¿Qué es la plantilla del formulario de cambio de datos del empleado?
Los registros de RR. HH. se quedan desactualizados sin que nadie lo note. Alguien se muda y se lo comenta de pasada a su responsable, un número de móvil nuevo nunca llega a nóminas y el contacto de emergencia registrado resulta ser una expareja justo cuando más lo necesitas. Un formulario de cambio de datos ofrece a los empleados un único lugar claro para informar a RR. HH. de las novedades y proporciona a RR. HH. un registro fechado de cuándo recibió la información.
Esta plantilla empieza con una lista para marcar qué está cambiando: dirección particular, número de teléfono, correo electrónico personal, nombre legal, contactos de emergencia, estado civil o de unión civil, u otra información. Solo aparecen las secciones correspondientes a los elementos marcados, por lo que actualizar un número de teléfono lleva un minuto y nadie tiene que responder preguntas que no aplican.
Cada envío se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con cualquier justificante del cambio de nombre adjunto, para que puedas actualizar tus sistemas de RR. HH. y nóminas a partir de un documento claro y conservarlo junto con los demás registros del empleado.
- Ideal para
- Pequeñas y medianas empresas que mantienen al día sus registros de RR. HH. y nóminas
- Lo rellena
- El empleado cuyos datos han cambiado
- Tiempo de cumplimentación
- Unos 2–4 minutos
- Incluye
- Una lista para marcar cambios con secciones condicionales, carga de justificantes para cambios de nombre y hasta dos contactos de emergencia
¿Quién usa un formulario de cambio de datos del empleado?
- Un empleado que se ha mudado actualiza su dirección particular para nóminas y RR. HH.
- Registrar un cambio de nombre legal tras un matrimonio, divorcio o escritura de cambio de nombre (deed poll), con el justificante adjunto
- Actualizar los datos de contacto de emergencia como parte de una revisión anual de registros
- Actualizar un número de teléfono personal o un correo electrónico utilizados para contactos fuera del horario laboral
- Pedir al personal que confirme sus datos antes de migrar un sistema de beneficios o nóminas
- Ofrecer a los trabajadores remotos y de campo una forma de actualizar sus registros sin papeleo
Preguntas de este formulario de cambio de datos del empleado
27 preguntas en 4 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Sobre ti
- Tu nombre (tal como consta actualmente en nuestros registros)*
- ID de empleado
- Correo electrónico de trabajo*
- Departamento Operaciones · Ventas · Marketing · Finanzas · Ingeniería · Atención al cliente · Recursos Humanos · Otro
- Puesto de trabajo
2 Qué va a cambiar
- ¿Qué necesitas actualizar?* Domicilio · Número de teléfono · Correo electrónico personal · Nombre legal · Contactos de emergencia · Estado civil o unión civil · Algo más
- Nuevo domicilio* solo se pregunta cuando corresponde
- Vives aquí desde solo se pregunta cuando corresponde
- Número de móvil solo se pregunta cuando corresponde
- Número de casa u otro número solo se pregunta cuando corresponde
- Nuevo correo electrónico personal* solo se pregunta cuando corresponde
- Tu nuevo nombre legal* solo se pregunta cuando corresponde
- Motivo del cambio de nombre solo se pregunta cuando corresponde Matrimonio o unión civil · Divorcio o disolución · Deed poll o cambio legal de nombre · Corrección de un error · Otro
- Justificante del cambio de nombre solo se pregunta cuando corresponde
- Nuevo estado solo se pregunta cuando corresponde Soltero/a · Casado/a · Unión civil · Separado/a · Divorciado/a o unión civil disuelta · Viudo/a · Prefiero no decirlo
- ¿Qué más ha cambiado?* solo se pregunta cuando corresponde
- Fecha de entrada en vigor del cambio
3 Contactos de emergencia
- Contacto de emergencia principal* solo se pregunta cuando corresponde
- Relación contigo* solo se pregunta cuando corresponde
- Su número de teléfono* solo se pregunta cuando corresponde
- Otro número de esa persona solo se pregunta cuando corresponde
- ¿Añadir un segundo contacto de emergencia? solo se pregunta cuando corresponde
- Segundo contacto de emergencia* solo se pregunta cuando corresponde
- Relación contigo* solo se pregunta cuando corresponde
- Su número de teléfono* solo se pregunta cuando corresponde
4 Confirmar
- ¿Hay algo más que Recursos Humanos o Nómina deban saber?
