ما قالب نموذج طلب وصول صاحب البيانات (Data Subject Access Request)؟
تصل طلبات الوصول بأشكال مختلفة: رسالة بريد إلكتروني من سطر واحد، أو خطاب، أو تعليق في محادثة دعم. ثم يحتاج كل طلب إلى متابعة لمعرفة هوية الشخص، والحسابات التي امتلكها، وما يريده تحديدًا، وما إذا كان هو فعلًا الشخص الذي يذكر أنه هو — بينما بدأت مهلة الرد بالاحتساب.
يجمع هذا القالب كل ذلك مسبقًا. فهو يشمل الطلبات المقدمة نيابةً عن شخص آخر، وطرق تعامل الشخص معك، والفترة الزمنية والمعلومات التي يهتم بها، والطريقة التي يفضّل استلامها بها، ورفع وثيقة هوية. أما الطلبات المتعلقة بشخص آخر فتطلب إثبات الصلاحية تلقائيًا.
يُحفظ كل طلب بصيغة PDF مؤرخة في مجلد الخزنة الذي تختاره، ما يمنحك سجلًا واضحًا لتاريخ وصوله وما طُلب بالضبط.
- مناسب لـ
- الشركات والجمعيات الخيرية وأصحاب العمل الذين يتعاملون مع طلبات الوصول المتعلقة بالخصوصية
- يُعبئه
- الشخص نفسه، أو شخص مخوّل بالتصرف نيابةً عنه
- الوقت اللازم لإكماله
- نحو 5 دقائق
- يتضمن
- منطق الطلبات بالنيابة مع إثبات الصلاحية، وخيارات النطاق والتسليم، ورفع الهوية، والإقرار
من يستخدم نموذج طلب وصول صاحب البيانات (Data Subject Access Request)؟
- إضافة رابط إليه في إشعار الخصوصية باعتباره الطريقة السهلة لتقديم طلب وصول
- التعامل مع طلبات الموظفين السابقين الذين يريدون ملفهم الوظيفي
- طلب أولياء الأمور سجلات أطفالهم من مدرسة أو نادٍ أو عيادة
- طلب المحامين بيانات نيابةً عن عملائهم
- تحويل الطلبات المرسلة عبر البريد الإلكتروني إلى سجل موحد ومؤرخ
- تتبع تاريخ وصول كل طلب لضمان إرسال الردود في الوقت المحدد
أسئلة نموذج طلب وصول صاحب البيانات (Data Subject Access Request) هذا
23 أسئلة على 4 صفحات · يتضمن التوقيع, رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 نبذة عنك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- الهاتف
- العنوان البريدي
- بشأن مَن هذا الطلب؟* أنا — أطلب بياناتي الشخصية · شخص آخر — أطلب البيانات نيابةً عنه
- اسم الشخص الذي تتعلق به البيانات* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- صفتك التي تخولك التصرف نيابةً عنه* لا يُطرح إلا عند انطباقه والد أو وصي على طفل · محامٍ أو ممثل قانوني · توكيل رسمي · إذن كتابي منه
- إثبات صفتك المخولة لك* لا يُطرح إلا عند انطباقه
2 علاقتك بنا
- ما طبيعة تعاملك معنا؟* عميل · عميل سابق · موظف · موظف سابق · متقدم لوظيفة · مورد أو متعاقد · مستخدم الموقع الإلكتروني أو التطبيق
- رقم الحساب أو العميل أو الموظف
- عناوين البريد الإلكتروني أو الأسماء الأخرى التي استخدمتها معنا
- الفترة المعنية — من
- الفترة المعنية — إلى
3 ما الذي تطلبه؟
