Apakah templat borang permintaan pembetulan data?
Nama yang salah, alamat lama dan tarikh lahir yang tersilap boleh menimbulkan masalah sebenar: surat tersalah hantar, akaun dikunci dan laporan menjadi tidak tepat. Di bawah banyak undang-undang privasi, orang ramai boleh meminta maklumat tentang mereka yang tidak tepat dibetulkan, dan walaupun mereka tidak boleh berbuat demikian, membetulkannya tetap merupakan perkhidmatan yang baik.
Templat ini bertanya siapa orang tersebut, kemudian perkara yang perlu dibetulkan — nama, tarikh lahir, butiran hubungan, alamat, butiran pembayaran, sejarah, rekod pekerjaan atau perkara lain. Untuk nama, tarikh lahir atau alamat, templat ini meminta versi yang betul dalam medan berstruktur supaya tiada kekeliruan.
Orang ramai menerangkan setiap perubahan, menyatakan tempat mereka melihat kesilapan itu, memuat naik bukti seperti sijil atau bil, dan menyatakan sama ada kesilapan tersebut sedang menimbulkan masalah. Mereka boleh meminta anda menghentikan penggunaan maklumat yang dipertikaikan sementara anda menyemaknya dan memaklumkan sesiapa yang telah menerima maklumat tersebut daripada anda, kemudian menandatangani borang. Setiap permintaan difailkan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda.
- Sesuai untuk
- Pasukan privasi, HR, khidmat pelanggan, organisasi keahlian dan sekolah
- Diisi oleh
- Pelanggan, pekerja atau sesiapa yang datanya anda simpan
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 4 minit
- Termasuk
- Lapan jenis pembetulan dengan soalan susulan berstruktur, penerangan, muat naik bukti, pilihan berkaitan keutamaan, sekatan dan pemberitahuan, serta tandatangan
Siapa yang menggunakan borang permintaan pembetulan data?
- Pertukaran nama selepas berkahwin atau bercerai
- Alamat yang tidak pernah dikemas kini selepas berpindah
- Tarikh lahir yang salah dalam rekod pelanggan atau ahli
- Rekod pekerjaan dengan tarikh atau jawatan yang tidak tepat
- Sejarah akaun yang menunjukkan caj atau peristiwa yang tidak berlaku
- Susulan selepas permintaan akses mendedahkan kesilapan
Soalan dalam borang permintaan pembetulan data ini
20 soalan dalam 3 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda*
- E-mel*
- Telefon
- Nombor pelanggan, akaun atau rujukan
- Hubungan anda dengan kami Pelanggan · Bekas pelanggan · Pekerja · Bekas pekerja · Pembekal · Lain-lain
2 Apa yang perlu dibetulkan
- Apa yang perlu dibetulkan?* Nama · Tarikh lahir · E-mel atau telefon · Alamat pos · Butiran pembayaran atau bank · Sejarah akaun atau perkhidmatan · Rekod pekerjaan · Perkara lain
- Nama anda yang betul* hanya ditanya jika berkenaan
- Tarikh lahir anda yang betul* hanya ditanya jika berkenaan
- Alamat anda yang betul* hanya ditanya jika berkenaan
- Bagi setiap perkara: apakah yang salah dan apakah yang sepatutnya dinyatakan*
- Di manakah anda melihat maklumat yang salah itu? Akaun dalam talian saya · Surat atau e-mel · Invois atau penyata · Rekod yang dihantar kepada saya · Saya tidak pasti
- Bukti untuk pembetulan (pilihan)
- Adakah maklumat yang salah itu sedang menimbulkan masalah kepada anda sekarang?*
- Apakah masalah yang ditimbulkannya?* hanya ditanya jika berkenaan
3 Sahkan
- Adakah kami patut berhenti menggunakan maklumat yang dipertikaikan sementara kami menyemaknya?
- Jika kami telah berkongsi maklumat yang salah itu, adakah kami patut memaklumkan pihak yang telah kami kongsikan maklumat tersebut?
- Bagaimanakah kami patut mengesahkan pembetulan?* E-mel · Pos · Telefon
- Pengesahan*
- Tandatangan*
- Tarikh*
Borang permintaan pembetulan data, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Nama dan e-mel diperlukan; nombor telefon, akaun atau rujukan serta hubungan — pelanggan, bekas pelanggan, pekerja, bekas pekerja, pembekal atau lain-lain — adalah pilihan.
