidentialité
- Rempli par
- La personne concernée ou une personne autorisée à agir en son nom
- Durée de remplissage
- Environ 5 minutes
- Comprend
- Logique de représentation avec justificatif d’habilitation, choix du périmètre et du mode de transmission, téléversement d’une pièce d’identité, déclaration
Qui utilise un formulaire demande d’accès aux données personnelles ?
- Ajouter un lien dans votre notice de confidentialité pour simplifier les demandes d’accès
- Traiter les demandes d’anciens salariés qui souhaitent obtenir leur dossier RH
- Permettre aux parents de demander les dossiers de leur enfant auprès d’une école, d’un club ou d’une clinique
- Permettre aux avocats de demander des données au nom de leurs clients
- Transformer les demandes reçues par e-mail en dossiers cohérents et datés
- Suivre la date de réception de chaque demande pour envoyer les réponses dans les délais
Questions de ce formulaire demande d’accès aux données personnelles
23 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Adresse e-mail*
- Téléphone
- Adresse postale
- Qui est concerné par cette demande ?* Moi — je demande mes propres données · Une autre personne — je demande ses données en son nom
- Nom de la personne concernée par les données* affichée uniquement si applicable
- Votre qualité pour agir en son nom* affichée uniquement si applicable Parent ou tuteur d’un enfant · Avocat ou représentant légal · Procuration · Son autorisation écrite
- Justificatif de votre qualité pour agir* affichée uniquement si applicable
2 Votre relation avec nous
- Dans quel cadre avez-vous eu affaire à nous ?* Client · Ancien client · Salarié · Ancien salarié · Candidat à un emploi · Fournisseur ou prestataire · Utilisateur du site web ou de l’application
- Numéro de compte, de client ou de salarié
- Autres adresses e-mail ou noms que vous avez utilisés avec nous
- Période concernée — à partir du
- Période concernée — jusqu’au
3 Votre demande
- Que souhaitez-vous ?* Une copie de toutes les données personnelles que vous détenez à mon sujet · Uniquement certaines informations
- Décrivez les informations que vous souhaitez obtenir* affichée uniquement si applicable
- Je souhaiterais également savoir… Pourquoi vous utilisez mes données · Avec qui vous les avez partagées · Combien de temps vous les conserverez · D’où vous les tenez, si elles ne proviennent pas de moi · Si des décisions automatisées sont prises à mon sujet
- Comment souhaitez-vous les recevoir ?* Copie électronique par e-mail · Lien de téléchargement sécurisé · Copie papier par courrier
- Toute autre information qui pourrait nous aider
4 Identité et déclaration
- Pièce d’identité avec photo*
- Justificatif de domicile
- Déclaration*
- Signature
- Date*
Le formulaire demande d’accès aux données personnelles, page par page
1 À propos de vous
Le nom et l’adresse e-mail sont obligatoires ; le téléphone et l’adresse postale sont facultatifs, avec une note précisant que l’adresse est nécessaire pour recevoir une copie papier. La personne indique ensuite si la demande la concerne elle-même ou une autre personne. Le choix d’une autre personne affiche trois questions obligatoires : le nom de cette personne, le fondement de l’habilitation du demandeur (parent ou tuteur, représentant légal, procuration, autorisation écrite ou autre possibilité à préciser) et le téléversement d’un justificatif — jusqu’à trois fichiers.
2 Votre relation avec nous
Une liste obligatoire demande quelle relation la personne a eue avec vous : client, ancien client, salarié, ancien salarié, candidat à un emploi, fournisseur ou prestataire, utilisateur du site web ou de l’application, ou autre relation. Des champs facultatifs permettent d’indiquer un numéro de compte ou de salarié, d’autres adresses e-mail ou noms utilisés, ainsi qu’une période, qui peut rester vide pour couvrir tout l’historique. Ces informations rendent possible une recherche approfondie.
3 Votre demande
La personne choisit de recevoir une copie de toutes ses données ou uniquement de certaines informations ; l’option portant sur des informations précises exige une description, par exemple les enregistrements d’appels d’un mois donné. Une liste lui permet également de demander pourquoi ses données sont utilisées, avec qui elles sont partagées, combien de temps elles sont conservées, d’où elles proviennent et si des décisions automatisées sont prises. Elle choisit de les recevoir par e-mail, via un lien de téléchargement sécurisé ou par courrier, et peut ajouter des remarques.
