¿Qué es la plantilla del formulario de solicitud de borrado de datos?
«Borra mis datos» es fácil de escribir y difícil de gestionar. ¿Qué cuenta? ¿Qué dirección de correo usaron hace tres años? ¿Quieren cerrar toda la cuenta o solo eliminar su número de teléfono? Y, una vez borrado todo, ¿puedes dejar de enviarles marketing?
Esta plantilla plantea esas preguntas desde el principio. Recopila todas las cuentas, nombres de usuario y referencias que debes buscar, permite elegir entre borrarlo todo o solo datos concretos, pregunta el motivo y explica con honestidad que quizá haya que conservar algunos registros. Las solicitudes hechas en nombre de otra persona piden automáticamente una prueba de autorización.
Cada solicitud se guarda como un PDF fechado en la carpeta de la bóveda que elijas, para que tengas un registro claro de qué se pidió y cuándo.
- Ideal para
- Empresas, aplicaciones y organizaciones que gestionan solicitudes de borrado
- Quién lo completa
- La persona interesada o alguien autorizado para actuar en su nombre
- Tiempo para completarlo
- Unos 4 minutos
- Incluye
- Lógica para solicitudes en nombre de otra persona, borrado total o específico, lista de motivos, nota sobre conservación, opción de exclusión y dos confirmaciones
¿Quién usa un formulario de solicitud de borrado de datos?
- Un enlace «borra mis datos» en tu aviso de privacidad o en la configuración de la cuenta
- Clientes que dejan un servicio de suscripción y quieren que se elimine todo
- Antiguos candidatos a un puesto que piden que se borre su candidatura
- Padres y madres que piden que se eliminen los datos de un menor
- Suscriptores de un boletín que quieren que se les olvide, no solo darse de baja
- Conservar un registro fechado de que cada solicitud de borrado se recibió y gestionó
Preguntas de este formulario de solicitud de borrado de datos
20 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- ¿Sobre quién es esta solicitud?* Sobre mí — eliminar mis propios datos · Sobre otra persona — solicito la eliminación en su nombre
- Nombre de la persona a la que se refieren los datos* solo se pregunta cuando corresponde
- Prueba de que puedes actuar en su nombre* solo se pregunta cuando corresponde
2 Qué eliminar
- ¿Qué relación has tenido con nosotros?* Cliente o titular de una cuenta · Antiguo cliente · Suscriptor de un boletín o de comunicaciones comerciales · Candidato a un puesto de trabajo · Usuario del sitio web o de la aplicación · Realicé una consulta
- Cuentas, nombres de usuario, correos electrónicos o números de referencia que debemos buscar*
- ¿Qué quieres que eliminemos?* Todos los datos personales que tenemos sobre mí · Solo datos concretos
- ¿Qué datos deben eliminarse?* solo se pregunta cuando corresponde
- ¿También debemos cerrar tu cuenta? solo se pregunta cuando corresponde
3 Tus motivos
- ¿Por qué solicitas la eliminación? Ya no necesitas los datos para el motivo por el que se recopilaron · Retiro el consentimiento que di · Me opongo a la forma en que se utilizan · No quiero recibir comunicaciones comerciales directas · Creo que se han utilizado de forma ilícita · Se recopilaron cuando era menor de edad
- ¿Quieres añadir algo?
- ¿Podemos conservar un registro mínimo (como tu dirección de correo electrónico) para no volver a ponernos en contacto contigo?
4 Confirmar
- Documento de identidad con foto (solo si te lo solicitamos)
- ¿Cómo debemos confirmarlo una vez completado?* Por correo electrónico · Por correo postal · No necesito confirmación
- Dirección postal para la confirmación* solo se pregunta cuando corresponde
- Lo entiendo*
- Declaración*
- Fecha*
El formulario solicitud de borrado de datos, página por página
1 Sobre ti
El nombre y el correo electrónico son obligatorios; el teléfono, opcional. La persona indica si la solicitud se refiere a ella misma o a otra persona. Si se refiere a otra persona, debe indicar su nombre y subir una prueba obligatoria de autorización, como una carta de autorización o un documento que acredite la tutela.
2 Qué borrar
Una lista de relaciones (cliente, antiguo cliente, suscriptor, candidato a un puesto, usuario del sitio web o de la aplicación, consulta u otra) va seguida de un campo obligatorio para cada cuenta, nombre de usuario, correo electrónico y número de referencia que haya que buscar: el detalle que permite hacer un borrado completo. La persona elige entre borrar todos sus datos o solo datos concretos; en este último caso, debe describirlos. Si elige todos los datos, se le pregunta si también debe cerrarse la cuenta.
