Quel est le modèle de formulaire adhésion aux avantages sociaux ?
L’adhésion aux avantages sociaux implique plusieurs décisions à la fois : quel régime de santé choisir, qui couvrir, les garanties dentaires et optiques, les cotisations de retraite, l’assurance vie et les options supplémentaires, puis les informations de chaque ayant droit ajouté. Sur papier ou dans des e-mails dispersés, il est facile d’égarer la date de naissance d’un ayant droit ou le motif d’une renonciation.
Ce modèle de formulaire d’adhésion aux avantages sociaux guide les employés à travers chaque choix, étape par étape. Il commence par le motif de leur adhésion : nouvelle embauche, période annuelle d’adhésion ou événement de vie admissible (qualifying life event), qui nécessite d’indiquer l’événement, sa date et un justificatif. Les questions relatives à la couverture santé s’adaptent : le choix d’un régime de santé demande qui il doit couvrir, tandis qu’une renonciation demande pourquoi.
Les employés choisissent leurs cotisations de retraite, leur assurance vie et leurs autres avantages, ajoutent jusqu’à deux ayants droit en détail (avec de la place pour davantage), désignent un bénéficiaire de l’assurance vie et signent. Chaque adhésion est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt.
- Idéal pour
- Les employeurs qui gèrent l’adhésion des nouvelles recrues et l’adhésion annuelle aux avantages sociaux
- Rempli par
- L’employé qui adhère
- Temps nécessaire
- Environ 10 minutes
- Comprend
- Choix des garanties santé, dentaires et optiques, retraite et assurance vie, justificatif d’événement de vie, ayants droit, bénéficiaire, signature
Qui utilise un formulaire adhésion aux avantages sociaux ?
- Une nouvelle recrue qui choisit ses avantages pendant son intégration
- L’adhésion annuelle de l’ensemble du personnel
- La modification d’une couverture après un mariage, une naissance ou une adoption
- L’enregistrement d’une renonciation à la couverture santé lorsqu’un employé est couvert ailleurs
- L’ajout d’un conjoint ou d’enfants aux régimes de santé et de soins dentaires
- La définition ou la modification d’une cotisation de retraite
Questions de ce formulaire adhésion aux avantages sociaux
31 questions sur 5 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 À propos de vous
- Votre nom*
- Identifiant employé
- Adresse e-mail professionnelle*
- Date de naissance*
- Pourquoi vous inscrivez-vous ?* Je suis un nouvel employé · Période annuelle d’adhésion · Un événement admissible
- Événement de la vie* affichée uniquement si applicable Mariage ou partenariat civil · Naissance ou adoption · Divorce ou séparation · Perte d’une autre couverture · Décès d’une personne à charge · Déménagement dans une nouvelle région · Autre
- Date de l’événement* affichée uniquement si applicable
- Justificatif de l’événement affichée uniquement si applicable
2 Couverture santé
- Régime médical* Régime de base · Régime standard · Régime renforcé · Renoncer à la couverture médicale
- Qui doit être couvert par le régime médical ?* affichée uniquement si applicable Moi uniquement · Moi et mon conjoint ou partenaire · Moi et mes enfants · Moi et ma famille
- Motif de la renonciation affichée uniquement si applicable Couvert par le régime de mon conjoint ou partenaire · Couvert par un autre régime · Je n’ai pas besoin de couverture
- Régime dentaire* Moi uniquement · Moi et mon conjoint ou partenaire · Moi et ma famille · Renoncer
- Régime de soins de la vue* Moi uniquement · Moi et mes personnes à charge · Renoncer
3 Retraite et autres avantages
- Régime de pension ou de retraite* Adhérer avec la cotisation par défaut · Choisir ma propre cotisation · Ne pas adhérer pour le moment
- Votre cotisation (% du salaire)* affichée uniquement si applicable
- Assurance vie Couverture de base uniquement · 2× le salaire · 3× le salaire · 4× le salaire · Refuser la couverture supplémentaire
- Autres avantages auxquels vous souhaitez adhérer Programme d’aide aux employés · Compte de dépenses de santé ou flexible · Avantage transport ou déplacements domicile-travail · Dispositif vélo domicile-travail · Allocation de salle de sport ou de bien-être · Aide à la garde d’enfants · Couverture contre les maladies graves
4 Personnes à charge
- Ajoutez-vous des personnes à charge à un régime quelconque ?*
- Personne à charge 1 — nom complet* affichée uniquement si applicable
- Lien de parenté* affichée uniquement si applicable Conjoint ou partenaire · Enfant · Beau-enfant · Enfant placé ou adopté · Autre
- Date de naissance* affichée uniquement si applicable
- Ajouter une autre personne à charge ? affichée uniquement si applicable
- Personne à charge 2 — nom complet* affichée uniquement si applicable
- Lien de parenté* affichée uniquement si applicable Conjoint ou partenaire · Enfant · Beau-enfant · Enfant placé ou adopté · Autre
- Date de naissance* affichée uniquement si applicable
- Autres personnes à charge affichée uniquement si applicable
5 Bénéficiaire et signature
- Bénéficiaire de l’assurance vie
- Lien de parenté avec vous
- Déclaration*
- Votre signature*
- Date*
Le formulaire adhésion aux avantages sociaux, page par page
1 À propos de vous
L’employé indique son nom, son identifiant, son adresse e-mail professionnelle et sa date de naissance, puis précise s’il est nouvel employé, s’il adhère pendant la période annuelle d’adhésion ou s’il a vécu un événement de vie admissible. Pour les événements de vie, il doit indiquer lequel, sa date et, éventuellement, fournir un justificatif.
