¿Qué es la plantilla del formulario de reclamación de privacidad?
Una reclamación de privacidad es diferente de una solicitud de acceso o eliminación. La persona no solo está pidiendo algo: te está diciendo que algo salió mal: un correo inesperado, información compartida sin su conocimiento, una solicitud ignorada o una filtración. La rapidez y el cuidado con que respondas son importantes.
Esta plantilla pregunta quién reclama y cuál es su relación contigo, y permite reclamar en nombre de otra persona con su autorización por escrito. Después pregunta sobre qué trata la reclamación, cuándo ocurrió, qué sucedió, qué información está implicada, si ya lo había comunicado y si tiene capturas de pantalla o documentos.
Por último, pregunta qué le gustaría que hicieras —explicar, detener, eliminar, corregir, entregar una copia, disculparte o cambiar tu forma de trabajar— y cómo responder. Cada reclamación se guarda como PDF en tu bóveda de FileIt para que tu equipo de privacidad tenga un registro completo y fechado.
- Ideal para
- Delegados de protección de datos, equipos de privacidad y cumplimiento, pequeñas empresas y organizaciones benéficas
- Lo completa
- Clientes, empleados, candidatos o miembros del público
- Tiempo necesario
- Unos 5 minutos
- Incluye
- Comprobación de la relación y de la representación, nueve tipos de reclamación, detalles, categorías de datos, contacto previo, carga de pruebas y resultado deseado
¿Quién usa un formulario de reclamación de privacidad?
- Un enlace de «inquietudes sobre privacidad» en tu aviso de privacidad
- Reclamaciones sobre comunicaciones comerciales que las personas no aceptaron
- Inquietudes tras un incidente de seguridad
- Seguimiento cuando una solicitud de acceso o eliminación no ha recibido respuesta
- Empleados que plantean inquietudes sobre la supervisión en el trabajo
- Una persona cuidadora que reclama en nombre de la persona a la que apoya
Preguntas de este formulario de reclamación de privacidad
18 preguntas en 3 páginas · incluye subir archivo, preguntas condicionales, varias páginas, casilla de consentimiento.
1 Tus datos
- Tu nombre*
- Correo electrónico*
- Teléfono
- Tu relación con nosotros* Cliente · Antiguo cliente · Empleado o antiguo empleado · Persona solicitante de empleo · Usuario del sitio web o de la aplicación · Persona con la que nos hemos puesto en contacto
- ¿Presentas una reclamación en nombre de otra persona?*
- Nombre de esa persona* solo se pregunta cuando corresponde
- Permiso por escrito de esa persona o prueba de que puedes actuar en su nombre solo se pregunta cuando corresponde
2 Tu reclamación
- ¿Cuál es el motivo de tu reclamación?* Recopilación de información que no deberíamos tener · Uso de información de una forma que no esperabas · Intercambio o venta de información · Marketing al que no diste tu consentimiento · Una solicitud de acceso o eliminación que no se gestionó · Información inexacta · Un incidente de seguridad o una filtración de datos · Cookies o seguimiento en línea · Cámaras de seguridad o grabaciones
- ¿Cuándo ocurrió (o comenzó)?
- ¿Qué ocurrió?*
- ¿Qué información tuya está implicada? Datos de contacto · Información financiera · Información médica · Documentos de identidad · Ubicación · Fotos o grabaciones · Actividad en línea
- ¿Ya nos habías informado de esto?*
- Número de referencia o persona con la que trataste solo se pregunta cuando corresponde
- Documentos justificativos o capturas de pantalla (opcional)
3 Cómo solucionarlo
- ¿Qué te gustaría que hiciéramos?* Explicar lo ocurrido · Dejar de usar mi información · Eliminar mi información · Corregir mi información · Dar una copia de mi información · Pedir disculpas · Cambiar nuestra forma de actuar
- ¿Cómo deberíamos responderte?* Correo electrónico · Teléfono · Correo postal
- Dirección postal* solo se pregunta cuando corresponde
- Exactitud*
El formulario reclamación de privacidad, página por página
1 Tus datos
El nombre, el correo electrónico y «Tu relación con nosotros» son obligatorios: cliente, antiguo cliente, empleado o antiguo empleado, candidato a un puesto, usuario del sitio web o de la aplicación, persona con la que contactaste u otra. «¿Reclamas en nombre de otra persona?» es obligatorio; si la respuesta es afirmativa, se solicita el nombre de esa persona y quien reclama puede cargar su autorización por escrito o una prueba de que puede actuar en su nombre.
