Apakah templat borang permintaan akses subjek data?
Permintaan akses boleh tiba dalam pelbagai bentuk: e-mel satu baris, surat atau komen dalam sembang sokongan. Setiap permintaan kemudiannya memerlukan susulan untuk mengetahui siapa orang itu, akaun yang pernah mereka gunakan, perkara yang sebenarnya mereka mahu dan sama ada mereka benar-benar seperti yang didakwa — sedangkan tempoh untuk memberi respons sudah mula berjalan.
Templat ini mengumpulkan semua maklumat itu dari awal. Ia meliputi permintaan yang dibuat bagi pihak orang lain, cara orang itu pernah berurusan dengan anda, tempoh dan maklumat yang diminati, cara mereka mahu menerimanya serta muat naik ID. Permintaan tentang orang lain secara automatik meminta bukti kuasa untuk bertindak.
Setiap permintaan disimpan sebagai PDF bertarikh dalam folder peti besi digital yang anda pilih, memberikan rekod jelas tentang masa permintaan diterima dan perkara yang diminta dengan tepat.
- Sesuai untuk
- Perniagaan, badan amal dan majikan yang mengendalikan permintaan akses privasi
- Diisi oleh
- Individu berkenaan atau seseorang yang diberi kuasa untuk bertindak bagi pihaknya
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 5 minit
- Termasuk
- Logik bagi pihak orang lain dengan bukti kuasa, pilihan skop dan penghantaran, muat naik ID, pengisytiharan
Siapa yang menggunakan borang permintaan akses subjek data?
- Memautkannya daripada notis privasi sebagai cara mudah untuk membuat permintaan akses
- Mengendalikan permintaan daripada bekas pekerja yang mahukan fail HR mereka
- Ibu bapa yang meminta rekod anak daripada sekolah, kelab atau klinik
- Peguam cara yang meminta data bagi pihak klien
- Menukarkan permintaan melalui e-mel kepada rekod yang seragam dan bertarikh
- Menjejak tarikh setiap permintaan diterima supaya respons dihantar tepat pada masanya
Soalan dalam borang permintaan akses subjek data ini
23 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel*
- Telefon
- Alamat pos
- Permintaan ini berkaitan dengan siapa?* Saya — saya meminta data saya sendiri · Orang lain — saya meminta bagi pihaknya
- Nama orang yang datanya berkaitan* hanya ditanya jika berkenaan
- Kuasa anda untuk bertindak bagi pihaknya* hanya ditanya jika berkenaan Ibu bapa atau penjaga kanak-kanak · Peguam atau wakil undang-undang · Surat kuasa wakil · Kebenaran bertulis daripadanya
- Bukti kuasa anda* hanya ditanya jika berkenaan
2 Hubungan anda dengan kami
- Bagaimanakah anda berurusan dengan kami?* Pelanggan · Bekas pelanggan · Pekerja · Bekas pekerja · Pemohon pekerjaan · Pembekal atau kontraktor · Pengguna laman web atau aplikasi
- Nombor akaun, pelanggan atau pekerja
- E-mel atau nama lain yang pernah anda gunakan dengan kami
- Tempoh berkaitan — dari
- Tempoh berkaitan — hingga
3 Perkara yang anda minta
- Apakah yang anda inginkan?* Salinan semua data peribadi tentang saya yang anda simpan · Maklumat tertentu sahaja
- Huraikan maklumat yang anda inginkan* hanya ditanya jika berkenaan
- Saya juga ingin tahu… Sebab anda menggunakan data saya · Dengan siapa anda telah berkongsinya · Berapa lama anda akan menyimpannya · Dari mana anda mendapatkannya, jika bukan daripada saya · Sama ada sebarang keputusan automatik dibuat tentang saya
- Bagaimanakah anda ingin menerimanya?* Salinan elektronik melalui e-mel · Pautan muat turun selamat · Salinan bercetak melalui pos
- Apa-apa lagi yang boleh membantu kami
4 Identiti & pengisytiharan
- Dokumen pengenalan bergambar*
- Bukti alamat
- Pengisytiharan*
- Tandatangan
- Tarikh*
Borang permintaan akses subjek data, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Nama dan e-mel diperlukan; telefon dan alamat pos adalah pilihan, dengan nota bahawa alamat diperlukan untuk salinan bercetak. Orang itu kemudiannya menyatakan sama ada permintaan adalah tentang dirinya sendiri atau orang lain. Memilih orang lain akan memaparkan tiga soalan wajib: nama orang tersebut, kuasa pemohon (ibu atau bapa atau penjaga, wakil sah, surat kuasa wakil, kebenaran bertulis atau perkara lain yang boleh ditaip) dan muat naik bukti — sehingga tiga fail.
2 Hubungan anda dengan kami
Senarai semak wajib bertanya cara mereka pernah berurusan dengan anda — pelanggan, bekas pelanggan, pekerja, bekas pekerja, pemohon pekerjaan, pembekal atau kontraktor, pengguna laman web atau aplikasi, atau hubungan lain. Medan pilihan mengumpulkan nombor akaun atau pekerja, e-mel atau nama lain yang pernah digunakan serta julat tarikh, yang boleh dibiarkan kosong untuk merangkumi sepanjang masa. Butiran inilah yang membolehkan carian menyeluruh dilakukan.