- ماذا ترغب في الحصول عليه؟* نسخة من جميع البيانات الشخصية التي نحتفظ بها عني · معلومات محددة فقط
- صِف المعلومات التي تريدها* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- أود أيضًا معرفة… سبب استخدامكم لبياناتي · الجهات التي شاركتم بياناتي معها · المدة التي ستحتفظون بها خلالها · مصدر حصولكم عليها، إذا لم تكن مني · ما إذا كانت تُتخذ بحقي أي قرارات مؤتمتة
- كيف ترغب في استلامها؟* نسخة إلكترونية عبر البريد الإلكتروني · رابط تنزيل آمن · نسخة ورقية عبر البريد
- أي معلومات أخرى قد تساعدنا
4 الهوية والإقرار
- إثبات هوية يتضمن صورة*
- إثبات العنوان
- الإقرار*
- التوقيع
- التاريخ*
نموذج طلب وصول صاحب البيانات (Data Subject Access Request)، صفحةً صفحةً
1 معلومات عنك
الاسم والبريد الإلكتروني إلزاميان؛ أما الهاتف والعنوان البريدي فاختياريان، مع ملاحظة تفيد بأن العنوان مطلوب للحصول على نسخة ورقية. ثم يحدد الشخص ما إذا كان الطلب يتعلق به أم بشخص آخر. يؤدي اختيار شخص آخر إلى إظهار ثلاثة أسئلة إلزامية: اسم ذلك الشخص، وصلاحية مقدم الطلب (والد أو وصي، أو ممثل قانوني، أو توكيل، أو إذن كتابي، أو خيار آخر يمكنه كتابته)، ورفع إثبات الصلاحية — بحد أقصى ثلاثة ملفات.
2 علاقتك بنا
تطلب قائمة اختيار إلزامية تحديد طريقة تعامل الشخص معك — عميل، أو عميل سابق، أو موظف، أو موظف سابق، أو متقدم لوظيفة، أو مورّد أو متعاقد، أو مستخدم للموقع الإلكتروني أو التطبيق، أو علاقة أخرى. وتجمع الحقول الاختيارية رقم الحساب أو الموظف، وعناوين البريد الإلكتروني أو الأسماء الأخرى التي استخدمها، ونطاقًا زمنيًا يمكن تركه فارغًا ليشمل جميع الفترات. هذه هي التفاصيل التي تجعل إجراء بحث شامل ممكنًا.
3 ما الذي تطلبه
يختار الشخص نسخة من جميع بياناته أو معلومات محددة فقط؛ ويتطلب الخيار المحدد وصفًا، مثل تسجيلات المكالمات من شهر معين. وتتيح قائمة اختيار له أن يطلب أيضًا معرفة سبب استخدام بياناته، والجهات التي تُشارك معها، ومدة الاحتفاظ بها، ومصدرها، وما إذا كانت تُتخذ قرارات آلية. ويختار التسليم عبر البريد الإلكتروني أو رابط تنزيل آمن أو البريد العادي، ويمكنه إضافة ملاحظات.
4 الهوية والإقرار
توضح ملاحظة قصيرة سبب الحاجة إلى الهوية وأنها ستُحذف بعد إكمال الطلب. وتكون وثيقة الهوية المصورة إلزامية (بحد أقصى ثلاثة ملفات)؛ أما إثبات العنوان فاختياري. وتنص ملاحظة بشأن المدة — تُعدّل وفقًا لقانونك — على أن الرد، بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (General Data Protection Regulation (GDPR)) واللائحة العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة (UK GDPR)، يكون مستحقًا عادةً خلال شهر واحد. ويؤكد الشخص الإقرار، ويمكنه التوقيع، ويؤرخ الطلب.
