Apakah templat borang perubahan butiran pekerja?
Rekod HR boleh menjadi lapuk tanpa disedari. Seseorang berpindah rumah dan hanya memaklumkannya secara sepintas lalu kepada pengurus, nombor mudah alih baharu tidak pernah sampai ke bahagian gaji, dan kenalan kecemasan dalam rekod rupa-rupanya bekas pasangan apabila anda benar-benar memerlukannya. Borang perubahan butiran memberikan pekerja satu tempat yang jelas untuk memaklumkan perkara yang berubah kepada HR — serta memberikan HR rekod bertarikh tentang bila mereka dimaklumkan.
Templat ini bermula dengan senarai pilihan perkara yang berubah: alamat rumah, nombor telefon, e-mel peribadi, nama sah, kenalan kecemasan, status perkahwinan atau perkongsian sivil, atau perkara lain. Hanya bahagian untuk item yang dipilih akan dipaparkan, jadi mengemas kini nombor telefon mengambil masa seminit dan tiada siapa perlu menjawab soalan yang tidak berkaitan.
Setiap penghantaran disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, bersama sebarang bukti perubahan nama yang dilampirkan, supaya anda boleh mengemas kini sistem HR dan gaji daripada satu dokumen yang jelas serta menyimpannya bersama rekod pekerja yang lain.
- Sesuai untuk
- Majikan kecil dan sederhana yang memastikan rekod HR dan gaji sentiasa terkini
- Diisi oleh
- Pekerja yang butirannya telah berubah
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 2–4 minit
- Termasuk
- Senarai pilihan perubahan dengan bahagian bersyarat, muat naik bukti untuk perubahan nama, sehingga dua kenalan kecemasan
Siapa yang menggunakan borang perubahan butiran pekerja?
- Pekerja yang berpindah rumah mengemas kini alamat rumah mereka untuk rekod gaji dan HR
- Merekodkan perubahan nama sah selepas perkahwinan, perceraian atau surat ikatan pertukaran nama (deed poll), dengan bukti dilampirkan
- Mengemas kini butiran kenalan kecemasan sebagai sebahagian daripada semakan rekod tahunan
- Mengemas kini nombor telefon atau e-mel peribadi yang digunakan untuk hubungan di luar waktu kerja
- Meminta kakitangan mengesahkan butiran mereka sebelum pemindahan sistem faedah atau gaji
- Memberikan pekerja jarak jauh dan pekerja lapangan cara untuk mengemas kini rekod tanpa kertas kerja
Soalan dalam borang perubahan butiran pekerja ini
27 soalan dalam 4 halaman · termasuk muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Tentang anda
- Nama anda (seperti yang kini tercatat dalam rekod kami)*
- ID pekerja
- E-mel kerja*
- Jabatan Operasi · Jualan · Pemasaran · Kewangan · Kejuruteraan · Sokongan pelanggan · Sumber manusia · Lain-lain
- Jawatan
2 Perkara yang berubah
- Apakah yang perlu anda kemas kini?* Alamat rumah · Nombor telefon · E-mel peribadi · Nama sah · Kenalan kecemasan · Status perkahwinan atau perkongsian sivil · Perkara lain
- Alamat rumah baharu* hanya ditanya jika berkenaan
- Mula tinggal di alamat ini pada hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor mudah alih hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor rumah atau nombor lain hanya ditanya jika berkenaan
- E-mel peribadi baharu* hanya ditanya jika berkenaan
- Nama sah baharu anda* hanya ditanya jika berkenaan
- Sebab pertukaran nama hanya ditanya jika berkenaan Perkahwinan atau perkongsian sivil · Perceraian atau pembubaran · Deed poll atau pertukaran nama secara sah · Pembetulan kesilapan · Lain-lain
- Bukti pertukaran nama hanya ditanya jika berkenaan
- Status baharu hanya ditanya jika berkenaan Bujang · Berkahwin · Perkongsian sivil · Berpisah · Bercerai atau dibubarkan · Balu atau duda · Tidak mahu menyatakan
- Apakah perkara lain yang berubah?* hanya ditanya jika berkenaan
- Tarikh perubahan berkuat kuasa
3 Kenalan kecemasan
- Kenalan kecemasan utama* hanya ditanya jika berkenaan
- Hubungan dengan anda* hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor telefon mereka* hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor lain untuk dihubungi hanya ditanya jika berkenaan
- Tambah kenalan kecemasan kedua? hanya ditanya jika berkenaan
- Kenalan kecemasan kedua* hanya ditanya jika berkenaan
- Hubungan dengan anda* hanya ditanya jika berkenaan
- Nombor telefon mereka* hanya ditanya jika berkenaan
4 Sahkan
- Adakah perkara lain yang perlu diketahui oleh HR atau pihak penggajian?
