¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de acceso del interesado?
Las solicitudes de acceso llegan de todas las formas: un email de una línea, una carta o un comentario en un chat de soporte. Después, cada una requiere averiguar quién es la persona, qué cuentas ha tenido, qué quiere realmente y si es quien dice ser, mientras el plazo de respuesta ya está corriendo.
Esta plantilla recopila toda esa información desde el principio. Incluye solicitudes hechas en nombre de otra persona, las formas en que la persona ha tratado contigo, el periodo y la información que le interesan, cómo quiere recibirla y la carga de un documento de identidad. Las solicitudes sobre otra persona piden automáticamente una prueba de autorización.
Cada solicitud se guarda como un PDF fechado en la carpeta de la bóveda que elijas, para que tengas un registro claro de cuándo llegó y de qué se pidió exactamente.
- Ideal para
- Empresas, organizaciones benéficas y empleadores que gestionan solicitudes de acceso a datos personales
- Lo completa
- La persona interesada o alguien autorizado para actuar en su nombre
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Lógica para solicitudes en nombre de otra persona con prueba de autorización, opciones de alcance y entrega, carga de documento de identidad y declaración
¿Quién usa un formulario de solicitud de acceso del interesado?
- Enlazarlo desde tu aviso de privacidad como la forma sencilla de presentar una solicitud de acceso
- Gestionar solicitudes de antiguos empleados que quieren su expediente de RR. HH.
- Padres que solicitan los registros de un menor a una escuela, club o clínica
- Abogados que solicitan datos en nombre de un cliente
- Convertir solicitudes recibidas por email en un registro uniforme y fechado
- Registrar la fecha de llegada de cada solicitud para responder a tiempo
Preguntas de este formulario de solicitud de acceso del interesado
23 preguntas en 4 páginas · incluye firma, subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Dirección postal
- ¿Sobre quién es esta solicitud?* Sobre mí: solicito mis propios datos · Sobre otra persona: solicito los datos en su nombre
- Nombre de la persona a la que se refieren los datos* solo se pregunta cuando corresponde
- Tu autorización para actuar en su nombre* solo se pregunta cuando corresponde Padre, madre o tutor de un menor · Abogado o representante legal · Poder de representación · Su autorización por escrito
- Prueba de tu autorización* solo se pregunta cuando corresponde
2 Tu relación con nosotros
- ¿Qué relación has tenido con nosotros?* Cliente · Antiguo cliente · Empleado · Antiguo empleado · Solicitante de empleo · Proveedor o contratista · Usuario del sitio web o de la aplicación
- Número de cuenta, cliente o empleado
- Otros correos electrónicos o nombres que hayas utilizado con nosotros
- Período de interés: desde
- Período de interés: hasta
3 Qué estás solicitando
- ¿Qué te gustaría recibir?* Una copia de todos los datos personales que tienes sobre mí · Solo información específica
- Describe la información que quieres* solo se pregunta cuando corresponde
- También me gustaría saber… Por qué utilizas mis datos · Con quién los has compartido · Durante cuánto tiempo los conservarás · De dónde los obtuviste, si no me los diste yo · Si se toman decisiones automatizadas sobre mí
- ¿Cómo te gustaría recibirlos?* Copia electrónica por correo electrónico · Enlace de descarga segura · Copia en papel por correo postal
- Cualquier otra información que pueda ayudarnos
4 Identidad y declaración
- Documento de identidad con fotografía*
- Comprobante de domicilio
- Declaración*
- Firma
- Fecha*
El formulario solicitud de acceso del interesado, página por página
1 Sobre ti
El nombre y el email son obligatorios; el teléfono y la dirección postal son opcionales, con una nota que indica que la dirección es necesaria para recibir una copia en papel. Después, la persona indica si la solicitud es sobre ella misma o sobre otra persona. Al elegir a otra persona aparecen tres preguntas obligatorias: el nombre de esa persona, la autorización de quien presenta la solicitud (padre, madre o tutor, representante legal, poder notarial, permiso por escrito u otra opción que puede escribir) y una carga de la prueba correspondiente, con un máximo de tres archivos.
2 Tu relación con nosotros
Una lista obligatoria pregunta cómo ha tratado contigo: como cliente, antiguo cliente, empleado, antiguo empleado, candidato a un puesto, proveedor o contratista, usuario de la web o de la app, u otra relación. Los campos opcionales permiten indicar un número de cuenta o de empleado, otros emails o nombres utilizados y un intervalo de fechas, que puede dejarse en blanco para incluir todo el historial. Estos son los datos que hacen posible una búsqueda exhaustiva.