2 Perkara yang perlu dibetulkan
'Perkara yang perlu dibetulkan?' membolehkan anda memilih satu atau lebih daripada nama, tarikh lahir, e-mel atau telefon, alamat pos, butiran pembayaran atau bank, sejarah akaun atau perkhidmatan, rekod pekerjaan atau perkara lain. Memilih nama akan meminta 'Nama anda yang betul', tarikh lahir akan meminta 'Tarikh lahir anda yang betul', dan alamat akan meminta 'Alamat anda yang betul'. 'Bagi setiap perkara: apakah yang salah dan apakah yang sepatutnya dinyatakan' wajib diisi, dengan teks bantuan yang mengingatkan supaya tidak menaip nombor bank atau kad penuh. Orang ramai boleh menyatakan tempat mereka melihat kesilapan itu dan memuat naik sehingga lima fail bukti. 'Adakah maklumat yang tidak tepat sedang menimbulkan masalah kepada anda sekarang?' wajib dijawab; jawapan ya akan meminta penerangan tentang masalah tersebut.
3 Sahkan
Dua soalan pilihan ya/tidak bertanya sama ada penggunaan maklumat yang dipertikaikan patut dihentikan sementara anda menyemaknya, dan sama ada sesiapa yang telah menerima maklumat tersebut daripada anda patut dimaklumkan. 'Bagaimanakah kami patut mengesahkan pembetulan?' — e-mel, pos atau telefon. Orang tersebut mengesahkan bahawa maklumat yang dibetulkan adalah tepat dan bahawa mereka ialah orang yang dimaksudkan atau diberi kuasa untuk bertindak bagi pihaknya, kemudian menandatangani dan menyatakan tarikh.
Ubah suai templat ini
- Edit jenis pembetulan mengikut rekod yang sebenarnya anda simpan
- Tambah medan berstruktur untuk perubahan lazim yang lain, seperti nombor telefon
- Ubah teks bantuan bukti untuk menyatakan perkara yang akan anda terima
- Tambah pasukan privasi atau HR anda ke NotifyEmails
- Halakan respons ke folder terhad
- Tetapkan mesej pengesahan dengan tempoh respons biasa anda
Petua untuk borang permintaan pembetulan data yang lebih baik
- Betulkan setiap sistem, bukan sistem utama sahaja
- Sahkan secara bertulis selepas perubahan dibuat
- Minta bukti hanya apabila benar-benar diperlukan
- Jangan sekali-kali minta nombor kad penuh melalui borang
- Jika anda tidak bersetuju bahawa sesuatu itu salah, terangkan sebabnya dan catatkan pertikaian tersebut dalam rekod
- Perhatikan corak — kesilapan berulang menunjukkan masalah proses
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap permintaan disimpan sebagai PDF yang ditandatangani dengan tajuk menggunakan nama orang tersebut dalam folder peti besi yang anda pilih, bersama bukti yang dilampirkan, dan salinannya dihantar melalui e-mel kepada orang tersebut.
Cari dalam tab Responses mengikut nama atau nombor akaun, dan eksport ke CSV untuk menjejak permintaan yang masih terbuka serta tarikh setiap permintaan diselesaikan.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Permintaan pembetulan data: soalan lazim
Adakah templat permintaan pembetulan data ini percuma?
Ya. Ini ialah templat permulaan dalam aplikasi Forms FileIt, yang tersedia pada setiap akaun.
Adakah ini sama seperti permintaan hak pembetulan (right-to-rectification request)?
Templat ini dibina untuk tujuan tersebut. Sama ada hak undang-undang itu terpakai bergantung pada lokasi anda dan orang tersebut.
Bolehkah orang ramai memuat naik bukti?
Ya. Sehingga lima fail, seperti sijil, bil atau dokumen pengenalan diri.
Bagaimana pula dengan butiran bank?
Borang ini mengingatkan orang ramai supaya tidak menaip nombor bank atau kad penuh. Hubungi mereka melalui saluran selamat jika anda perlu mengubah butiran pembayaran.
Adakah orang ramai memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Mereka hanya perlu membuka pautan dan menghantar borang.
Adakah ini nasihat undang-undang?
Tidak. Ini ialah templat permulaan. Peraturan berbeza mengikut negara, negeri dan sektor, jadi semak kandungannya berdasarkan situasi anda sendiri dan dapatkan nasihat apabila diperlukan.