Quel est le modèle de formulaire modification des informations du salarié ?
Les dossiers RH deviennent obsolètes sans qu’on s’en aperçoive. Une personne déménage et le dit au passage à son responsable, un nouveau numéro de mobile n’arrive jamais à la paie, et le contact d’urgence enregistré se révèle être un ex-partenaire le jour où vous en avez besoin. Un formulaire de modification des informations offre aux salariés un endroit unique et évident pour signaler ce qui a changé — et fournit aux RH une trace datée de la notification.
Ce modèle commence par une liste à cocher des éléments qui changent : adresse personnelle, numéro de téléphone, e-mail personnel, nom légal, contacts d’urgence, situation matrimoniale ou partenariat civil, ou autre chose. Seules les sections correspondant aux éléments cochés s’affichent : mettre à jour un numéro de téléphone prend une minute et personne ne doit répondre à des questions qui ne le concernent pas.
Chaque réponse est enregistrée en PDF dans votre coffre FileIt, avec toute preuve de changement de nom jointe. Vous pouvez ainsi mettre à jour vos systèmes RH et de paie à partir d’un document clair et le conserver avec les autres dossiers du salarié.
- Idéal pour
- Les employeurs de petite et moyenne taille qui souhaitent tenir à jour leurs dossiers RH et de paie
- Rempli par
- Le salarié dont les informations ont changé
- Temps nécessaire
- Environ 2 à 4 minutes
- Comprend
- Une liste à cocher des changements avec sections conditionnelles, le téléversement de justificatifs pour les changements de nom et jusqu’à deux contacts d’urgence
Qui utilise un formulaire modification des informations du salarié ?
- Un salarié qui a déménagé met à jour son adresse personnelle pour la paie et les RH
- Enregistrer un changement de nom légal après un mariage, un divorce ou un acte de changement de nom (deed poll), avec justificatif joint
- Actualiser les coordonnées des contacts d’urgence dans le cadre d’une vérification annuelle des dossiers
- Mettre à jour un numéro de téléphone personnel ou une adresse e-mail utilisés pour les contacts en dehors des heures de travail
- Demander au personnel de confirmer ses informations avant une migration des systèmes d’avantages sociaux ou de paie
- Permettre aux salariés à distance et sur le terrain de mettre à jour leurs dossiers sans formalités papier
Questions de ce formulaire modification des informations du salarié
27 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom (tel qu’il figure actuellement dans nos dossiers)*
- Identifiant salarié
- Adresse e-mail professionnelle*
- Service Opérations · Ventes · Marketing · Finance · Ingénierie · Service client · Ressources humaines · Autre
- Intitulé du poste
2 Ce qui change
- Que devez-vous mettre à jour ?* Adresse personnelle · Numéro de téléphone · Adresse e-mail personnelle · Nom légal · Contacts d’urgence · État matrimonial ou partenariat civil · Autre chose
- Nouvelle adresse personnelle* affichée uniquement si applicable
- Vous y résidez depuis le affichée uniquement si applicable
- Numéro de mobile affichée uniquement si applicable
- Numéro du domicile ou autre numéro affichée uniquement si applicable
- Nouvelle adresse e-mail personnelle* affichée uniquement si applicable
- Votre nouveau nom légal* affichée uniquement si applicable
- Motif du changement de nom affichée uniquement si applicable Mariage ou partenariat civil · Divorce ou dissolution · Acte de changement de nom ou changement de nom légal · Rectification d’une erreur · Autre
- Justificatif du changement de nom affichée uniquement si applicable
- Nouvel état affichée uniquement si applicable Célibataire · Marié(e) · Partenariat civil · Séparé(e) · Divorcé(e) ou partenariat dissous · Veuf ou veuve · Je préfère ne pas répondre
- Qu’est-ce qui a changé d’autre ?* affichée uniquement si applicable
- Date de prise d’effet du changement
3 Contacts d’urgence
- Contact d’urgence principal* affichée uniquement si applicable
- Lien avec vous* affichée uniquement si applicable
- Son numéro de téléphone* affichée uniquement si applicable
- Autre numéro où le joindre affichée uniquement si applicable
- Ajouter un deuxième contact d’urgence ? affichée uniquement si applicable
- Deuxième contact d’urgence* affichée uniquement si applicable
- Lien avec vous* affichée uniquement si applicable
- Son numéro de téléphone* affichée uniquement si applicable
4 Confirmation
- Autre information à communiquer aux RH ou au service de la paie ?
- Confirmation*
Le formulaire modification des informations du salarié, page par page
1 À propos de vous
Le salarié indique son nom tel qu’il apparaît actuellement dans vos dossiers, ainsi que son adresse e-mail professionnelle et, facultativement, son identifiant salarié, son service et son intitulé de poste — suffisamment d’informations pour retrouver le bon dossier, même si le nom lui-même est en train de changer.