خصّص القالب كما تريد
- أضف بيانات الاتصال بمسؤول حماية البيانات لديك ورابطًا إلى إشعار الخصوصية
- عدّل خيارات العلاقة لتطابق الأشخاص الذين تحتفظ فعلًا ببيانات عنهم
- غيّر فقرة المدة إذا كنت خاضعًا لقانون مختلف، مثل قانون خصوصية في ولاية أمريكية
- أزل خيار النسخة الورقية إذا كنت ترد إلكترونيًا فقط
- وجّه الطلبات إلى مجلد خصوصية مقيّد، وأضف مسؤول حماية البيانات لديك إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإشعارات
- أبقِ النموذج متاحًا للعامة حتى يتمكن أي شخص من استخدامه دون حساب
نصائح لتحسين نموذج طلب وصول صاحب البيانات (Data Subject Access Request)
- لا تجعل النموذج الطريقة الوحيدة لتقديم الطلب — فالطلبات المقدمة عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف تظل صالحة عمومًا
- اطلب فقط القدر المعقول من معلومات الهوية التي تحتاجها؛ فلا يجوز استخدام التحقق لتأخير الطلب
- سجّل تاريخ وصول كل طلب وتاريخ تأكيد الهوية، لأن المواعيد النهائية تبدأ عادةً من أحد هذين التاريخين
- ابحث في كل الأنظمة — البريد الإلكتروني، والمحادثات، ونظام إدارة علاقات العملاء، والنسخ الاحتياطية — وليس في قاعدة بياناتك الرئيسية فقط
- احذف مستندات الهوية بعد إغلاق الطلب
- اطلب مراجعة هذا القالب في ضوء قانون الخصوصية الساري عليك — فهو نقطة بداية وليس استشارة قانونية
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
يُحفظ كل طلب بصيغة PDF في مجلد الخزنة الذي اخترته، مع إرفاق مستندات الهوية والصلاحية بالرد، ويتلقى فريقك إشعارًا عبر البريد الإلكتروني. ويحصل مقدم الطلب على نسخة مما أرسله.
من جدول الردود، يمكنك رؤية كل طلب مفتوح وتاريخ وصوله، والتصفية حسب العلاقة أو النطاق، وتصدير القائمة لتتبع المواعيد النهائية للرد في سجلك الخاص.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج طلب وصول صاحب البيانات (Data Subject Access Request): الأسئلة الشائعة
هل استخدام قالب طلب وصول صاحب البيانات هذا مجاني؟
نعم. إنه أحد القوالب الجاهزة في FileIt، وكل حساب FileIt، بما في ذلك الخطة المجانية، يتضمن تطبيق Forms ومكتبته الكاملة من القوالب.
هل يحتاج الأشخاص الذين يعبئون هذا النموذج إلى حساب FileIt؟
لا. يمكن لأي شخص لديه الرابط، أو طلب مُرسل عبر البريد الإلكتروني، إكمال النموذج وإرساله دون إنشاء حساب FileIt. يحتاج مالك النموذج وحده إلى حساب.
هل يجعلنا استخدام هذا النموذج ممتثلين للائحة GDPR؟
لا. يساعدك النموذج على جمع طلبات الوصول بطريقة متسقة، لكنه ليس استشارة قانونية ولا يجعلك، بمفرده، ممتثلًا للائحة GDPR أو اللائحة UK GDPR أو أي قانون آخر. ما زلت بحاجة إلى إجراء للبحث والمراجعة والرد.
هل يمكنني إلزام الأشخاص باستخدام هذا النموذج؟
عمومًا لا — فبموجب قوانين مثل اللائحة GDPR، يظل الطلب المقدم بطريقة أخرى صالحًا عادةً. قدّم النموذج باعتباره المسار الأسهل، لا المسار الوحيد.
ماذا يحدث لمستندات الهوية التي يرفعها الأشخاص؟
تُخزّن مع الرد في خزنة FileIt الخاصة بك. ويُبلغ النموذج الأشخاص بأنك ستحذفها عند اكتمال الطلب، لذا احرص على أن ينفذ فريقك ذلك.
هل يعمل أيضًا مع طلبات الخصوصية في الولايات المتحدة؟
نعم، مع إجراء بعض التعديلات. غيّر فقرة المدة والصياغة لتتوافق مع قانون الولاية المعني، مثل قانون خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (California Consumer Privacy Act).
هل يمكن لشخص تقديم طلب نيابةً عن طفله؟
نعم. يؤدي اختيار شخص آخر إلى إظهار أسئلة عن اسم الطفل، وصلاحية الوالد، وإثبات تلك الصلاحية.