Undang-undang & persetujuan 18 soalan 3 halaman Kira-kira 6 min untuk diisi

Templat Borang Aduan Privasi

Berikan pelanggan, kakitangan dan orang ramai cara yang jelas serta hormat untuk menyuarakan kebimbangan tentang maklumat peribadi mereka.

Gunakan templat ini — percuma Cuba borang Tiada akaun diperlukan untuk mengisinya
Aduan privasi
Cubanya — beginilah rupanya kepada orang lain. Apa-apa yang anda taip tidak dihantar atau disimpan.
Gunakan templat ini Setiap soalan, pilihan dan peraturan boleh diubah dalam pereka bentuk.

Apakah templat borang aduan privasi?

Aduan privasi berbeza daripada permintaan akses atau pemadaman. Orang itu bukan sekadar meminta sesuatu — mereka memberitahu anda bahawa berlaku kesilapan: e-mel yang tidak dijangka, maklumat yang dikongsi tanpa pengetahuan mereka, permintaan yang tidak dilayan atau kebocoran. Kepantasan dan ketelitian respons anda sangat penting.

Templat ini bertanya siapa yang membuat aduan dan hubungan mereka dengan anda, serta membolehkan seseorang membuat aduan bagi pihak orang lain dengan kebenaran bertulis. Seterusnya, ia bertanya tentang perkara yang diadukan, bila ia berlaku, apa yang berlaku, maklumat yang terlibat, sama ada mereka pernah membangkitkannya sebelum ini, serta meminta sebarang tangkapan skrin atau dokumen.

Akhir sekali, ia bertanya perkara yang mereka mahu anda lakukan — memberi penjelasan, menghentikan, memadam, membetulkan, memberikan salinan, memohon maaf atau mengubah cara anda bekerja — dan cara untuk membalas. Setiap aduan disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda supaya pasukan privasi anda mempunyai rekod lengkap yang bertarikh.

Sesuai untuk
Pegawai perlindungan data, pasukan privasi dan pematuhan, perniagaan kecil serta badan amal
Diisi oleh
Pelanggan, pekerja, pemohon atau orang awam
Masa untuk dilengkapkan
Kira-kira 5 minit
Termasuk
Semakan hubungan dan tindakan bagi pihak orang lain, sembilan jenis aduan, butiran, kategori data, hubungan terdahulu, muat naik bukti dan hasil yang diingini

Siapa yang menggunakan borang aduan privasi?

  • Pautan “kebimbangan privasi” dalam notis privasi anda
  • Aduan tentang pemasaran yang tidak dipersetujui oleh orang ramai
  • Kebimbangan selepas insiden keselamatan
  • Susulan apabila permintaan akses atau pemadaman tidak dijawab
  • Pekerja menyuarakan kebimbangan tentang pemantauan di tempat kerja
  • Penjaga membuat aduan bagi pihak orang yang dijaganya

Soalan dalam borang aduan privasi ini

18 soalan dalam 3 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.

1 Butiran anda

  • Nama anda*
  • E-mel*
  • Telefon
  • Hubungan anda dengan kami* Pelanggan · Bekas pelanggan · Pekerja atau bekas pekerja · Pemohon pekerjaan · Pengguna laman web atau aplikasi · Seseorang yang kami hubungi
  • Adakah anda membuat aduan bagi pihak orang lain?*
  • Nama mereka* hanya ditanya jika berkenaan
  • Kebenaran bertulis daripada mereka, atau bukti bahawa anda boleh bertindak bagi pihak mereka hanya ditanya jika berkenaan

2 Aduan anda

  • Apakah perkara yang diadu?* Mengumpul maklumat yang tidak sepatutnya kami miliki · Menggunakan maklumat dengan cara yang tidak anda jangkakan · Berkongsi atau menjual maklumat · Pemasaran yang tidak anda persetujui · Permintaan untuk mengakses atau memadam maklumat yang tidak dikendalikan · Maklumat yang tidak tepat · Insiden keselamatan atau kebocoran data · Kuki atau penjejakan dalam talian · CCTV atau rakaman
  • Bilakah perkara itu berlaku (atau bermula)?
  • Apakah yang berlaku?*
  • Apakah maklumat anda yang terlibat? Butiran untuk dihubungi · Maklumat kewangan · Maklumat kesihatan · Dokumen pengenalan diri · Lokasi · Foto atau rakaman · Aktiviti dalam talian
  • Pernahkah anda mengemukakan perkara ini kepada kami sebelum ini?*
  • Nombor rujukan atau pihak yang berurusan dengan anda hanya ditanya jika berkenaan
  • Dokumen sokongan atau tangkap layar (pilihan)

3 Penyelesaian

  • Apakah tindakan yang anda mahu kami ambil?* Jelaskan perkara yang berlaku · Berhenti menggunakan maklumat saya · Padamkan maklumat saya · Betulkan maklumat saya · Berikan saya salinan maklumat saya · Mohon maaf · Ubah cara anda menjalankan urusan
  • Bagaimanakah kami patut membalas?* E-mel · Telefon · Pos
  • Alamat pos* hanya ditanya jika berkenaan
  • Ketepatan*

Borang aduan privasi, halaman demi halaman

1 Butiran anda

Nama, e-mel dan “Hubungan anda dengan kami” diperlukan — pelanggan, bekas pelanggan, pekerja atau bekas pekerja, pemohon pekerjaan, pengguna laman web atau aplikasi, seseorang yang pernah anda hubungi, atau lain-lain. “Adakah anda membuat aduan bagi pihak orang lain?” diperlukan; jawapan ya akan meminta nama orang tersebut dan membolehkan pengadu memuat naik kebenaran bertulis atau bukti bahawa mereka boleh bertindak bagi pihaknya.