2 Ce qui change
Une liste de contrôle obligatoire demande ce qui doit être mis à jour. Chaque élément coché ouvre ses propres questions : une nouvelle adresse personnelle et la date d’emménagement ; les numéros de mobile et de domicile ; une nouvelle adresse e-mail personnelle ; un nouveau nom légal, avec le motif et un téléversement de justificatif tel qu’un certificat de mariage ou un acte de changement de nom (deed poll) ; une nouvelle situation matrimoniale ou un nouveau partenariat civil ; ou un champ de texte libre pour tout autre élément. Une seule date de prise d’effet facultative couvre les changements qui ne s’appliquent pas immédiatement.
3 Contacts d’urgence
Si les contacts d’urgence ont été cochés, le salarié indique le nom, le lien et le numéro de téléphone d’un contact principal, avec un second numéro facultatif, puis choisit s’il souhaite ajouter un deuxième contact. Une courte note lui rappelle d’informer ses contacts que leurs coordonnées ont été communiquées.
4 Confirmer
Un champ de notes facultatif permet d’indiquer tout autre élément que les RH ou la paie devraient connaître — par exemple si le changement concerne les personnes à charge bénéficiant d’avantages sociaux ou un bénéficiaire de pension — puis le salarié confirme l’exactitude des informations avant l’envoi.
Personnalisez le modèle
- Ajoutez ou supprimez des éléments de la liste « Que devez-vous mettre à jour ? » pour l’adapter aux dossiers que vous tenez
- Ajoutez une option relative aux coordonnées bancaires uniquement si vous la dirigez vers une procédure de paie distincte et sécurisée
- Définissez le dossier du coffre afin que chaque mise à jour soit classée avec les dossiers RH du salarié
- Ajoutez l’adresse de l’équipe paie aux e-mails de notification
- Modifiez le texte d’aide sur les justificatifs afin d’indiquer les documents acceptés par votre prestataire de paie
Conseils pour un meilleur formulaire modification des informations du salarié
- Demandez à tout le personnel de vérifier ses informations une fois par an, même si rien n’a changé
- Mettez à jour chaque système qui contient ces données — RH, paie, avantages sociaux et éventuelles listes d’appels d’urgence
- Traitez les coordonnées des contacts d’urgence comme des données personnelles et ne les communiquez qu’aux personnes qui en ont besoin
- Pour les changements de nom, vérifiez les exigences de la paie ou des autorités fiscales avant de modifier le nom sur les bulletins de salaire
- Répondez pour confirmer que la mise à jour a été effectuée, afin que le salarié sache qu’elle n’a pas été oubliée
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque modification des informations est enregistrée en PDF dans votre coffre FileIt, avec tout justificatif de changement de nom joint, et le propriétaire du formulaire reçoit une notification par e-mail. Si vous activez la copie destinée au répondant, le salarié reçoit un PDF de sa réponse.
Les équipes RH traitent généralement les nouvelles réponses depuis le tableau des réponses, mettent à jour leurs systèmes RH et de paie, puis conservent le PDF comme preuve de la date et de la manière dont le salarié a signalé le changement.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Modification des informations du salarié : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire de modification des informations est-il gratuit ?
Oui — il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, avec le reste de la galerie de modèles.
Les salariés doivent-ils avoir un compte FileIt pour l’utiliser ?
Non. Partagez le lien du formulaire par e-mail ou sur votre intranet : les salariés peuvent le remplir et l’envoyer sans compte.
Les salariés verront-ils des questions sur des éléments qu’ils ne modifient pas ?
Non. Ils indiquent d’abord ce qui change, et seules les sections correspondantes s’affichent.
Les salariés peuvent-ils téléverser un justificatif de changement de nom ?
Oui. Lorsque « Nom légal » est coché, le formulaire demande le nouveau nom, le motif et le téléversement facultatif de jusqu’à trois fichiers, tels qu’un certificat de mariage ou un acte de changement de nom (deed poll).
Le formulaire met-il automatiquement à jour notre système de paie ?
Non. Le formulaire recueille la modification et la classe en PDF ; un membre de votre équipe doit toujours effectuer la mise à jour dans votre système RH ou de paie.
Pourquoi le modèle ne demande-t-il pas les coordonnées bancaires ?
Les changements de coordonnées bancaires sont souvent ciblés par la fraude ; de nombreux employeurs les traitent donc via une procédure distincte et vérifiée. FileIt propose également un modèle d’autorisation de virement sur compte si vous en avez besoin.