Quel est le modèle de formulaire autorisation accordée à un tiers ?
Les équipes du service client l’entendent tous les jours : « J’appelle pour ma mère », « Mon comptable doit vous parler », « Je m’occupe des factures de mon frère ». Sans autorisation écrite au dossier, le personnel doit soit refuser d’aider, soit prendre un risque concernant le compte d’une autre personne. Un formulaire d’autorisation clair protège à la fois le client et votre équipe.
Ce modèle demande au titulaire du compte ses coordonnées et son numéro de compte, puis le nom, le lien avec lui et les coordonnées du représentant. Les conseillers professionnels doivent également indiquer leur cabinet. Un mot de sécurité facultatif aide à confirmer l’identité du représentant au téléphone.
Le titulaire du compte coche ce que le représentant peut faire — de discuter du compte à effectuer des paiements ou à clôturer des services — ajoute les éventuelles limites, choisit la durée de validité de l’autorisation, puis signe. Le représentant peut contresigner. Le formulaire signé est enregistré au format PDF dans votre coffre-fort FileIt.
- Idéal pour
- Les fournisseurs de services collectifs, les télécoms, les assureurs, les comptables, les bailleurs, les organismes d’adhésion et les prestataires de services
- Rempli par
- Le titulaire du compte, avec contresignature facultative du représentant
- Temps nécessaire
- Environ 4 minutes
- Comprend
- Les coordonnées du titulaire et du représentant, un périmètre en sept parties, les limites, la durée, le téléversement facultatif d’une pièce d’identité et les signatures
Qui utilise un formulaire autorisation accordée à un tiers ?
- Un membre de la famille qui gère les comptes d’un proche âgé
- Un aidant ou un accompagnateur qui appelle au nom d’un client
- Un comptable ou un conseiller qui s’occupe du compte d’un client
- Un partenaire qui gère les factures pendant l’absence de l’autre personne à l’étranger
- Une autorisation ponctuelle pour résoudre une réclamation précise
- La désignation d’un représentant avant une hospitalisation prévue
Questions de ce formulaire autorisation accordée à un tiers
22 questions sur 4 pages · inclut signature, téléversement de fichier, questions conditionnelles, pages multiples, case de consentement.
1 Titulaire du compte
- Votre nom*
- Date de naissance*
- Numéro de compte, de client ou de référence
- E-mail*
- Téléphone
- Adresse*
2 Votre représentant
- Nom du représentant*
- Son lien avec vous* Conjoint ou partenaire · Parent · Fils ou fille majeur(e) · Autre membre de la famille · Ami(e) · Aidant(e) · Conseiller professionnel (p. ex. comptable, avocat) · Défenseur de vos intérêts ou accompagnateur · Autre
- Son cabinet ou son organisation* affichée uniquement si applicable
- Téléphone du représentant*
- E-mail du représentant
- Mot de sécurité que votre représentant nous communiquera (facultatif)
3 Ce qu’il peut faire
- Votre représentant peut…* Discuter de votre compte et recevoir des informations à son sujet · Recevoir des copies de courriers, factures et relevés · Effectuer des paiements en votre nom · Mettre à jour vos coordonnées · Modifier vos services ou votre offre · Déposer des réclamations en votre nom · Résilier ou clôturer des services
- Y a-t-il des limites ou des choses que votre représentant ne doit pas faire ?
- Pendant combien de temps cette autorisation doit-elle être valable ?* Jusqu’à son annulation · Jusqu’à une date précise · Pour une seule question
- Date de fin* affichée uniquement si applicable
- Quelle question ?* affichée uniquement si applicable
- Copie de votre pièce d’identité (uniquement si nous vous en avons demandé une)
4 Signature
- Autorisation*
- Votre signature*
- Date*
- Signature du représentant (facultatif)
Le formulaire autorisation accordée à un tiers, page par page
1 Titulaire du compte
Le nom, la date de naissance, l’adresse e-mail et l’adresse postale sont obligatoires ; le numéro de compte ou de référence et le téléphone sont facultatifs.
2 Votre représentant
Le « nom du représentant », « son lien avec vous » et le « téléphone du représentant » sont obligatoires. Les liens proposés vont du conjoint ou partenaire, parent et fils ou fille adulte à l’ami, l’aidant, le défenseur des intérêts ou l’accompagnateur, ainsi qu’au conseiller professionnel — lequel doit également indiquer son cabinet ou son organisation. Un champ facultatif, « Mot de sécurité que votre représentant nous communiquera », est accompagné d’un texte d’aide recommandant de ne pas réutiliser un mot de passe.