- Pengesahan*
Borang perubahan butiran pekerja, halaman demi halaman
1 Tentang anda
Pekerja memberikan nama mereka seperti yang kini tertera dalam rekod anda, bersama e-mel kerja dan, secara pilihan, ID pekerja, jabatan serta jawatan — secukupnya untuk mencari rekod yang betul walaupun nama itu sendiri sedang berubah.
2 Apa yang berubah
Senarai semak wajib bertanya perkara yang perlu dikemas kini. Setiap item yang dipilih membuka soalan tersendiri: alamat rumah baharu dan tarikh mereka berpindah; nombor mudah alih dan rumah; e-mel peribadi baharu; nama sah baharu berserta sebab dan muat naik bukti seperti sijil perkahwinan atau surat ikatan pertukaran nama (deed poll); status perkahwinan atau perkongsian sivil baharu; atau kotak teks bebas untuk perkara lain. Satu tarikh kuat kuasa pilihan merangkumi perubahan yang tidak berkuat kuasa serta-merta.
3 Kenalan kecemasan
Jika kenalan kecemasan dipilih, pekerja memberikan nama, hubungan dan nombor telefon kenalan utama, dengan nombor kedua sebagai pilihan, kemudian memilih sama ada mahu menambah kenalan kedua. Nota ringkas mengingatkan mereka supaya memaklumkan kenalan bahawa butiran mereka telah dikongsi.
4 Sahkan
Kotak nota pilihan merangkumi perkara lain yang perlu diketahui oleh HR atau bahagian gaji — contohnya jika perubahan itu menjejaskan tanggungan faedah atau penerima manfaat pencen — dan pekerja mengesahkan bahawa butiran tersebut betul sebelum menghantar.
Ubah suai templat ini
- Tambah atau buang item daripada senarai 'Apakah yang perlu anda kemas kini?' supaya sepadan dengan rekod yang anda simpan
- Tambah pilihan butiran bank hanya jika anda menyalurkannya kepada proses gaji yang berasingan dan selamat
- Tetapkan folder peti besi supaya setiap kemas kini difailkan bersama rekod HR pekerja
- Tambahkan alamat pasukan gaji anda pada e-mel pemberitahuan
- Tukar teks bantuan bukti untuk menyenaraikan dokumen yang diterima oleh penyedia gaji anda
Petua untuk borang perubahan butiran pekerja yang lebih baik
- Minta semua kakitangan menyemak butiran mereka sekali setahun, walaupun tiada apa-apa yang berubah
- Kemas kini setiap sistem yang menyimpan data tersebut — HR, gaji, faedah dan sebarang senarai panggilan kecemasan
- Kendalikan butiran kenalan kecemasan sebagai data peribadi dan kongsikannya hanya dengan orang yang memerlukannya
- Untuk perubahan nama, semak keperluan bahagian gaji atau pihak berkuasa cukai sebelum menukar nama pada slip gaji
- Balas untuk mengesahkan bahawa kemas kini telah selesai supaya pekerja tahu ia tidak terlepas
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap perubahan butiran disimpan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda, bersama sebarang bukti perubahan nama yang dilampirkan, dan pemilik borang menerima pemberitahuan e-mel. Jika anda menghidupkan salinan responden, pekerja akan menerima PDF tentang perkara yang mereka hantar.
Pasukan HR biasanya menyemak respons baharu daripada jadual Respons, mengemas kini sistem HR dan gaji mereka, serta menyimpan PDF sebagai rekod bila dan bagaimana pekerja melaporkan perubahan tersebut.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Perubahan butiran pekerja: soalan lazim
Adakah templat borang tukar butiran ini percuma?
Ya — ia disertakan dengan aplikasi Forms pada setiap akaun FileIt, termasuk pelan percuma, bersama seluruh galeri templat.
Adakah pekerja memerlukan akaun FileIt untuk menggunakannya?
Tidak. Kongsi pautan borang melalui e-mel atau intranet anda dan pekerja boleh mengisinya serta menghantarnya tanpa akaun.
Adakah pekerja akan melihat soalan tentang perkara yang tidak mereka ubah?
Tidak. Mereka memilih perkara yang berubah terlebih dahulu, dan hanya bahagian untuk item tersebut akan dipaparkan.
Bolehkah pekerja memuat naik bukti perubahan nama?
Ya. Apabila 'Nama sah' dipilih, borang akan meminta nama baharu, sebab dan muat naik pilihan sehingga tiga fail, seperti sijil perkahwinan atau surat ikatan pertukaran nama (deed poll).
Adakah ia mengemas kini sistem gaji kami secara automatik?
Tidak. Borang ini mengumpul dan memfailkan perubahan sebagai PDF; seseorang dalam pasukan anda masih perlu membuat kemas kini dalam sistem HR atau gaji anda.
Mengapa templat ini tidak meminta butiran bank?
Perubahan butiran bank sering menjadi sasaran penipuan, jadi ramai majikan menguruskannya melalui proses berasingan yang disahkan. FileIt juga mempunyai templat kebenaran deposit terus jika anda memerlukannya.