ما قالب نموذج شكوى بشأن الخصوصية؟
تختلف شكوى الخصوصية عن طلب الوصول أو الحذف. فالشخص لا يطلب شيئًا فحسب، بل يخبرك بأن أمرًا ما قد حدث بشكل خاطئ: رسالة بريد إلكتروني غير متوقعة، أو مشاركة معلومات دون علمه، أو تجاهل طلب، أو تسريب. وتهم سرعة استجابتك ودقتها.
يسأل هذا القالب عن هوية مقدم الشكوى وعلاقته بك، ويتيح لشخص ما تقديم شكوى نيابةً عن شخص آخر بعد الحصول على إذنه الكتابي. ثم يسأل عن موضوع الشكوى، ووقت حدوثها، وما الذي حدث، والمعلومات المعنية، وما إذا كان قد أثارها من قبل، ويتيح إرفاق لقطات شاشة أو مستندات.
وأخيرًا، يسأل عما يريدك مقدم الشكوى أن تفعله — التوضيح، أو الإيقاف، أو الحذف، أو التصحيح، أو تقديم نسخة، أو الاعتذار، أو تغيير طريقة عملك — وكيفية الرد عليه. تُحفظ كل شكوى بصيغة PDF في خزنة FileIt الخاصة بك، ليحتفظ فريق الخصوصية لديك بسجل كامل مؤرخ.
- مناسب لـ
- مسؤولي حماية البيانات (data protection officers)، وفرق الخصوصية والامتثال، والشركات الصغيرة والجمعيات الخيرية
- يُعبّئه
- العملاء أو الموظفون أو المتقدمون للوظائف أو أفراد الجمهور
- الوقت اللازم للإكمال
- نحو 5 دقائق
- يتضمن
- التحقق من العلاقة والتمثيل عن الغير، وتسعة أنواع من الشكاوى، والتفاصيل، وفئات البيانات، والتواصل السابق، وتحميل الأدلة، والنتيجة المطلوبة
من يستخدم نموذج شكوى بشأن الخصوصية؟
- رابط «مخاوف بشأن الخصوصية» في إشعار الخصوصية لديك
- شكاوى بشأن رسائل تسويقية لم يوافق الأشخاص على تلقيها
- مخاوف بعد وقوع حادث أمني
- متابعة بعد عدم الرد على طلب وصول أو حذف
- إبداء الموظفين مخاوف بشأن المراقبة في مكان العمل
- تقديم مقدم رعاية شكوى نيابةً عن الشخص الذي يعتني به
أسئلة نموذج شكوى بشأن الخصوصية هذا
18 أسئلة على 3 صفحات · يتضمن رفع ملف, أسئلة مشروطة, صفحات متعددة, مربع اختيار الموافقة.
1 بياناتك
- اسمك*
- البريد الإلكتروني*
- الهاتف
- علاقتك بنا* عميل · عميل سابق · موظف أو موظف سابق · متقدم لوظيفة · مستخدم الموقع الإلكتروني أو التطبيق · شخص تواصلنا معه
- هل تقدم الشكوى نيابةً عن شخص آخر؟*
- اسم الشخص* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- موافقته الخطية، أو ما يثبت قدرتك على التصرف نيابةً عنه لا يُطرح إلا عند انطباقه
2 شكواك
- ما موضوع شكواك؟* جمع معلومات لا ينبغي لنا جمعها · استخدام المعلومات بطريقة لم تتوقعها · مشاركة المعلومات أو بيعها · تسويق لم توافق عليه · طلب وصول أو حذف لم تتم معالجته · معلومات غير دقيقة · حادث أمني أو تسرب بيانات · ملفات تعريف الارتباط أو التتبع عبر الإنترنت · كاميرات المراقبة أو التسجيلات
- متى حدث ذلك (أو بدأ)؟
- ماذا حدث؟*
- ما المعلومات الخاصة بك المعنية؟ بيانات الاتصال · المعلومات المالية · المعلومات الصحية · وثائق إثبات الهوية · الموقع · الصور أو التسجيلات · النشاط عبر الإنترنت
- هل سبق أن أثرت هذا الأمر معنا؟*
- الرقم المرجعي أو اسم الشخص الذي تعاملت معه لا يُطرح إلا عند انطباقه
- المستندات المؤيدة أو لقطات الشاشة (اختياري)
3 معالجة الأمر
- ما الذي تود منا القيام به؟* توضيح ما حدث · التوقف عن استخدام معلوماتي · حذف معلوماتي · تصحيح معلوماتي · تزويدي بنسخة من معلوماتي · تقديم اعتذار · تغيير طريقة عملكم
- كيف ينبغي لنا الرد؟* البريد الإلكتروني · الهاتف · البريد
- العنوان البريدي* لا يُطرح إلا عند انطباقه
- الدقة*
نموذج شكوى بشأن الخصوصية، صفحةً صفحةً
1 بياناتك
الاسم والبريد الإلكتروني وحقل «علاقتك بنا» مطلوبة — عميل، أو عميل سابق، أو موظف، أو موظف سابق، أو متقدم لوظيفة، أو مستخدم للموقع الإلكتروني أو التطبيق، أو شخص تواصلت معه، أو خيار آخر. كما أن السؤال «هل تقدم الشكوى نيابةً عن شخص آخر؟» إلزامي؛ وعند اختيار «نعم»، يُطلب اسم ذلك الشخص، ويُتاح لمقدم الشكوى تحميل إذنه الكتابي أو ما يثبت قدرته على التصرف نيابةً عنه.