3 Qué solicitas
La persona elige entre una copia de todos sus datos o solo de información específica; la segunda opción requiere una descripción, como grabaciones de llamadas de un mes concreto. Una lista también permite solicitar el motivo por el que se utilizan sus datos, con quién se comparten, durante cuánto tiempo se conservan, de dónde proceden y si se toman decisiones automatizadas. Puede elegir recibirlos por email, mediante un enlace de descarga segura o por correo postal, y añadir notas.
4 Identidad y declaración
Una breve nota explica por qué se necesita un documento de identidad y que se eliminará cuando se complete la solicitud. Se requiere un documento de identidad con fotografía, con un máximo de tres archivos; la prueba de domicilio es opcional. Una nota sobre los plazos, que debes adaptar a tu legislación, indica que, según el RGPD (GDPR) y el RGPD del Reino Unido (UK GDPR), normalmente se debe responder en el plazo de un mes. La persona confirma la declaración, puede firmar y fecha la solicitud.
Personaliza la plantilla
- Añade los datos de contacto de tu responsable de protección de datos y un enlace a tu aviso de privacidad
- Edita las opciones de relación para que coincidan con las personas sobre las que realmente conservas datos
- Cambia el párrafo sobre los plazos si te aplica otra legislación, como una ley de privacidad de un estado de EE. UU.
- Elimina la opción de copia en papel si solo respondes por medios electrónicos
- Envía las solicitudes a una carpeta de privacidad restringida y añade a tu responsable de protección de datos a los emails de notificación
- Mantén el formulario público para que cualquiera pueda utilizarlo sin una cuenta
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de acceso del interesado
- No conviertas el formulario en la única forma de solicitarlo: por lo general, las solicitudes hechas por email o teléfono también son válidas
- Pide solo la cantidad de documentación de identidad que necesites razonablemente; no puedes utilizar la verificación para retrasar una solicitud
- Registra la fecha de llegada de cada solicitud y cuándo se confirmó la identidad, ya que los plazos suelen empezar a contar desde una de esas fechas
- Busca en todos los sistemas —email, chat, CRM y copias de seguridad—, no solo en tu base de datos principal
- Elimina los documentos de identidad una vez cerrada la solicitud
- Haz que revisen esta plantilla de acuerdo con la ley de privacidad que te sea aplicable: es un punto de partida, no asesoramiento jurídico
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que hayas elegido, con los documentos de identidad y autorización adjuntos a la respuesta, y tu equipo recibe una notificación por email. La persona solicitante recibe una copia de lo que ha enviado.
Desde la tabla de respuestas puedes ver todas las solicitudes abiertas y cuándo llegaron, filtrar por relación o alcance y exportar la lista para controlar los plazos de respuesta en tu propio registro.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de acceso del interesado: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de solicitud de acceso del interesado?
Sí. Es una de las plantillas prediseñadas de FileIt, y todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, incluyen la app Forms y su biblioteca completa de plantillas.
¿Necesitan una cuenta de FileIt las personas que rellenan este formulario?
No. Cualquiera que tenga el enlace, o reciba una solicitud por email, puede completar y enviar el formulario sin crear una cuenta de FileIt. Solo necesita una el propietario del formulario.
¿Utilizar este formulario significa que cumplimos el RGPD?
No. Te ayuda a recopilar las solicitudes de acceso de forma uniforme, pero no es asesoramiento jurídico ni hace que cumplas por sí solo el RGPD (GDPR), el RGPD del Reino Unido (UK GDPR) ni ninguna otra ley. También necesitas un proceso para buscar, revisar y responder.
¿Puedo exigir que las personas utilicen este formulario?
Por lo general, no: según leyes como el RGPD (GDPR), una solicitud hecha por otra vía normalmente sigue siendo válida. Ofrece el formulario como la vía más sencilla, no como la única.
¿Qué ocurre con los documentos de identidad que cargan las personas?
Se almacenan con la respuesta en tu bóveda de FileIt. El formulario informa a las personas de que los eliminarás cuando se complete la solicitud, así que asegúrate de que tu equipo lo haga.
¿También sirve para solicitudes de privacidad de EE. UU.?
Sí, con algunos cambios. Modifica el párrafo y el texto sobre los plazos para adaptarlos a la ley estatal correspondiente, como la Ley de Privacidad del Consumidor de California (California Consumer Privacy Act).
¿Puede alguien presentar una solicitud en nombre de su hijo?
Sí. Al elegir a otra persona aparecen preguntas sobre el nombre del menor, la autorización del padre, madre o tutor y la prueba de esa autorización.