3 Tus motivos
Una lista opcional incluye motivos habituales para la supresión: los datos ya no son necesarios, se retira el consentimiento, se presenta una objeción a su uso o al marketing directo, el uso es ilícito o los datos se recopilaron durante la infancia. También incluye una nota que explica que algunas leyes, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), aplican este derecho en determinados supuestos. Un párrafo en lenguaje claro explica que quizá haya que conservar algunos registros, por ejemplo, para impuestos o reclamaciones legales. La persona también puede permitir que se conserve un registro mínimo de exclusión para que no vuelvan a contactarla.
4 Confirmar
El documento de identidad con foto es opcional y solo se necesita si lo solicitas. La persona elige recibir la confirmación por correo electrónico o postal (por correo postal debe indicar una dirección), o no recibir confirmación. Después marca dos declaraciones: que el borrado es permanente y puede hacerle perder el acceso al historial o a saldos, y que tiene derecho a presentar la solicitud.
Personaliza la plantilla
- Edita las opciones de relación para adaptarlas a las personas cuyos datos conservas
- Añade ejemplos de los registros que estás obligado legalmente a conservar en el párrafo sobre conservación
- Elimina la lista de motivos si la ley que se te aplica no exige indicar una razón
- Añade a tu equipo de privacidad a los correos de notificación para que cada solicitud se gestione rápidamente
- Dirige las solicitudes a una carpeta de privacidad restringida
- Incluye un enlace al formulario tanto en la página de configuración de la cuenta como en tu aviso de privacidad
Consejos para mejorar tu formulario solicitud de borrado de datos
- Busca en copias de seguridad, correos electrónicos, herramientas de soporte y hojas de cálculo, no solo en tu base de datos principal
- Dile a la persona qué has conservado y por qué, en lugar de limitarte a decir «hecho»
- Conserva un registro mínimo de exclusión cuando la persona lo acepte, para que el marketing no se reactive desde otra lista
- Envía la solicitud a los encargados y socios con quienes hayas compartido los datos cuando sea obligatorio
- Pide un documento de identidad solo cuando realmente no puedas verificar a la persona de otra forma
- Haz que revisen tu proceso conforme a la legislación de privacidad que se te aplique: esta es una plantilla inicial, no asesoramiento jurídico
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada solicitud se archiva como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los documentos de autorización o identidad adjuntos a la respuesta, y recibirás una notificación por correo electrónico. La persona solicitante recibe una copia de lo que ha enviado.
Usa la tabla de Respuestas para ver las solicitudes abiertas, filtrar según se haya pedido un borrado total o parcial y exportar la lista para hacer seguimiento de las tareas completadas. FileIt registra la solicitud; borrar los datos de tus propios sistemas sigue siendo responsabilidad de tu equipo.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Solicitud de borrado de datos: preguntas frecuentes
¿Es gratis usar esta plantilla de solicitud de borrado de datos?
Sí. Es una de las plantillas listas para usar de FileIt, y todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, incluyen la aplicación Forms y su biblioteca completa de plantillas.
¿Las personas que completan este formulario necesitan una cuenta de FileIt?
No. Cualquiera que tenga el enlace o reciba una solicitud por correo electrónico puede completar y enviar el formulario sin crear una cuenta de FileIt. Solo la persona propietaria del formulario necesita una.
¿Enviar este formulario borra algo automáticamente?
No. El formulario registra la solicitud y la archiva en tu bóveda. Después, tu equipo debe localizar y borrar los datos en tus propios sistemas.
¿Tenemos que borrar todo lo que alguien solicite?
No siempre. Algunas leyes, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), permiten conservar determinados datos, por ejemplo, para cumplir una obligación legal. El formulario informa a las personas de que esto puede ocurrir, pero debes comprobar qué se aplica en tu caso.
¿Por qué se pregunta si podemos conservar un registro de exclusión?
Si se elimina todo rastro de una persona, puede acabar de nuevo en una lista de marketing desde otra fuente. Conservar solo lo necesario para reconocerla, con su consentimiento, evita que ocurra.
¿Puede un padre o una madre pedir que se borren los datos de su hijo?
Sí. Al elegir que la solicitud se refiere a otra persona, se pide el nombre del menor y una prueba de la autoridad del padre o la madre.
¿Esto es asesoramiento jurídico?
No. Es una plantilla inicial en lenguaje claro. Haz que la revisen conforme al Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), al RGPD del Reino Unido (UK GDPR), a una ley estatal de privacidad de EE. UU. o a las normas que se te apliquen.