Apakah templat borang kebenaran pihak ketiga?
Pasukan khidmat pelanggan mendengarnya setiap hari: "Saya menelefon bagi pihak ibu saya", "Akauntan saya perlu bercakap dengan anda", "Saya menguruskan bil abang saya". Tanpa kebenaran bertulis dalam rekod, kakitangan sama ada enggan membantu atau mengambil risiko terhadap akaun orang lain. Borang kebenaran yang jelas melindungi pelanggan dan pasukan anda.
Templat ini meminta butiran pemegang akaun dan nombor akaun, kemudian nama, hubungan dan butiran hubungan wakil. Penasihat profesional diminta memberikan nama firma mereka. Perkataan keselamatan pilihan membantu mengesahkan identiti wakil melalui telefon.
Pemegang akaun menandakan perkara yang boleh dilakukan oleh wakil — daripada membincangkan akaun hingga membuat pembayaran atau menutup perkhidmatan — menambah sebarang had, memilih tempoh kebenaran, dan menandatangani. Wakil boleh turut menandatangani. Borang yang ditandatangani difailkan sebagai PDF dalam peti besi FileIt anda.
- Sesuai untuk
- Syarikat utiliti, telekomunikasi, syarikat insurans, akauntan, tuan tanah, organisasi keahlian dan penyedia perkhidmatan
- Diisi oleh
- Pemegang akaun, dengan tandatangan balas wakil secara pilihan
- Masa untuk dilengkapkan
- Kira-kira 4 minit
- Termasuk
- Butiran pemegang akaun dan wakil, skop tujuh bahagian, had, tempoh, muat naik ID secara pilihan dan tandatangan
Siapa yang menggunakan borang kebenaran pihak ketiga?
- Ahli keluarga yang menguruskan akaun saudara yang lebih berusia
- Penjaga atau pekerja sokongan yang menelefon bagi pihak klien
- Akauntan atau penasihat yang menguruskan akaun klien
- Pasangan yang menguruskan bil semasa seseorang berada di luar negara
- Kebenaran sekali sahaja untuk menyelesaikan satu aduan
- Merekodkan wakil sebelum kemasukan ke hospital yang dirancang
Soalan dalam borang kebenaran pihak ketiga ini
22 soalan dalam 4 halaman · termasuk tandatangan, muat naik fail, soalan bersyarat, berbilang halaman, kotak pilihan persetujuan.
1 Pemegang akaun
- Nama anda*
- Tarikh lahir*
- Nombor akaun, pelanggan atau rujukan
- E-mel*
- Telefon
- Alamat*
2 Wakil anda
- Nama wakil*
- Hubungannya dengan anda* Pasangan atau teman · Ibu atau bapa · Anak lelaki atau perempuan dewasa · Ahli keluarga lain · Kawan · Penjaga · Penasihat profesional (cth. akauntan, peguam) · Pembela atau pekerja sokongan · Lain-lain
- Firma atau organisasinya* hanya ditanya jika berkenaan
- Telefon wakil*
- E-mel wakil
- Kata keselamatan yang akan diberikan oleh wakil anda kepada kami (pilihan)
3 Perkara yang boleh dilakukannya
- Mereka boleh…* Membincangkan akaun saya dan menerima maklumat tentangnya · Menerima salinan surat, bil dan penyata · Membuat bayaran bagi pihak saya · Mengemas kini butiran hubungan saya · Membuat perubahan pada perkhidmatan atau pelan saya · Mengemukakan aduan bagi pihak saya · Membatalkan atau menutup perkhidmatan
- Sebarang batasan, atau perkara yang tidak boleh dilakukannya?
- Berapa lamakah kebenaran ini harus berkuat kuasa?* Sehingga saya membatalkannya · Sehingga tarikh tertentu · Untuk satu isu sahaja
- Tarikh tamat* hanya ditanya jika berkenaan
- Isu yang mana?* hanya ditanya jika berkenaan
- Salinan dokumen pengenalan diri anda (hanya jika kami memintanya)
4 Tandatangan
- Kebenaran*
- Tandatangan anda*
- Tarikh*
- Tandatangan wakil (pilihan)
Borang kebenaran pihak ketiga, halaman demi halaman
1 Pemegang akaun
Nama, tarikh lahir, e-mel dan alamat diperlukan; nombor akaun atau rujukan serta telefon adalah pilihan.
2 Wakil anda
'Nama wakil', 'Hubungan mereka dengan anda' dan 'Telefon wakil' diperlukan. Hubungan yang tersedia termasuk pasangan atau teman hidup, ibu bapa dan anak lelaki atau perempuan dewasa, hinggalah rakan, penjaga, peguam bela atau pekerja sokongan, serta penasihat profesional — yang turut meminta nama firma atau organisasi mereka. 'Perkataan keselamatan yang akan diberikan oleh wakil anda' adalah pilihan dan teks bantuannya memberi amaran supaya kata laluan tidak digunakan semula.