2 Aduan anda

“Apakah perkara yang diadukan?” menyenaraikan pengumpulan maklumat yang tidak sepatutnya anda miliki, penggunaan tidak dijangka, perkongsian atau penjualan, pemasaran tidak dikehendaki, permintaan akses atau pemadaman yang tidak dikendalikan, maklumat tidak tepat, insiden keselamatan atau kebocoran, kuki atau penjejakan dalam talian, serta CCTV atau rakaman, dengan ruang untuk alasan lain. “Apa yang berlaku?” diperlukan. Orang ramai boleh menambah bila ia berlaku, maklumat yang terlibat — daripada butiran hubungan hingga kesihatan, dokumen pengenalan diri dan aktiviti dalam talian — sama ada mereka pernah membangkitkannya sebelum ini (berserta rujukan), serta sehingga lima fail sokongan.

3 Menyelesaikan masalah

“Apakah yang anda mahu kami lakukan?” diperlukan. “Bagaimanakah kami patut membalas?” — melalui e-mel, telefon atau pos; pilihan pos akan meminta alamat surat-menyurat. Satu perenggan yang boleh disesuaikan dengan tempoh masa anda menyatakan bahawa anda akan mengakui penerimaan aduan dan menyebut pihak berkuasa perlindungan data tempatan. Pengadu mengesahkan bahawa maklumat itu tepat dan bersetuju maklumat tersebut digunakan untuk siasatan.

Ubah suai templat ini

  • Isi perenggan dengan tempoh pengakuan penerimaan dan maklumat hubungan privasi anda
  • Buang jenis aduan yang tidak berkaitan, seperti CCTV
  • Tambahkan alamat pegawai perlindungan data anda pada NotifyEmails
  • Simpan aduan dalam folder yang hanya boleh dilihat oleh pasukan privasi anda
  • Pautkan borang daripada notis privasi dan sepanduk kuki anda
  • Tetapkan mesej pengesahan untuk memberikan tempoh masa rujukan

Petua untuk borang aduan privasi yang lebih baik

  • Akui penerimaan setiap aduan dengan segera, walaupun sebelum anda menyiasatnya
  • Semak sama ada aduan itu turut mengandungi permintaan akses, pemadaman atau pembetulan
  • Simpan log aduan untuk mengesan masalah yang berulang
  • Sahkan identiti sebelum berkongsi butiran peribadi dalam balasan anda
  • Jika aduan mendedahkan kemungkinan pelanggaran, mulakan proses pengurusan insiden anda dengan segera
  • Terangkan perkara yang telah anda ubah, bukan hanya perkara yang berlaku

Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda

Setiap aduan disimpan sebagai PDF yang dinamakan dengan nama pengadu dan tarikh dalam folder peti besi pilihan anda, bersama sebarang bukti yang dilampirkan, dan salinan dihantar melalui e-mel kepada pengadu.

Cari tab Responses mengikut nama atau rujukan, dan eksport ke CSV untuk menyimpan daftar aduan berserta tarikh dan hasilnya.

  1. Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
  2. Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
  3. Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Gunakan templat aduan privasi — percuma

Borang Aduan privasi: soalan lazim

Adakah templat aduan privasi ini percuma?

Ya. Templat ini disertakan dalam aplikasi Forms FileIt untuk setiap akaun.

Apakah perbezaannya dengan permintaan akses subjek data (data subject access request)?

Permintaan akses meminta salinan data seseorang. Aduan menyatakan bahawa sesuatu telah berlaku dengan tidak betul. FileIt mempunyai templat berasingan untuk permintaan akses, pemadaman dan pembetulan.

Bolehkah seseorang membuat aduan bagi pihak orang lain?

Ya. Mereka menjawab ya kepada soalan tentang membuat aduan bagi pihak orang lain, memberikan nama orang tersebut dan boleh memuat naik kebenaran mereka.

Bolehkah orang ramai melampirkan tangkapan skrin?

Ya, sehingga lima fail, termasuk imej dan PDF.

Adakah pengadu memerlukan akaun?

Tidak. Mereka membuka pautan dan menghantar aduan.

Adakah ini nasihat undang-undang?

Tidak. Ini ialah templat permulaan. Peraturan berbeza mengikut negara, negeri dan sektor, jadi semak kandungannya berdasarkan situasi anda sendiri dan dapatkan nasihat apabila diperlukan.

Gunakan templat ini — percuma