Quel est le modèle de formulaire demande d’effacement des données ?
« Supprimez mes données » est facile à écrire, mais difficile à traiter. De quel compte s’agit-il ? Quelle adresse e-mail utilisaient-elles il y a trois ans ? Veulent-elles fermer l’intégralité du compte ou supprimer uniquement leur numéro de téléphone ? Et pouvez-vous encore cesser de leur envoyer des communications marketing une fois tout supprimé ?
Ce modèle pose ces questions dès le départ. Il recueille chaque compte, nom d’utilisateur et référence à rechercher, permet à la personne de choisir entre la suppression de toutes ses données ou de données précises, demande le motif de sa démarche et explique clairement que certains éléments peuvent devoir être conservés. Les demandes effectuées au nom d’une autre personne demandent automatiquement une preuve d’autorisation.
Chaque demande est enregistrée au format PDF daté dans le dossier de coffre-fort que vous choisissez, afin de conserver une trace claire de la demande et de sa date.
- Idéal pour
- Les entreprises, applications et organisations qui traitent des demandes de suppression
- Rempli par
- La personne concernée ou une personne autorisée à agir en son nom
- Temps nécessaire
- Environ 4 minutes
- Comprend
- Gestion des demandes au nom d’autrui, suppression complète ou ciblée, liste de motifs, note sur la conservation, choix d’une inscription en liste d’exclusion, deux confirmations
Qui utilise un formulaire demande d’effacement des données ?
- Un lien « supprimer mes données » depuis votre notice de confidentialité ou les paramètres du compte
- Les clients qui quittent un service par abonnement et souhaitent tout supprimer
- Les anciens candidats à un emploi qui demandent la suppression de leur candidature
- Les parents qui demandent la suppression des données de leur enfant
- Les abonnés à une newsletter qui souhaitent être oubliés, et pas seulement désabonnés
- Conserver une trace datée de la réception et du traitement de chaque demande de suppression
Questions de ce formulaire demande d’effacement des données
20 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À votre sujet
- Votre nom*
- Adresse e-mail*
- Téléphone
- Qui est concerné par cette demande ?* Moi — supprimer mes propres données · Une autre personne — je fais la demande en son nom
- Nom de la personne concernée par les données* affichée uniquement si applicable
- Justificatif vous autorisant à agir en son nom* affichée uniquement si applicable
2 Données à supprimer
- Dans quel cadre avez-vous été en relation avec nous ?* Client ou titulaire d'un compte · Ancien client · Abonné à une newsletter ou à des communications marketing · Candidat à un emploi · Utilisateur du site web ou de l'application · J'ai effectué une demande de renseignements
- Comptes, noms d'utilisateur, adresses e-mail ou numéros de référence à rechercher*
- Que souhaitez-vous supprimer ?* Toutes les données personnelles que vous détenez à mon sujet · Uniquement certaines données
- Quelles données doivent être supprimées ?* affichée uniquement si applicable
- Devons-nous également fermer votre compte ? affichée uniquement si applicable
3 Vos motifs
- Pourquoi demandez-vous la suppression ? Vous n'avez plus besoin des données aux fins pour lesquelles elles ont été collectées · Je retire le consentement que j'ai donné · Je m'oppose à la manière dont elles sont utilisées · Je ne souhaite plus recevoir de prospection directe · Je pense qu'elles ont été utilisées illégalement · Elles ont été collectées lorsque j'étais enfant
- Souhaitez-vous ajouter quelque chose ?
- Pouvons-nous conserver un enregistrement minimal (tel que votre adresse e-mail) afin de ne plus vous contacter ?
4 Confirmation
- Pièce d'identité avec photo (uniquement si nous vous la demandons)
- Comment devons-nous vous confirmer que la procédure est terminée ?* Par e-mail · Par courrier · Aucune confirmation nécessaire
- Adresse postale pour la confirmation* affichée uniquement si applicable
- Je comprends*
- Déclaration*
- Date*
Le formulaire demande d’effacement des données, page par page
1 À propos de vous
Le nom et l’adresse e-mail sont obligatoires, le téléphone est facultatif. La personne indique si la demande la concerne elle-même ou quelqu’un d’autre ; dans ce dernier cas, elle renseigne le nom de l’autre personne et téléverse une preuve d’autorisation obligatoire, par exemple une procuration ou un justificatif de tutelle.
2 Que faut-il supprimer ?
Une liste de cases à cocher indiquant la relation avec votre organisation (client, ancien client, abonné, candidat à un emploi, utilisateur du site web ou de l’application, demande d’information ou autre) est suivie d’un champ obligatoire pour chaque compte, nom d’utilisateur, adresse e-mail et numéro de référence à rechercher — les informations qui permettent une suppression complète. La personne choisit de supprimer toutes ses données ou uniquement certaines ; dans ce dernier cas, elle doit les décrire. Si elle choisit toutes ses données, elle indique également si le compte doit être fermé.
