Quel est le modèle de formulaire demande de notarisation ?
Les rendez-vous chez le notaire échouent pour des raisons prévisibles : la pièce d’identité d’un signataire ne correspond pas au document, un témoin est nécessaire mais personne n’en a prévu, le document n’est pas finalisé ou le signataire a besoin d’un interprète. Poser les bonnes questions lors de la réservation permet d’éviter la plupart de ces problèmes.
Ce modèle demande quels documents doivent être notariés, le nombre approximatif de pages et de signatures, si les documents sont complets, le pays où ils seront utilisés et si une apostille est nécessaire. Les clients peuvent téléverser des copies non signées. Le formulaire demande ensuite combien de personnes signeront, leur nom exactement tel qu’il figure sur leur pièce d’identité, si chacun dispose d’une pièce d’identité avec photo, ainsi que les besoins en témoins et en interprètes.
La dernière page réserve le rendez-vous : à votre cabinet, sur le lieu choisi par le client ou en ligne lorsque cette option est disponible, avec une date préférée et une autre date possible. Un consentement explique le rôle du notaire. Chaque demande est enregistrée au format PDF dans votre coffre-fort FileIt, avec les documents joints.
- Idéal pour
- Notaires, notaires mobiles, agents de signature, cabinets d’avocats et banques proposant des services de notarisation
- Rempli par
- Les clients qui prennent rendez-vous
- Temps nécessaire
- Environ 4 minutes
- Comprend
- Types de documents, nombre de pages et de signatures, apostille, téléversement de documents, noms et pièces d’identité des signataires, témoins, interprète, lieu et dates
Qui utilise un formulaire demande de notarisation ?
- Réservation en ligne pour un cabinet de notaire
- Interventions d’un notaire mobile au domicile, à l’hôpital ou en maison de retraite
- Signatures de documents immobiliers et de prêts
- Documents destinés à l’étranger pouvant nécessiter une apostille
- Procurations (powers of attorney) et directives de soins de santé (healthcare directives)
- Autorisations de voyage pour enfants
Questions de ce formulaire demande de notarisation
25 questions sur 4 pages · inclut téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Coordonnées
- Votre nom*
- E-mail*
- Téléphone*
- Entreprise (si vous prenez rendez-vous pour une entreprise)
2 Documents
- Quels documents doivent être notariés ?* Affidavit ou déclaration sous serment · Procuration · Acte ou document relatif à un bien immobilier · Titre de propriété du véhicule · Documents de prêt ou de prêt hypothécaire · Contrat ou convention · Directives relatives aux soins de santé · Autorisation de voyage pour un enfant · Copie certifiée conforme d’un document
- Nombre approximatif de pages
- Nombre de signatures à faire notarier*
- Les documents sont-ils complets, à l’exception des signatures ?* Oui · Pas encore
- Pays où le document sera utilisé
- Aurez-vous également besoin d’une apostille ou d’une légalisation ?
- Importer les documents (facultatif)
3 Signataires
- Combien de personnes signeront ?*
- Nom complet de chaque signataire, exactement comme indiqué sur sa pièce d’identité*
- Chaque signataire dispose-t-il d’une pièce d’identité avec photo en cours de validité ?* Oui · Je ne sais pas · Non
- Le document nécessite-t-il des témoins ?* Oui — nous les amènerons · Oui — veuillez les fournir · Non · Je ne sais pas
- De combien de témoins avez-vous besoin ?* affichée uniquement si applicable
- Un signataire a-t-il besoin d’un interprète ?*
- Quelle langue ?* affichée uniquement si applicable
4 Rendez-vous
- Où souhaitez-vous que le rendez-vous ait lieu ?* Dans vos locaux · Déplacement — à mon adresse · En ligne, par visioconférence (si disponible)
- Adresse du rendez-vous* affichée uniquement si applicable
- Date souhaitée*
- Heure souhaitée
- Autre date possible
- Autre chose à nous signaler ?
- Rôle du notaire*
Le formulaire demande de notarisation, page par page
1 Coordonnées
Le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone sont obligatoires ; le nom de l’entreprise est facultatif pour les réservations professionnelles.
