什么是 数据主体访问请求 表单模板？
访问请求可能以各种形式到达：一封只有一行内容的邮件、一封信，或支持聊天中的一条留言。之后，你还需要确认请求人的身份、他们曾使用过哪些账户、实际需要什么，以及他们是否就是所声称的人——而响应期限已经开始计算。
此模板会一次性收集所有这些信息。它涵盖代他人提出的请求、请求人与贵方打交道的方式、其关注的时间段和信息、希望接收信息的方式，以及身份证件上传。涉及他人的请求会自动要求提供授权证明。
每份请求都会以带日期的 PDF 保存到你选择的保险库文件夹中，让你清楚记录请求何时到达，以及对方确切请求了什么。
- 适用于
- 处理隐私访问请求的企业、慈善机构和雇主
- 填写人
- 个人本人，或获授权代表其行事的人
- 完成时间
- 约 5 分钟
- 包含内容
- 代他人请求逻辑及授权证明、范围和交付选项、身份证件上传、声明
谁会使用 数据主体访问请求 表单？
- 在隐私声明中添加链接，作为提交访问请求的简便方式
- 处理前员工索取其人力资源档案的请求
- 家长向学校、俱乐部或诊所索取子女记录
- 律师代表客户请求数据
- 将通过邮件提出的请求转化为格式统一且带日期的记录
- 跟踪每份请求的到达日期，确保按时发出响应
此 数据主体访问请求 表单中的问题
共 4 页，23 个问题 · 包含 签名, 文件上传, 条件问题, 多页, 同意复选框.
1 关于您
- 您的姓名*
- 电子邮箱*
- 电话
- 邮寄地址
- 此请求涉及谁？* 本人——我申请获取自己的数据 · 他人——我代表他人申请
- 数据所属人员的姓名* 仅在适用时提问
- 您代表其行事的授权依据* 仅在适用时提问 儿童的父母或监护人 · 律师或法律代理人 · 授权委托书 · 对方的书面授权
- 您的授权证明* 仅在适用时提问
2 您与我们的关系
- 您与我们有何往来？* 客户 · 前客户 · 员工 · 前员工 · 求职者 · 供应商或承包商 · 网站或应用用户
- 账户、客户或员工编号
- 您曾用于与我们联系的其他电子邮箱或姓名
- 相关期间——起始日期
- 相关期间——结束日期
3 您的请求内容
- 您希望获取哪些信息？* 我们持有的所有有关我的个人数据副本 · 仅特定信息
- 描述您需要的信息* 仅在适用时提问
- 我还希望了解…… 您使用我的数据的原因 · 您与哪些人或机构共享了我的数据 · 您将保存我的数据多长时间 · 如果数据并非来自我，您从何处获取了数据 · 是否会对我作出任何自动化决策
- 您希望如何接收？* 通过电子邮件接收电子副本 · 安全下载链接 · 通过邮寄接收纸质副本
- 其他有助于我们处理的信息
4 身份与声明
- 带照片的身份证件*
- 地址证明
- 声明*
- 签名
- 日期*
数据主体访问请求 表单，逐页查看
1 关于你
姓名和电子邮件为必填项；电话和邮寄地址为选填项，并提示只有需要纸质副本时才需提供地址。随后，请求人需说明请求是关于自己还是他人。选择他人后会显示三个必填问题：该他人的姓名、请求人的授权身份（父母或监护人、法定代表人、授权委托书、书面许可，或可自行填写的其他身份），以及授权证明上传——最多三个文件。
2 你与我们的关系
必填清单会询问请求人与贵方的关系——客户、前客户、员工、前员工、求职者、供应商或承包商、网站或应用用户，或其他关系。选填字段可收集账户号或员工编号、曾使用过的其他电子邮件或姓名，以及日期范围；留空则表示所有时间。这些信息有助于进行全面搜索。
3 你要请求的内容
请求人可以选择获取全部数据的副本，或仅获取特定信息；选择特定信息时必须填写说明，例如某个月的通话录音。清单还允许其请求说明数据为何被使用、与谁共享、保存多久、来源何处，以及是否进行自动化决策。请求人可以选择通过电子邮件、安全下载链接或邮寄方式接收数据，也可以添加备注。