2 Tu reclamación
«¿Sobre qué trata tu reclamación?» incluye la recopilación de información que no se debería tener, el uso inesperado, el uso compartido o la venta, las comunicaciones comerciales no deseadas, una solicitud de acceso o eliminación no atendida, información inexacta, un incidente de seguridad o una filtración, las cookies o el seguimiento en línea, y las cámaras o grabaciones de videovigilancia, además de un espacio para indicar otro motivo. «¿Qué ocurrió?» es obligatorio. Se puede añadir cuándo ocurrió, qué información está implicada —desde datos de contacto hasta información de salud, documentos de identidad y actividad en línea—, si ya se había comunicado (con una referencia) y hasta cinco archivos de apoyo.
3 Cómo solucionarlo
«¿Qué te gustaría que hiciéramos?» es obligatorio. «¿Cómo debemos responderte?» ofrece las opciones de correo electrónico, teléfono o correo postal; esta última solicita una dirección postal. Un párrafo, listo para que añadas tus propios plazos, indica que acusarás recibo de la reclamación y menciona a la autoridad local de protección de datos (local data protection authority). La persona que reclama confirma que la información es exacta y acepta que se utilice para investigar.
Personaliza la plantilla
- Completa el párrafo con el plazo de confirmación de recepción y tu contacto de privacidad
- Elimina los tipos de reclamación que no correspondan, como la videovigilancia
- Añade la dirección de tu delegado de protección de datos a NotifyEmails
- Guarda las reclamaciones en una carpeta que solo pueda consultar tu equipo de privacidad
- Enlaza el formulario desde tu aviso de privacidad y el banner de cookies
- Configura el mensaje de confirmación para indicar un plazo de referencia
Consejos para mejorar tu formulario reclamación de privacidad
- Confirma rápidamente la recepción de cada reclamación, incluso antes de investigarla
- Comprueba si la reclamación también contiene una solicitud de acceso, eliminación o rectificación
- Lleva un registro de las reclamaciones para detectar problemas recurrentes
- Verifica la identidad antes de compartir datos personales en tu respuesta
- Si una reclamación revela una posible brecha, inicia de inmediato tu proceso de gestión de incidentes
- Explica qué has cambiado, no solo qué ocurrió
Cada respuesta se convierte en un PDF en tu bóveda
Cada reclamación se guarda como PDF, con el nombre de la persona que reclama y la fecha en el título, en la carpeta de la bóveda que elijas, con las pruebas adjuntas; además, se envía una copia por correo electrónico a quien reclama.
Busca en la pestaña Responses por nombre o referencia y exporta a CSV para conservar un registro de reclamaciones con fechas y resultados.
- Empieza con esta plantilla. Se abre en el diseñador de FileIt Forms: cambia cualquier pregunta, añade páginas y define las reglas para mostrar las preguntas.
- Compártelo. Activa un enlace público o envíalo por correo electrónico a otras personas, cada una con su propio enlace. No necesitan una cuenta de FileIt.
- Obtén las respuestas en PDF. Cada respuesta se guarda como PDF en la carpeta de la bóveda que elijas, con los archivos subidos adjuntos, y aparece en una tabla de respuestas que puedes exportar a CSV.
Formulario Reclamación de privacidad: preguntas frecuentes
¿Es gratuita esta plantilla de reclamación de privacidad?
Sí. Está incluida en la app Forms de FileIt en todas las cuentas.
¿En qué se diferencia de una solicitud de acceso del interesado (data subject access request)?
Una solicitud de acceso pide una copia de los datos de una persona. Una reclamación indica que algo salió mal. FileIt tiene plantillas independientes para las solicitudes de acceso, supresión (erasure) y rectificación (correction).
¿Puede alguien reclamar en nombre de otra persona?
Sí. Responde afirmativamente a la pregunta sobre reclamar en nombre de otra persona, indica el nombre de esa persona y puede cargar su autorización.
¿Se pueden adjuntar capturas de pantalla?
Sí, hasta cinco archivos, incluidas imágenes y archivos PDF.
¿Las personas que reclaman necesitan una cuenta?
No. Abren el enlace y envían el formulario.
¿Es asesoramiento jurídico?
No. Es una plantilla inicial. Las normas varían entre países, estados y sectores, así que comprueba el texto según tu propia situación y pide asesoramiento cuando lo necesites.