3 Vos motifs
Une liste facultative propose les motifs courants d’effacement : les données ne sont plus nécessaires, le consentement est retiré, une opposition à leur utilisation ou au marketing direct, une utilisation illicite ou des données recueillies pendant l’enfance — avec une note précisant que certaines lois, comme le Règlement général sur la protection des données (General Data Protection Regulation, GDPR), appliquent ce droit dans des circonstances particulières. Un paragraphe en langage clair explique que certains éléments peuvent devoir être conservés, par exemple pour des raisons fiscales ou pour faire valoir des droits en justice. La personne peut également autoriser la conservation d’une trace minimale en liste d’exclusion afin de ne plus être contactée.
4 Confirmer
Une pièce d’identité avec photo est facultative et n’est nécessaire que si vous la demandez. La personne choisit de recevoir la confirmation par e-mail ou par courrier (le courrier nécessite une adresse), ou de ne recevoir aucune confirmation, puis coche deux déclarations : la suppression est définitive et peut lui faire perdre l’accès à son historique ou à ses soldes, et elle est habilitée à effectuer cette demande.
Personnalisez le modèle
- Modifiez les options de relation pour les adapter aux personnes dont vous détenez les données
- Ajoutez des exemples des documents que vous êtes légalement tenus de conserver dans le paragraphe sur la conservation
- Supprimez la liste des motifs si la loi qui vous est applicable n’exige pas de justification
- Ajoutez votre équipe chargée de la confidentialité aux e-mails de notification afin que chaque demande soit traitée rapidement
- Acheminez les demandes vers un dossier de confidentialité à accès restreint
- Ajoutez un lien vers le formulaire depuis la page des paramètres du compte, en plus de votre notice de confidentialité
Conseils pour un meilleur formulaire demande d’effacement des données
- Recherchez dans les sauvegardes, les e-mails, les outils d’assistance et les feuilles de calcul — pas uniquement dans votre base de données principale
- Indiquez à la personne ce que vous avez conservé et pourquoi, plutôt que de vous contenter de dire « c’est fait »
- Conservez une trace minimale en liste d’exclusion lorsque la personne y consent, afin que le marketing ne reprenne pas depuis une autre liste
- Transmettez la demande aux sous-traitants et partenaires avec lesquels vous avez partagé les données lorsque la loi l’exige
- Ne demandez une pièce d’identité que lorsque vous ne pouvez réellement pas vérifier l’identité de la personne autrement
- Faites vérifier votre procédure au regard de la législation sur la confidentialité qui vous est applicable — il s’agit d’un modèle de départ, pas d’un conseil juridique
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est archivée au format PDF dans le dossier de coffre-fort que vous avez choisi, avec les justificatifs d’autorisation ou d’identité joints à la réponse, et vous êtes averti par e-mail. La personne qui a effectué la demande reçoit une copie de sa réponse.
Utilisez le tableau des réponses pour voir les demandes ouvertes, filtrer selon qu’une suppression complète ou partielle a été demandée et exporter la liste afin d’en suivre le traitement. FileIt enregistre la demande ; la suppression des données dans vos propres systèmes reste à la charge de votre équipe.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande d’effacement des données : questions fréquentes
Ce modèle de demande d’effacement des données est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles prêts à l’emploi de FileIt, et chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, comprend l’application Forms et sa bibliothèque complète de modèles.
Les personnes qui remplissent ce formulaire doivent-elles avoir un compte FileIt ?
Non. Toute personne disposant du lien ou ayant reçu une demande par e-mail peut remplir et envoyer le formulaire sans créer de compte FileIt. Seul le propriétaire du formulaire en a besoin.
L’envoi de ce formulaire supprime-t-il automatiquement des données ?
Non. Le formulaire enregistre la demande et l’archive dans votre coffre-fort. Votre équipe doit ensuite rechercher et supprimer les données dans vos propres systèmes.
Devons-nous supprimer tout ce qu’une personne demande ?
Pas toujours. Des lois comme le Règlement général sur la protection des données (General Data Protection Regulation, GDPR) autorisent la conservation de certaines données, par exemple pour respecter une obligation légale. Le formulaire indique que cela peut arriver, mais vous devez vérifier les règles qui vous sont applicables.
Pourquoi demander si nous pouvons conserver une trace en liste d’exclusion ?
Si toute trace d’une personne est supprimée, elle peut se retrouver à nouveau sur une liste marketing provenant d’une autre source. Conserver uniquement les informations nécessaires pour la reconnaître — avec son accord — permet d’éviter cela.
Un parent peut-il demander la suppression des données de son enfant ?
Oui. Le choix « une autre personne » demande le nom de l’enfant et la preuve de l’autorité du parent.
S’agit-il d’un conseil juridique ?
Non. Il s’agit d’un modèle de départ rédigé en langage clair. Faites-le vérifier au regard du Règlement général sur la protection des données (General Data Protection Regulation, GDPR), du RGPD britannique (UK GDPR), d’une loi américaine sur la confidentialité applicable dans un État ou de toute autre règle qui vous concerne.