Apakah templat borang permintaan pemadaman data?
"Sila padamkan data saya" mudah ditulis tetapi sukar dilaksanakan. Akaun yang mana? Alamat e-mel yang manakah mereka gunakan tiga tahun lalu? Adakah mereka mahu keseluruhan akaun ditutup, atau hanya nombor telefon mereka dibuang? Dan selepas semuanya dipadam, adakah anda masih boleh menghentikan penghantaran pemasaran kepada mereka?
Templat ini mengemukakan soalan-soalan tersebut dari awal. Ia mengumpulkan setiap akaun, nama pengguna dan rujukan untuk dicari, membolehkan orang itu memilih sama ada mahu memadamkan semuanya atau data tertentu, bertanya sebab permintaan dibuat dan menerangkan dengan jujur bahawa sesetengah rekod mungkin perlu disimpan. Permintaan yang dibuat bagi pihak orang lain secara automatik meminta bukti kuasa untuk bertindak.
Setiap permintaan disimpan sebagai PDF bertarikh dalam folder peti besi yang anda pilih, supaya anda mempunyai rekod yang jelas tentang perkara yang diminta dan bila permintaan itu dibuat.
- Sesuai untuk
- Perniagaan, aplikasi dan organisasi yang mengendalikan permintaan pemadaman
- Diisi oleh
- Individu tersebut atau seseorang yang diberi kuasa untuk bertindak bagi pihaknya
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 4 minit
- Termasuk
- Logik bagi pihak orang lain, pemadaman penuh atau tertentu, senarai semak alasan, nota penyimpanan, pilihan sekatan, dua pengesahan
Siapa yang menggunakan borang permintaan pemadaman data?
- Pautan "padam data saya" daripada notis privasi atau tetapan akaun anda
- Pelanggan yang meninggalkan perkhidmatan langganan dan mahu semuanya dibuang
- Bekas pemohon kerja yang meminta permohonan mereka dipadamkan
- Ibu bapa yang meminta data anak mereka dibuang
- Pelanggan surat berita yang mahu dilupakan, bukan sekadar berhenti melanggan
- Menyimpan rekod bertarikh bahawa setiap permintaan pemadaman telah diterima dan dikendalikan
Soalan dalam borang permintaan pemadaman data ini
20 soalan dalam 4 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel*
- Telefon
- Siapakah yang berkaitan dengan permintaan ini?* Saya — padamkan data saya sendiri · Orang lain — saya meminta bagi pihaknya
- Nama orang yang datanya berkaitan* hanya ditanya jika berkenaan
- Bukti bahawa anda boleh bertindak bagi pihaknya* hanya ditanya jika berkenaan
2 Perkara yang hendak dipadamkan
- Apakah hubungan anda dengan kami?* Pelanggan atau pemegang akaun · Bekas pelanggan · Pelanggan surat berita atau pemasaran · Pemohon kerja · Pengguna laman web atau aplikasi · Pernah membuat pertanyaan
- Akaun, nama pengguna, e-mel atau nombor rujukan untuk dicari*
- Apakah yang anda mahu dipadamkan?* Semua data peribadi tentang saya yang anda simpan · Data tertentu sahaja
- Data manakah yang hendak dipadamkan?* hanya ditanya jika berkenaan
- Adakah kami juga patut menutup akaun anda? hanya ditanya jika berkenaan
3 Sebab anda
- Mengapa anda meminta pemadaman? Anda tidak lagi memerlukan data tersebut untuk tujuan data itu dikumpulkan · Saya menarik balik persetujuan yang saya berikan · Saya membantah cara data itu digunakan · Saya tidak mahu menerima pemasaran langsung · Saya percaya data itu telah digunakan secara menyalahi undang-undang · Data itu dikumpulkan semasa saya kanak-kanak
- Apa-apa yang ingin anda tambahkan
- Bolehkah kami menyimpan rekod minimum (seperti alamat e-mel anda) supaya kami tidak menghubungi anda lagi?
4 Sahkan
- Dokumen pengenalan bergambar (hanya jika kami memintanya)
- Bagaimanakah kami patut mengesahkan apabila proses ini selesai?* Melalui e-mel · Melalui pos · Tidak perlu pengesahan
- Alamat pos untuk pengesahan* hanya ditanya jika berkenaan
- Saya faham*
- Pengisytiharan*
- Tarikh*
Borang permintaan pemadaman data, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Nama dan e-mel diperlukan, manakala telefon adalah pilihan. Orang itu menyatakan sama ada permintaan tersebut adalah untuk dirinya sendiri atau orang lain; jika untuk orang lain, dia perlu memberikan nama orang berkenaan serta memuat naik bukti kuasa yang diperlukan, seperti surat kuasa atau bukti penjagaan sah.
2 Perkara yang perlu dipadam
Senarai semak hubungan (pelanggan, bekas pelanggan, pelanggan langganan, pemohon kerja, pengguna laman web atau aplikasi, pertanyaan atau lain-lain) diikuti kotak wajib untuk setiap akaun, nama pengguna, e-mel dan nombor rujukan yang perlu dicari — butiran yang membolehkan pemadaman lengkap dilakukan. Orang itu memilih sama ada mahu memadamkan semua data atau data tertentu sahaja; pilihan data tertentu memerlukan penerangan. Jika memilih semua data, mereka akan ditanya sama ada akaun itu juga perlu ditutup.