3 Perkara yang anda minta
Orang itu memilih salinan semua data mereka atau hanya maklumat tertentu; pilihan khusus memerlukan penerangan, seperti rakaman panggilan dari bulan tertentu. Senarai semak turut membolehkan mereka bertanya sebab data digunakan, dengan siapa data dikongsi, berapa lama data disimpan, dari mana data diperoleh dan sama ada keputusan automatik dibuat. Mereka memilih penghantaran melalui e-mel, pautan muat turun selamat atau pos, dan boleh menambah nota.
4 Identiti & pengisytiharan
Nota ringkas menerangkan sebab ID diperlukan dan bahawa ID akan dipadamkan setelah permintaan selesai. ID bergambar diperlukan (sehingga tiga fail); bukti alamat adalah pilihan. Nota tempoh masa — untuk disesuaikan dengan undang-undang anda — menyatakan bahawa di bawah Peraturan Perlindungan Data Umum (General Data Protection Regulation, GDPR) dan UK GDPR, respons biasanya perlu diberikan dalam tempoh satu bulan. Orang itu mengesahkan pengisytiharan, boleh menandatangani dan menetapkan tarikh permintaan.
Ubah suai templat ini
- Tambahkan butiran hubungan perlindungan data anda dan pautan ke notis privasi anda
- Edit pilihan hubungan supaya sepadan dengan orang yang datanya benar-benar anda simpan
- Ubah perenggan tentang tempoh masa jika anda tertakluk pada undang-undang lain, seperti undang-undang privasi negeri AS
- Buang pilihan salinan bercetak jika anda hanya memberi respons secara elektronik
- Halakan permintaan ke folder privasi terhad dan tambahkan ketua perlindungan data anda pada e-mel pemberitahuan
- Kekalkan borang ini untuk akses umum supaya sesiapa sahaja boleh menggunakannya tanpa akaun
Petua untuk borang permintaan akses subjek data yang lebih baik
- Jangan jadikan borang ini satu-satunya cara untuk membuat permintaan — permintaan melalui e-mel atau telefon biasanya masih sah
- Minta ID sekadar yang munasabah diperlukan; anda tidak boleh menggunakan pengesahan untuk melengahkan permintaan
- Catat tarikh setiap permintaan diterima dan masa identiti disahkan kerana tarikh akhir biasanya bermula dari salah satu masa ini
- Cari dalam setiap sistem — e-mel, sembang, CRM dan sandaran — bukan hanya pangkalan data utama anda
- Padamkan dokumen ID setelah permintaan ditutup
- Minta templat ini disemak berdasarkan undang-undang privasi yang terpakai kepada anda — ini ialah titik permulaan, bukan nasihat undang-undang
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap permintaan difailkan sebagai PDF dalam folder peti besi digital yang anda pilih, dengan dokumen ID dan kuasa untuk bertindak dilampirkan pada respons, dan pasukan anda akan dimaklumkan melalui e-mel. Pemohon menerima salinan perkara yang dihantar.
Daripada jadual Responses, anda boleh melihat setiap permintaan terbuka dan masa permintaan diterima, menapis mengikut hubungan atau skop, serta mengeksport senarai untuk menjejak tarikh akhir respons dalam log anda sendiri.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan akses subjek data: soalan lazim
Adakah templat permintaan akses subjek data ini percuma untuk digunakan?
Ya. Ini ialah salah satu templat sedia guna FileIt, dan setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, merangkumi aplikasi Forms serta pustaka templat lengkapnya.
Adakah orang yang mengisi borang ini memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Sesiapa sahaja yang mempunyai pautan atau menerima permintaan melalui e-mel boleh melengkapkan dan menghantar borang tanpa membuat akaun FileIt. Hanya pemilik borang memerlukannya.
Adakah penggunaan borang ini menjadikan kami patuh GDPR?
Tidak. Borang ini membantu anda mengumpulkan permintaan akses secara konsisten, tetapi bukan nasihat undang-undang dan dengan sendirinya tidak menjadikan anda patuh kepada Peraturan Perlindungan Data Umum (General Data Protection Regulation, GDPR), UK GDPR atau mana-mana undang-undang lain. Anda masih memerlukan proses untuk mencari, menyemak dan memberikan respons.
Bolehkah saya mewajibkan orang menggunakan borang ini?
Secara amnya tidak — di bawah undang-undang seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (General Data Protection Regulation, GDPR), permintaan yang dibuat melalui cara lain biasanya masih sah. Tawarkan borang ini sebagai cara paling mudah, bukan satu-satunya cara.
Apakah yang berlaku kepada dokumen ID yang dimuat naik oleh orang ramai?
Dokumen tersebut disimpan bersama respons dalam peti besi digital FileIt anda. Borang ini memberitahu orang ramai bahawa anda akan memadamkannya apabila permintaan selesai, jadi pastikan pasukan anda melakukannya.
Adakah borang ini juga berfungsi untuk permintaan privasi AS?
Ya, dengan beberapa pengubahsuaian. Ubah perenggan dan perkataan tentang tempoh masa supaya sepadan dengan undang-undang negeri yang berkaitan, seperti Akta Privasi Pengguna California (California Consumer Privacy Act).
Bolehkah seseorang membuat permintaan untuk anak mereka?
Ya. Memilih orang lain akan memaparkan soalan tentang nama anak, kuasa ibu atau bapa dan bukti kuasa tersebut.