2 شكواك
تتضمن خانة «ما موضوع شكواك؟» خيارات لجمع معلومات لا ينبغي لك جمعها، أو استخدامها بشكل غير متوقع، أو مشاركتها أو بيعها، أو إرسال رسائل تسويقية غير مرغوب فيها، أو عدم التعامل مع طلب وصول أو حذف، أو وجود معلومات غير دقيقة، أو وقوع حادث أمني أو تسريب، أو استخدام ملفات تعريف الارتباط أو التتبع عبر الإنترنت، أو كاميرات المراقبة وتسجيلاتها، مع إتاحة إضافة سبب آخر. ويُعد حقل «ما الذي حدث؟» إلزاميًا. ويمكن للأشخاص إضافة وقت حدوث الأمر، والمعلومات المعنية — من بيانات الاتصال إلى المعلومات الصحية ووثائق الهوية والنشاط عبر الإنترنت — وبيان ما إذا كانوا قد أثاروا الأمر من قبل، مع إضافة مرجع، وإرفاق ما يصل إلى خمسة ملفات داعمة.
3 تصحيح الوضع
السؤال «ماذا تريد منا أن نفعل؟» إلزامي. أما «كيف ينبغي أن نرد عليك؟» فيتيح اختيار البريد الإلكتروني أو الهاتف أو البريد العادي، ويتطلب اختيار البريد العادي عنوانًا بريديًا. وتتضمن الفقرة، الجاهزة لإضافة المدد الزمنية الخاصة بك، أننا سنؤكد استلام الشكوى، وتشير إلى هيئة حماية البيانات المحلية. ويؤكد مقدم الشكوى دقة المعلومات ويوافق على استخدامها للتحقيق.
خصّص القالب كما تريد
- أكمل الفقرة بمدة تأكيد الاستلام وبيانات جهة اتصال الخصوصية لديك
- أزل أنواع الشكاوى غير المنطبقة، مثل كاميرات المراقبة
- أضف عنوان مسؤول حماية البيانات (data protection officer) لديك إلى NotifyEmails
- احفظ الشكاوى في مجلد لا يستطيع رؤيته إلا فريق الخصوصية لديك
- أضف رابط النموذج إلى إشعار الخصوصية وشريط ملفات تعريف الارتباط لديك
- اضبط رسالة التأكيد لتحديد مدة زمنية مرجعية
نصائح لتحسين نموذج شكوى بشأن الخصوصية
- أكد استلام كل شكوى بسرعة، حتى قبل التحقيق فيها
- تحقق مما إذا كانت الشكوى تتضمن أيضًا طلب وصول أو حذف أو تصحيح
- احتفظ بسجل للشكاوى لاكتشاف المشكلات المتكررة
- تحقق من الهوية قبل مشاركة التفاصيل الشخصية في ردك
- إذا كشفت الشكوى عن خرق محتمل، فابدأ إجراءات التعامل مع الحادث فورًا
- اشرح ما الذي غيّرته، وليس ما حدث فقط
تتحول كل إجابة إلى ملف PDF في خزنتك
تُحفظ كل شكوى بصيغة PDF، بعنوان يتضمن اسم مقدم الشكوى وتاريخها، في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق أي أدلة، ويُرسل إلى مقدم الشكوى نسخة عبر البريد الإلكتروني.
ابحث في علامة تبويب Responses بالاسم أو المرجع، وصدّر البيانات إلى CSV للاحتفاظ بسجل للشكاوى يتضمن التواريخ والنتائج.
- ابدأ بهذا القالب. يُفتح في مصمم FileIt Forms — غيّر أي سؤال، وأضف صفحات، وحدد قواعد ظهور الأسئلة.
- شاركه. فعّل رابطًا عامًا، أو أرسله بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص، ولكل منهم رابطه الخاص. لا يحتاجون إلى حساب FileIt.
- احصل على الإجابات بصيغة PDF. تُحفظ كل إجابة كملف PDF في مجلد الخزنة الذي تختاره، مع إرفاق الملفات المرفوعة — وتظهر في جدول الإجابات الذي يمكنك تصديره بصيغة CSV.
نموذج شكوى بشأن الخصوصية: الأسئلة الشائعة
هل قالب شكوى الخصوصية هذا مجاني؟
نعم. وهو مشمول في تطبيق FileIt Forms ضمن كل حساب.
كيف يختلف عن طلب وصول صاحب البيانات (data subject access request)؟
يطلب طلب الوصول نسخة من بيانات شخص ما، بينما تفيد الشكوى بحدوث أمر ما بشكل خاطئ. ويوفر FileIt قوالب منفصلة لطلبات الوصول والمحو والتصحيح.
هل يمكن لشخص تقديم شكوى نيابةً عن شخص آخر؟
نعم. يجيب بأنه يقدم الشكوى نيابةً عن شخص آخر، ويذكر اسم ذلك الشخص، ويمكنه تحميل إذنه.
هل يمكن للأشخاص إرفاق لقطات شاشة؟
نعم، ما يصل إلى خمسة ملفات، بما في ذلك الصور وملفات PDF.
هل يحتاج مقدمو الشكاوى إلى حساب؟
لا. يفتحون الرابط ويرسلون الشكوى.
هل تُعد هذه استشارة قانونية؟
لا. إنها نقطة بداية. تختلف القواعد بين البلدان والولايات والقطاعات، لذا راجع الصياغة بما يتوافق مع وضعك، واطلب المشورة عند الحاجة.