4 Identité et déclaration
Une brève note explique pourquoi une pièce d’identité est nécessaire et qu’elle sera supprimée une fois la demande traitée. Une pièce d’identité avec photo est obligatoire (jusqu’à trois fichiers) ; un justificatif de domicile est facultatif. Une note sur les délais — à adapter à votre législation — indique qu’en vertu du RGPD (GDPR) et du RGPD britannique (UK GDPR), la réponse doit normalement être fournie dans un délai d’un mois. La personne confirme la déclaration, peut signer et date la demande.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez les coordonnées de votre contact chargé de la protection des données ainsi qu’un lien vers votre notice de confidentialité
- Modifiez les options de relation pour les adapter aux personnes dont vous détenez effectivement les données
- Modifiez le paragraphe sur les délais si vous êtes soumis à une autre législation, comme une loi américaine sur la confidentialité des données d’un État
- Supprimez l’option de copie papier si vous répondez uniquement par voie électronique
- Acheminez les demandes vers un dossier de confidentialité à accès restreint et ajoutez votre responsable de la protection des données aux e-mails de notification
- Laissez le formulaire public afin que tout le monde puisse l’utiliser sans compte
Conseils pour un meilleur formulaire demande d’accès aux données personnelles
- Ne faites pas du formulaire l’unique moyen de présenter une demande : les demandes faites par e-mail ou par téléphone restent généralement valables
- Ne demandez que les justificatifs d’identité raisonnablement nécessaires ; vous ne pouvez pas utiliser la vérification pour retarder une demande
- Notez la date de réception de chaque demande et la date de confirmation de l’identité, car les délais courent généralement à partir de l’une de ces dates
- Effectuez des recherches dans tous vos systèmes — e-mails, chats, CRM, sauvegardes — et pas uniquement dans votre base de données principale
- Supprimez les documents d’identité une fois la demande clôturée
- Faites vérifier ce modèle au regard de la législation sur la confidentialité qui vous concerne : il s’agit d’un point de départ, pas d’un conseil juridique
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort que vous avez choisi, les documents d’identité et d’habilitation étant joints à la réponse, et votre équipe est avertie par e-mail. Le demandeur reçoit une copie de ce qu’il a envoyé.
Depuis le tableau des réponses, vous pouvez voir chaque demande ouverte et sa date de réception, filtrer par relation ou par périmètre, et exporter la liste afin de suivre les délais de réponse dans votre propre registre.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande d’accès aux données personnelles : questions fréquentes
Ce modèle de demande d’accès aux données personnelles est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de FileIt, et chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, comprend l’application Forms et sa bibliothèque complète de modèles.
Les personnes qui remplissent ce formulaire doivent-elles avoir un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien ou d’une demande envoyée par e-mail peut remplir et envoyer le formulaire sans créer de compte FileIt. Seul le propriétaire du formulaire en a besoin.
L’utilisation de ce formulaire nous rend-elle conformes au RGPD ?
Non. Il vous aide à recueillir les demandes d’accès de manière cohérente, mais ne constitue pas un conseil juridique et ne vous rend pas à lui seul conforme au RGPD (GDPR), au RGPD britannique (UK GDPR) ou à toute autre législation. Vous devez toujours disposer d’une procédure pour rechercher, examiner et traiter les demandes.
Puis-je obliger les personnes à utiliser ce formulaire ?
En règle générale, non : en vertu de lois telles que le RGPD (GDPR), une demande présentée par un autre moyen reste généralement valable. Proposez le formulaire comme la solution la plus simple, et non comme l’unique moyen.
Que deviennent les documents d’identité téléversés par les personnes ?
Ils sont conservés avec la réponse dans votre coffre-fort FileIt. Le formulaire indique aux personnes que vous les supprimerez une fois la demande traitée ; veillez donc à ce que votre équipe le fasse.
Ce formulaire fonctionne-t-il aussi pour les demandes liées à la confidentialité aux États-Unis ?
Oui, moyennant quelques modifications. Adaptez le paragraphe sur les délais et la formulation à la loi de l’État concerné, comme la loi californienne sur la confidentialité des consommateurs (California Consumer Privacy Act).
Une personne peut-elle faire une demande pour son enfant ?
Oui. Le choix d’une autre personne affiche des questions sur le nom de l’enfant, l’habilitation du parent et le justificatif de cette habilitation.