3 Sebab anda
Senarai semak pilihan menyenaraikan alasan lazim untuk pemadaman — data tidak lagi diperlukan, persetujuan ditarik balik, bantahan terhadap penggunaannya atau pemasaran langsung, penggunaan yang menyalahi undang-undang atau data dikumpulkan semasa zaman kanak-kanak — dengan nota bahawa sesetengah undang-undang seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) memberikan hak ini atas alasan tertentu. Perenggan dalam bahasa mudah menerangkan bahawa sesetengah rekod mungkin perlu disimpan, contohnya untuk tujuan cukai atau tuntutan undang-undang. Orang itu juga boleh membenarkan rekod sekatan minimum supaya mereka tidak dihubungi lagi.
4 Pengesahan
ID bergambar adalah pilihan dan hanya diperlukan jika anda memintanya. Orang itu memilih pengesahan melalui e-mel atau pos (pilihan pos memerlukan alamat), atau tanpa pengesahan, kemudian menandakan dua pernyataan: bahawa pemadaman adalah kekal dan mungkin menyebabkan mereka kehilangan akses kepada sejarah atau baki, serta bahawa mereka berhak membuat permintaan tersebut.
Ubah suai templat ini
- Edit pilihan hubungan supaya sepadan dengan golongan yang datanya anda simpan
- Tambahkan contoh rekod yang diwajibkan disimpan oleh undang-undang pada perenggan tentang penyimpanan
- Buang senarai semak alasan jika undang-undang yang terpakai kepada anda tidak memerlukan sebab
- Tambahkan pasukan privasi anda pada e-mel pemberitahuan supaya setiap permintaan diambil tindakan dengan segera
- Halakan permintaan ke folder privasi terhad
- Pautkan borang daripada halaman tetapan akaun anda dan juga notis privasi
Petua untuk borang permintaan pemadaman data yang lebih baik
- Cari dalam sandaran, e-mel, alat sokongan dan hamparan — bukan pangkalan data utama sahaja
- Beritahu orang itu perkara yang anda simpan dan sebabnya, bukan sekadar mengatakan "selesai"
- Simpan rekod sekatan minimum dengan persetujuan orang itu supaya pemasaran tidak bermula semula daripada senarai lain
- Serahkan permintaan kepada pemproses dan rakan kongsi yang telah menerima perkongsian data tersebut apabila diperlukan
- Minta ID hanya apabila anda benar-benar tidak dapat mengesahkan identiti orang itu dengan cara lain
- Minta proses anda disemak berdasarkan undang-undang privasi yang terpakai kepada anda — ini ialah templat permulaan, bukan nasihat undang-undang
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap permintaan difailkan sebagai PDF dalam folder peti besi yang anda pilih, dengan sebarang dokumen kuasa atau ID dilampirkan pada respons, dan anda akan dimaklumkan melalui e-mel. Pemohon menerima salinan perkara yang dihantarnya.
Gunakan jadual Respons untuk melihat permintaan terbuka, menapis berdasarkan sama ada pemadaman penuh atau sebahagian diminta, dan mengeksport senarai untuk menjejak penyelesaian. FileIt merekodkan permintaan tersebut; pemadaman data dalam sistem anda sendiri masih menjadi tanggungjawab pasukan anda.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan pemadaman data: soalan lazim
Adakah templat permintaan pemadaman data ini percuma untuk digunakan?
Ya. Ini ialah salah satu templat sedia digunakan FileIt, dan setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, merangkumi aplikasi Forms serta pustaka templat lengkapnya.
Adakah orang yang mengisi borang ini memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Sesiapa yang mempunyai pautan atau menerima permintaan melalui e-mel boleh melengkapkan dan menghantar borang tanpa mencipta akaun FileIt. Hanya pemilik borang memerlukannya.
Adakah penghantaran borang ini memadamkan apa-apa secara automatik?
Tidak. Borang ini merekodkan permintaan dan memfailkannya dalam peti besi anda. Pasukan anda kemudiannya perlu mencari dan memadamkan data dalam sistem anda sendiri.
Adakah kami perlu memadamkan semua perkara yang diminta seseorang?
Tidak semestinya. Undang-undang seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) membenarkan sesetengah data disimpan, contohnya untuk memenuhi kewajipan undang-undang. Borang ini memaklumkan orang bahawa perkara ini mungkin berlaku, tetapi anda harus menyemak perkara yang terpakai kepada anda.
Mengapa perlu bertanya sama ada kami boleh menyimpan rekod sekatan?
Jika setiap jejak seseorang dipadamkan, mereka mungkin dimasukkan semula ke dalam senarai pemasaran daripada sumber lain. Menyimpan maklumat secukupnya untuk mengenal pasti mereka — dengan persetujuan mereka — dapat mencegah perkara itu.
Bolehkah ibu bapa meminta data anak mereka dipadamkan?
Ya. Pilihan untuk memohon bagi pihak orang lain meminta nama anak serta bukti kuasa ibu bapa tersebut.
Adakah ini nasihat undang-undang?
Tidak. Ini ialah templat permulaan dalam bahasa yang mudah difahami. Minta ia disemak berdasarkan GDPR, UK GDPR, undang-undang privasi negeri AS atau mana-mana peraturan yang terpakai kepada anda.