- Confirmación*
El formulario cambio de datos del empleado, página por página
1 Sobre ti
El empleado indica su nombre tal como aparece actualmente en tus registros, además de su correo electrónico de trabajo y, opcionalmente, su ID de empleado, departamento y puesto; datos suficientes para localizar el registro correcto aunque el nombre esté cambiando.
2 Qué está cambiando
Una lista de verificación obligatoria pregunta qué debe actualizarse. Cada elemento marcado abre sus propias preguntas: una nueva dirección particular y la fecha de la mudanza; números de móvil y fijo; un nuevo correo electrónico personal; un nuevo nombre legal, el motivo y una opción para cargar un justificante, como un certificado de matrimonio o una escritura de cambio de nombre (deed poll); un nuevo estado civil o de unión civil; o un campo de texto libre para cualquier otra cosa. Una única fecha de entrada en vigor opcional cubre los cambios que no se aplican de inmediato.
3 Contactos de emergencia
Si se han marcado los contactos de emergencia, el empleado indica el nombre, la relación y el número de teléfono de un contacto principal, con un segundo número opcional, y después elige si quiere añadir un segundo contacto. Una breve nota le recuerda que debe informar a sus contactos de que sus datos se han compartido.
4 Confirmar
Un campo de notas opcional permite indicar cualquier otra información que RR. HH. o nóminas deban conocer, por ejemplo, si el cambio afecta a las personas beneficiarias de prestaciones o a un beneficiario de pensión; después, el empleado confirma que los datos son correctos antes de enviar el formulario.
Personaliza la plantilla
- Añade o elimina elementos de la lista «¿Qué necesitas actualizar?» para adaptarla a los registros que conservas
- Añade una opción de datos bancarios solo si la diriges a un proceso de nóminas independiente y seguro
- Configura la carpeta de la bóveda para que cada actualización se archive junto a los registros de RR. HH. del empleado
- Añade la dirección de tu equipo de nóminas a los correos electrónicos de notificación
- Cambia el texto de ayuda sobre los justificantes para enumerar los documentos que acepta tu proveedor de nóminas
Consejos para mejorar tu formulario cambio de datos del empleado
- Pide a todo el personal que revise sus datos una vez al año, aunque nada haya cambiado
- Actualiza todos los sistemas que contienen los datos: RR. HH., nóminas, beneficios y cualquier lista de llamadas de emergencia
- Trata los datos de los contactos de emergencia como datos personales y compártelos solo con quienes necesiten conocerlos
- En los cambios de nombre, comprueba qué necesitan nóminas o las autoridades fiscales antes de cambiar el nombre en las nóminas
- Responde para confirmar que la actualización se ha realizado, de modo que el empleado sepa que no se ha pasado por alto
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada cambio de datos se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt, con cualquier justificante del cambio de nombre adjunto, y el propietario del formulario recibe una notificación por correo electrónico. Si mantienes activada la copia para quien responde, el empleado recibe un PDF de lo que ha enviado.
Los equipos de RR. HH. suelen revisar las nuevas respuestas desde la tabla de respuestas, actualizar sus sistemas de RR. HH. y nóminas, y conservar el PDF como registro de cuándo y cómo comunicó el empleado el cambio.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Cambio de datos del empleado: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de formulario de cambio de datos?
Sí: está incluida en la aplicación Forms de todas las cuentas de FileIt, incluido el plan gratuito, junto con el resto de la galería de plantillas.
¿Necesitan los empleados una cuenta de FileIt para utilizarla?
No. Comparte el enlace del formulario por correo electrónico o en tu intranet y los empleados podrán rellenarlo y enviarlo sin tener una cuenta.
¿Verán los empleados preguntas sobre cosas que no están cambiando?
No. Primero marcan qué está cambiando y solo se muestran las secciones correspondientes a esos elementos.
¿Pueden los empleados cargar un justificante del cambio de nombre?
Sí. Cuando se marca «Nombre legal», el formulario solicita el nombre nuevo, el motivo y la opción de cargar hasta tres archivos, como un certificado de matrimonio o una escritura de cambio de nombre (deed poll).
¿Actualiza automáticamente nuestro sistema de nóminas?
No. El formulario recopila y archiva el cambio como PDF; alguien de tu equipo todavía tiene que actualizarlo en tu sistema de RR. HH. o nóminas.
¿Por qué la plantilla no solicita datos bancarios?
Los cambios de datos bancarios son un objetivo habitual del fraude, por lo que muchos empleadores los gestionan mediante un proceso independiente y verificado. FileIt también tiene una plantilla de autorización de domiciliación bancaria si necesitas una.