3 Perkara yang boleh dilakukan
Di bawah 'Mereka boleh…', pemegang akaun menandakan sekurang-kurangnya satu: membincangkan akaun saya dan menerima maklumat tentangnya; menerima salinan surat, bil dan penyata; membuat pembayaran bagi pihak saya; mengemas kini butiran hubungan saya; membuat perubahan pada perkhidmatan atau pelan saya; mengemukakan aduan bagi pihak saya; membatalkan atau menutup perkhidmatan. Kotak terbuka merekodkan had. 'Berapa lama perkara ini patut berkuat kuasa?' menawarkan sehingga saya membatalkannya, sehingga tarikh tertentu (yang kemudiannya meminta tarikh tamat), atau untuk satu isu sahaja (yang meminta butiran isu tersebut). Salinan ID boleh dimuat naik jika anda memintanya.
4 Tandatangan
Nota menerangkan bahawa kebenaran boleh dibatalkan pada bila-bila masa dan wakil mungkin masih diminta mengesahkan identiti mereka. Pemegang akaun menandakan pernyataan kebenaran, kemudian menandatangani dan menetapkan tarikh. Ruang tandatangan kedua secara pilihan membolehkan wakil menandatangani jika mereka hadir.
Ubah suai templat ini
- Edit senarai skop agar sepadan dengan perkara yang sebenarnya boleh dilakukan oleh kakitangan anda pada sesuatu akaun
- Buang 'Batalkan atau tutup perkhidmatan' jika anda lebih suka pemegang akaun sendiri diperlukan untuk perkara itu
- Wajibkan muat naik ID jika proses anda memerlukannya
- Tambahkan nombor akaun pada tajuk dokumen supaya PDF sepadan dengan rekod anda
- Failkan respons ke dalam folder peti besi yang terhad aksesnya
- Ubah kata-kata nota agar mencerminkan semakan identiti anda sendiri
Petua untuk borang kebenaran pihak ketiga yang lebih baik
- Rekodkan skop dan tarikh tamat pada akaun pelanggan sebaik sahaja borang diterima
- Latih kakitangan untuk menyemak skop yang ditandakan, bukan sekadar memastikan kebenaran wujud
- Jangan terima perkataan keselamatan yang kelihatan seperti kata laluan
- Minta borang baharu apabila hubungan atau skop berubah
- Buang kebenaran yang telah tamat tempoh dengan segera
- Borang ini bukan kuasa wakil (power of attorney); jika seseorang memegangnya, minta dokumen itu secara berasingan
Setiap respons menjadi PDF dalam vault anda
Setiap kebenaran yang ditandatangani disimpan sebagai PDF dengan tajuk menggunakan nama pemegang dalam folder peti besi yang anda pilih, dan salinannya dihantar melalui e-mel kepada pemegang. ID yang dimuat naik dilampirkan pada dokumen tersebut.
Cari dalam tab Respons mengikut nama atau nombor akaun apabila wakil menelefon, kemudian buka PDF untuk menyemak dengan tepat perkara yang dibenarkan kepada mereka.
- Mulakan dengan templat ini. Ia dibuka dalam pereka FileIt Forms — ubah mana-mana soalan, tambah halaman, tetapkan peraturan bila soalan dipaparkan.
- Kongsikannya. Hidupkan pautan awam atau hantarkannya melalui e-mel, setiap orang dengan pautan sendiri. Mereka tidak memerlukan akaun FileIt.
- Dapatkan jawapan sebagai PDF. Setiap respons disimpan sebagai PDF dalam folder vault yang anda pilih, bersama fail yang dimuat naik — dan disenaraikan dalam jadual Respons yang boleh anda eksport ke CSV.
Borang Kebenaran pihak ketiga: soalan lazim
Adakah templat kebenaran pihak ketiga ini percuma?
Ya. Templat ini ialah salah satu templat siap guna dalam aplikasi FileIt Forms, yang termasuk dalam setiap akaun.
Bolehkah wakil turut menandatangani?
Ya. Terdapat ruang tandatangan wakil secara pilihan pada halaman terakhir.
Bolehkah kebenaran dihadkan kepada satu isu?
Ya. Pilih 'Untuk satu isu sahaja' dan terangkan isunya, atau tetapkan tarikh tamat.
Adakah ini sama seperti kuasa wakil (power of attorney)?
Tidak. Ini ialah kebenaran untuk berurusan dengan organisasi anda sahaja. Kuasa wakil ialah dokumen undang-undang yang berasingan.
Adakah pelanggan memerlukan akaun FileIt?
Tidak. Mereka membuka pautan atau permintaan yang dihantar melalui e-mel dan menandatangani pada skrin.
Adakah ini nasihat undang-undang?
Tidak. Ini ialah templat permulaan. Peraturan berbeza mengikut negara, negeri dan sektor, jadi semak kandungannya berdasarkan keadaan anda sendiri dan dapatkan nasihat jika perlu.