4 身份与声明
简短说明会解释为何需要身份证件，以及请求完成后将删除身份证件。带照片的身份证件为必填项（最多三个文件）；地址证明为选填项。时间说明——需根据适用法律进行调整——指出，根据《通用数据保护条例》（GDPR）和《英国通用数据保护条例》（UK GDPR），响应通常应在一个月内发出。请求人需确认声明，可以签名，并注明请求日期。
定制你的模板
- 添加你的数据保护联系人信息和隐私声明链接
- 编辑关系选项，使其符合你实际持有数据的人员类型
- 如果你受其他法律（例如美国州级隐私法）约束，请修改时间说明段落
- 如果你只通过电子方式响应，请移除纸质副本选项
- 将请求转入受限的隐私文件夹，并将你的数据保护负责人添加到通知邮件中
- 保持表单公开，让任何人无需账户即可使用
填写 数据主体访问请求 表单的提示
- 不要把表单作为唯一的请求方式——通过电子邮件或电话提出的请求通常仍然有效
- 只要求合理必要的身份证明；不能利用身份验证拖延请求
- 记录每份请求的到达日期和身份确认时间，因为期限通常从其中一个时间点开始计算
- 搜索每个系统——电子邮件、聊天、CRM、备份——而不只是主数据库
- 请求关闭后删除身份证件文件
- 请根据适用于你的隐私法律审查此模板——它只是起点，不构成法律建议
每份回复都会成为文件库中的 PDF
每份请求都会以 PDF 保存到你选择的保险库文件夹中，身份证件和授权文件会附在响应记录中，同时你的团队会收到电子邮件通知。请求人会收到其提交内容的副本。
在“响应”表格中，你可以查看所有未完成的请求及其到达时间，按关系或范围筛选，并导出列表，在自己的记录中跟踪响应期限。
- 从此模板开始。它会在 FileIt Forms 设计器中打开 — 你可以修改任何问题、添加页面，并设置问题显示的条件。
- 分享表单。开启公开链接，或通过电子邮件发送给他人，每人都有专属链接。他们无需 FileIt 账户。
- 以 PDF 获取回复。每份回复都会保存为 PDF，存入你选择的文件库文件夹，上传的文件也会附在其中 — 还会列在可导出为 CSV 的回复表中。
数据主体访问请求 表单：常见问题
这个数据主体访问请求模板可以免费使用吗？
可以。这是 FileIt 的现成模板之一，并且每个 FileIt 账户（包括免费套餐）都包含 Forms 应用及其完整模板库。
填写此表单的人需要 FileIt 账户吗？
不需要。任何拥有链接的人，或收到邮件请求的人，都可以在不创建 FileIt 账户的情况下填写并提交表单。只有表单所有者需要账户。
使用此表单就能让我们符合 GDPR 要求吗？
不能。它可以帮助你以一致的方式收集访问请求，但不构成法律建议，也不会仅凭自身让你符合《通用数据保护条例》（GDPR）、《英国通用数据保护条例》（UK GDPR）或任何其他法律的要求。你仍需建立搜索、审查和响应流程。
我可以要求人们使用此表单吗？
通常不能——根据 GDPR 等法律，通过其他方式提出的请求通常仍然有效。应将表单作为最简便的途径，而不是唯一途径。
人们上传的身份证件会如何处理？
身份证件会与响应记录一起存储在你的 FileIt 保险库中。表单会告知用户请求完成后你将删除这些文件，因此请确保你的团队确实执行删除。
它也适用于美国隐私请求吗？
可以，但需要进行一些修改。请根据所适用的州法律调整时间说明和措辞，例如《加利福尼亚消费者隐私法》（California Consumer Privacy Act）。
有人可以代其子女提出请求吗？
可以。选择他人后，会显示有关子女姓名、家长授权身份以及授权证明的问题。