3 Ce qu’il peut faire
Dans la rubrique « Il peut… », le titulaire coche au moins une option : discuter de mon compte et recevoir des informations à son sujet ; recevoir des copies de lettres, factures et relevés ; effectuer des paiements en mon nom ; mettre à jour mes coordonnées ; modifier mes services ou mon forfait ; déposer des réclamations en mon nom ; annuler ou clôturer des services. Une zone libre permet d’indiquer les limites. La question « Combien de temps cette autorisation doit-elle être valable ? » propose : jusqu’à ce que je l’annule, jusqu’à une date précise (la date de fin est alors demandée), ou pour une seule question (en précisant laquelle). Une copie d’une pièce d’identité peut être téléversée si vous en avez fait la demande.
4 Signature
Une note précise que l’autorisation peut être annulée à tout moment et que le représentant pourra malgré tout être invité à confirmer son identité. Le titulaire coche la déclaration d’autorisation, signe et date. Un second espace de signature facultatif permet au représentant de signer s’il est présent.
Personnalisez le modèle
- Modifiez la liste des pouvoirs pour l’adapter à ce que votre personnel peut réellement faire sur un compte
- Supprimez « Annuler ou clôturer des services » si vous préférez exiger l’intervention du titulaire pour cette action
- Rendez le téléversement d’une pièce d’identité obligatoire si votre procédure l’exige
- Ajoutez le numéro de compte au titre du document afin que les PDF correspondent à vos dossiers
- Classez les réponses dans un dossier de coffre-fort à accès restreint
- Reformulez la note pour tenir compte de vos propres contrôles d’identité
Conseils pour un meilleur formulaire autorisation accordée à un tiers
- Consignez les pouvoirs et la date de fin dans le compte du client dès réception du formulaire
- Formez le personnel à vérifier les cases cochées, et pas seulement l’existence d’une autorisation
- N’acceptez jamais un mot de sécurité qui ressemble à un mot de passe
- Demandez un nouveau formulaire lorsque le lien ou les pouvoirs changent
- Supprimez rapidement les autorisations expirées
- Ce formulaire ne constitue pas une procuration (power of attorney) ; si une personne en détient une, demandez-la séparément
Chaque réponse devient un PDF dans votre coffre-fort
Chaque autorisation signée est enregistrée au format PDF, avec le nom du titulaire dans le titre, dans le dossier du coffre-fort que vous choisissez ; une copie est envoyée par e-mail au titulaire. La pièce d’identité téléversée est jointe à ce document.
Recherchez dans l’onglet Réponses par nom ou par numéro de compte lorsqu’un représentant appelle, puis ouvrez le PDF pour vérifier précisément ce qu’il est autorisé à faire.
- Commencez avec ce modèle. Il s’ouvre dans l’éditeur FileIt Forms — modifiez n’importe quelle question, ajoutez des pages et définissez les règles d’affichage des questions.
- Partagez-le. Activez un lien public ou envoyez-le par e-mail, avec un lien personnel pour chaque destinataire. Aucun compte FileIt n’est nécessaire.
- Obtenez les réponses au format PDF. Chaque réponse est enregistrée au format PDF dans le dossier du coffre-fort de votre choix, avec les fichiers importés en pièces jointes — et répertoriée dans un tableau des réponses exportable au format CSV.
Formulaire Autorisation accordée à un tiers : questions fréquentes
Ce modèle d’autorisation accordée à un tiers est-il gratuit ?
Oui. Il s’agit de l’un des modèles prêts à l’emploi de l’application FileIt Forms, incluse dans chaque compte.
Le représentant peut-il également signer ?
Oui. Une signature facultative du représentant est prévue sur la dernière page.
L’autorisation peut-elle être limitée à une seule question ?
Oui. Choisissez « Pour une seule question » et décrivez-la, ou définissez une date de fin.
Est-ce la même chose qu’une procuration (power of attorney) ?
Non. Il s’agit d’une autorisation permettant de traiter avec votre organisation uniquement. Une procuration est un document juridique distinct.
Les clients doivent-ils avoir un compte FileIt ?
Non. Ils ouvrent le lien ou la demande reçue par e-mail et signent à l’écran.
S’agit-il de conseils juridiques ?
Non. Il s’agit d’un modèle de départ. Les règles varient selon les pays, les États et les secteurs ; vérifiez donc le texte au regard de votre situation et demandez conseil si nécessaire.