2 Couverture santé
Les employés choisissent un régime de santé de base, standard ou renforcé, ou renoncent à la couverture santé. Le choix d’un régime demande qui il doit couvrir ; la renonciation demande pourquoi. Ils choisissent ensuite leur niveau de couverture dentaire et optique, ou y renoncent.
3 Retraite et autres avantages
Ils adhèrent au régime de retraite avec la cotisation par défaut, choisissent leur propre pourcentage ou refusent pour le moment. Ils choisissent un niveau d’assurance vie et cochent les autres avantages auxquels ils souhaitent adhérer, tels qu’un programme d’aide aux employés, un compte d’épargne santé ou un compte de dépenses flexibles, des avantages de transport, un dispositif d’aide à l’achat d’un vélo, une allocation bien-être, une aide à la garde d’enfants ou une couverture contre les maladies graves.
4 Ayants droit
S’ils ajoutent des ayants droit, le formulaire demande pour chacun son nom complet, son lien avec l’employé et sa date de naissance, avec un second ayant droit et une case pour les personnes supplémentaires.
5 Bénéficiaire et signature
Les employés indiquent le nom d’un bénéficiaire de l’assurance vie et leur lien avec lui, acceptent une déclaration concernant leurs choix et les retenues sur salaire, puis signent et datent le formulaire.
Personnalisez le modèle
- Remplacez les noms des régimes par vos véritables régimes de santé, dentaires et optiques
- Ajoutez le coût des régimes dans le texte d’aide ou sur la couverture afin que les employés puissent les comparer
- Supprimez de la liste « Autres avantages » les avantages que vous ne proposez pas
- Modifiez les options d’assurance vie pour les adapter à votre régime
- Définissez une date de clôture du formulaire à la fin de la période d’adhésion
Conseils pour un meilleur formulaire adhésion aux avantages sociaux
- Partagez votre guide des avantages sociaux avant le formulaire afin que les employés sachent ce que couvre chaque régime
- Fixez une date limite d’adhésion claire et communiquez-la
- Vérifiez attentivement les informations des ayants droit : les erreurs causent des problèmes au moment d’une demande de remboursement
- Rappelez aux employés de mettre à jour leurs bénéficiaires après les événements importants de la vie
- Confirmez les choix par écrit une fois leur traitement effectué
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque adhésion est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec les éventuels justificatifs d’événement de vie joints, et le propriétaire du formulaire est averti. L’employé reçoit une copie de ses choix.
Les RH peuvent traiter les choix depuis le tableau des réponses et les exporter au format CSV afin d’envoyer aux gestionnaires des régimes les données d’adhésion dont ils ont besoin.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Adhésion aux avantages sociaux : questions fréquentes
Ce modèle de formulaire d’adhésion aux avantages sociaux est-il gratuit ?
Oui : il est inclus dans l’application Forms de chaque compte FileIt, y compris l’offre gratuite, avec le reste de la galerie de modèles.
Puis-je utiliser mes propres noms de régimes ?
Oui. Les options de régime sont des espaces réservés : modifiez-les dans le concepteur de formulaires pour les adapter à vos régimes.
Comment les événements de vie sont-ils gérés ?
Le choix « Un événement de vie admissible » demande quel est l’événement, sa date et, éventuellement, un justificatif. Le texte d’aide rappelle aux employés qu’un délai est généralement prévu pour effectuer les changements.
Combien d’ayants droit peut-on ajouter ?
Deux avec toutes leurs informations, avec une zone de texte libre pour les ayants droit supplémentaires.
Le formulaire calcule-t-il les coûts ou les retenues ?
Non. Il enregistre les choix de l’employé. Les coûts et les retenues sont calculés dans vos systèmes de paie et de gestion des avantages sociaux.
Puis-je fermer le formulaire après la période d’adhésion ?
Oui. Définissez une date de clôture dans les paramètres du formulaire : il cessera automatiquement d’accepter les réponses.