2 Documents
« Que faut-il faire notarier ? » propose les déclarations sous serment (affidavits), procurations (powers of attorney), actes, certificats d’immatriculation de véhicules, documents de prêt ou de crédit immobilier, contrats, directives de soins de santé (healthcare directives), autorisations de voyage pour enfant et copies certifiées conformes, avec la possibilité d’en ajouter un autre. Le « Nombre de signatures à faire notarier » est obligatoire et le nombre de pages facultatif. La question « Les documents sont-ils complets, à l’exception des signatures ? » est obligatoire ; la réponse « Pas encore » affiche une note indiquant qu’un notaire ne peut ni préparer ni remplir les documents. Les clients peuvent indiquer le pays où le document sera utilisé, préciser si une apostille ou une légalisation (legalization) est nécessaire et téléverser jusqu’à cinq fichiers non signés.
3 Signataires
Les questions « Combien de personnes signeront ? » et « Nom complet de chaque signataire, exactement tel qu’il figure sur sa pièce d’identité » sont obligatoires. « Chaque signataire possède-t-il une pièce d’identité avec photo en cours de validité ? » rappelle que le nom figurant sur la pièce d’identité doit correspondre à celui du document. « Le document nécessite-t-il des témoins ? » propose les réponses suivantes : nous les amènerons, veuillez les fournir (en précisant combien), non ou je ne sais pas. Une réponse positive au besoin d’un interprète demande quelle langue est nécessaire.
4 Rendez-vous
« Où souhaitez-vous le rendez-vous ? » : à votre cabinet, avec un notaire mobile sur le lieu choisi par le client (l’adresse est alors demandée) ou en ligne par visioconférence lorsque cette option est disponible. La date souhaitée est obligatoire ; l’heure souhaitée et une autre date sont facultatives, et les notes peuvent préciser les informations de stationnement, les visites à l’hôpital ou la langue du document. Un consentement obligatoire confirme que le client comprend que le notaire ne peut pas fournir de conseils juridiques ni préparer de documents, et qu’il peut refuser d’intervenir si l’identité d’un signataire ne peut pas être vérifiée ou si le document est incomplet.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la liste des documents en fonction des services que vous proposez
- Supprimez l’option en ligne si vous ne proposez pas de notarisation à distance
- Ajoutez vos honoraires et frais de déplacement au texte d’introduction ou au message de confirmation
- Adaptez les indications sur les pièces d’identité aux documents acceptés là où vous exercez
- Ajoutez la date au titre du document pour créer une liste jour par jour
- Classez les demandes dans un dossier par mois
Conseils pour un meilleur formulaire demande de notarisation
- Confirmez le rendez-vous, les honoraires et les documents à apporter par retour de message
- Vérifiez les noms des signataires par rapport aux indications concernant les pièces d’identité avant le rendez-vous
- Rappelez aux clients de ne pas signer avant le rendez-vous
- Prévoyez les témoins à l’avance lorsque vous avez été chargé de les fournir
- Confirmez suffisamment à l’avance les dispositions prévues pour l’interprète
- Examinez les documents téléversés afin de repérer les mentions notariales manquantes avant de vous déplacer
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque demande est enregistrée au format PDF sous le nom du client dans le dossier de coffre-fort choisi, avec les documents téléversés en pièces jointes, et le client en reçoit une copie par e-mail.
Recherchez dans l’onglet Réponses par nom ou par date, puis exportez les données au format CSV pour planifier les rendez-vous et les déplacements de la semaine.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Demande de notarisation : questions fréquentes
Ce modèle de demande de notarisation est-il gratuit ?
Oui. Il fait partie des modèles de l’application FileIt Forms, incluse dans chaque compte.
FileIt fait-il notarier les documents ?
Non. FileIt collecte les informations de réservation ; la notarisation s’effectue avec votre notaire.
Les clients peuvent-ils téléverser leurs documents ?
Oui, jusqu’à cinq fichiers. Le texte d’aide demande uniquement des copies non signées.
Le formulaire réserve-t-il un créneau dans un agenda ?
Non. Il enregistre les dates souhaitées ; vous devez confirmer vous-même le rendez-vous par e-mail ou par téléphone.
Les clients doivent-ils avoir un compte ?
Non. Ils ouvrent le lien et envoient le formulaire.
S’agit-il de conseils juridiques ?
Non. Il s’agit d’un modèle de départ. Les règles varient selon les pays, les États et les secteurs ; vérifiez donc la formulation en fonction de votre situation et demandez conseil lorsque cela est nécessaire.